Automatiseret betalingskortkontrol

Med ydelsen Automatiseret betalingskortkontrol får I et kontrolgrundlag, der giver overblik over anvendelsen af betalingskort i jeres institution og understøtter den løbende kontrolopgave.

Økonomistyrelsens vejledninger om betalingskort i staten stiller krav til kortenes anvendelsesformål samt løbende kontrol af købenes bogføring samt godkendelse.

Tildeling af betalingskort til medarbejdere indebærer samtidig, at medarbejderen gives en alenefuldmagt til at disponere på institutionens vegne. Institutionen skal derfor overveje, hvilke vilkår der skal gælde for medarbejderens anvendelse af tildelte betalingskort.

Med ydelsen Automatiseret betalingskortkontrol tilbyder Statens Administration nu et kontrolgrundlag, I kan bruge til kontrol af betalingskort samt sikring af, at I efterlever vejledningens indhold. Ydelsen understøtter den løbende udførelse af controlling, dokumentation samt opfølgning.

Kontrolgrundlaget har yderligere til formål at bistå kunden med deres løbende kontrol af tildeling, ændring og lukning af betalingskort. Desuden understøttes kunderne i efterlevelse af vejledningskrav i form af bemyndigelseserklæring samt beskrivelse til regnskabsinstruksen.

Betalingskortkontrol

Servicepakke

Her kan du læse om indholdet i den servicepakke, Statens Administration tilbyder.

Statens Administration indhenter kortholderliste samt indkøb ved udtræk fra Navision Stat samt leverandørernes systemer på kundens vegne. Når data er indhentet og behandlet, fremsendes et kontrolgrundlag til kundens kontroludfører. Kontrolgrundlaget indeholder visning af:

  • Kortholderliste
  • Kreditmaksimum
  • Præsentation af mulige systemunderstøttede begrænsninger på køb foretaget med Mastercard
  • Udløbsdato samt ændringer på kortene
  • Køb foretaget fordelt på udgiftskategorier
  • Kontrolgrundlag med fremhævning af køb til yderligere kontrol ud fra en risikobaseret tilgang
  • Kontrolbeskrivelser til anvendelse ved udførelse af kontrollerne
  • Præsentation og assistance til opfyldelse af Økonomistyrelsens vejledning om betalingskort i staten
  • Vejledning til udarbejdelse af afsnit til regnskabsinstruksen.

Implementering

Forløbet fastlægges ved opstartsmødet, hvor regelsættet i cirkulæret og Økonomistyrelsens vejledning præsenteres.

Under hensyntagen til ovenstående bør der gennemsnitligt afses to timer til implementerings- og konsolideringsopgaver.

Institutionsspecifikke forhold kan have betydning for det estimerede tidsforbrug.

Drift

Kontrolgrundlaget modtages i et aftalt interval (månedligt eller kvartalsvis).

Kontrolrapporten udsendes via Statens Administrations Serviceportal, hvor kunden kan dokumentere den udførte kontrol.

Pris

Prisen for ydelsen følger Statens Administrations prisfolder, der fremgår af www.statens-adm.dk.

Implementering samt løbende udarbejdelse og fremsendelse til kontroludfører(e) afregnes som IDV-ydelse til konsulenttimepris.

Køb af vejledningsydelsen påvirker ikke statslige kunders eksterne konsulentbudget.

Se Statens Administrations aktuelle prisfolder her