Anlægshåndtering

Bannerbillede til Servicebeskrivelse for kreditorhåndtering

Formålet med denne servicebeskrivelse er at give eksisterende såvel som nye kunder indsigt i, hvilke opgaver Statens Administration varetager på anlægsområdet.

Opgavesplit

Statens Administration opretter anlægskort for hvert enkelt anlæg, løbende afstemninger, afskrivninger og eventuelle ændringer, indtil anlægget afhændes. Dette håndteres i Navision Stat, der er det statslige økonomistyringssystem.

Kunden er ansvarlig for værdiansættelse og tilstedeværelseskontrol. Yderligere er kunden ansvarlig for at indsamle oplysninger til brug for beskrivelse og klassificering af anlægsarkiv.

Opgavesplittet mellem Statens Administration og kunden er beskrevet i Epicenteret, der indeholder alle kunderettede processer.

Stamdata oprettes i forbindelse med anskaffelse af et anlæg. Kunden foretager anlægsbestilling via en DDI*- bestilling i Navision Stat med oplysninger om fx anlægstype og afskrivningsperiode. Statens Administration validerer indholdet af kundens bestilling og opretter på baggrund heraf et anlægskort. På anlægskortet registreres hvert anlæg med navn og nummer.

Til brug for den videre regnskabsmæssige behandling af anlægget vælger kunden anlægsprofil, metode til afskrivning og afskrivningsperiode. Når anlægskortet er oprettet, kan anskaffelsen af anlægget bogføres.

*DDI er en decentral indrapporteringsløsning i Navision Stat, som benyttes af kunder til foretagelse af bl.a. stamdataoprettelse, omposteringer og salgsfakturaer.

Alle ændringer på anlæg, herunder afhændelse, foregår via henvendelse til Statens Administration, hvorefter ændringerne foretages i Navision Stats anlægsmodul.

Afskrivninger og afstemninger foretages kvartalsvis. Afskrivningsforslag dannes og kontrolleres i forhold til anlægskort og afskrivningsgrundlag, hvorefter afskrivningerne bogføres.

Statens Administration udarbejder dokumentation for den månedlige regnskabserklæring i Statens Koncern System, SKS. Dette indebærer blandt andet, at der foretages en afstemning af anlægsmodulet til finansmodulet i Navision Stat.

Én gang årligt udsender Statens Administration en oversigt til brug for kontrol af anlægsmassen. Herved kan kunden kontrollere, om alle anlæg er til stede, og om værdiansættelsen fortsat er retvisende. Endvidere foretager Statens Administration årligt afstemning af alle anlæg fra første anskaffelsesdato til regnskabsårets udgang. I den forbindelse afstemmes og reguleres for afhændede anlæg.

Når kunden har modtaget regnskabserklæringen, er det kundens ansvar at sikre, at der sendes et kvitteringssvar retur til Statens Administration. Kunden skal herudover sikre opfølgning på eventuelle punkter, der kræver videre behandling. Regnskabserklæringen anvendes i forbindelse med den periodevise regnskabsaflæggelse, ligesom Rigsrevisionen anvender regnskabserklæring i forbindelse med den løbende revision.

Billede af proces for anlægshåndtering