Debitorhåndtering

Bannerbillede

Formålet med denne servicebeskrivelse er at give eksisterende såvel som nye kunder indsigt i, hvilke opgaver Statens Administration varetager på debitorområdet.

Opgavesplit

Statens Administration udarbejder salgsfakturaer med afsæt i, at fakturagrundlaget er godkendt hos kunden. Statens Administration håndterer årligt ca. 800.000 salgsfakturaer og kreditnotaer.

Foruden udarbejdelse af salgsfakturaer, bogføres og udlignes indbetalinger. Herudover udsendes rykkere og igangsættes en eventuel inddrivelsesproces. Dette håndteres via Navision Stat, der er det statslige økonomistyringssystem.

Kunden er ansvarlig for udarbejdelse af fakturagrundlag, som sendes til Statens Administration.

Opgavesplittet mellem Statens Administration og kunden er beskrevet i Epicenteret, der indeholder alle kunderettede processer.

Oprettelse og vedligeholdelse af stamdata sker gennem en DDI*-bestilling eller via en GIS** integration. Kunden skal sikre, at Statens Administration modtager de fornødne informationer således, at Statens Administration kan sikre oprettelse og vedligeholdelse af kundens stamdata. Kunden foretager oprettelse og vedligeholdelse af stamdata via DDI-bestilling. I de tilfælde hvor kunden anvender en GIS løsning, er kunden ansvarlig for oprettelse og vedligeholdelse af stamdata via internt fagsystem, hvor dataflow efterfølgende sendes til Navision Stat.

*DDI er en decentral indrapporteringsløsning i Navision Stat, som benyttes af kunder til foretagelse af bl.a. stamdataoprettelse, omposteringer og salgsfakturaer.
**GIS er en digital integrationssnitflade mellem kundens fagsystem og Navision Stat.

Statens Administration bogfører og fremsender salgsfakturaer til debitorer, som er udarbejdet med afsæt i kundens bestilling.

Statens Administration bogfører indbetalingen fra debitorer og varetager den efterfølgende opfølgning. I de tilfælde hvor kundens debitor ikke har betalt rettidigt, udsender Statens Administration en rykkerskrivelse til debitor. Er der stadig ikke fortaget indbetaling efter både 1. og 2. rykkerskrivelse, sendes det udestående beløb, efter kundens accept, til inddrivelse ved Gældsstyrelsen. Det er kundens ansvar at gøre opmærksom på, hvis der er fordringer, der ikke skal rykkes, på de fastsatte intervaller for rykkerkørsler.

Rykkerkørsler foretages efter en af følgende kundeaftalte frekvenser:

  • Månedlige rykkerkørsler
  • 14. dags rykkerkørsler
  • Ugentlige rykkerkørsler

Statens Administration sikrer, at bankerne altid er afstemt inden fremsendelse af nye rykkere.

Statens Administration udarbejder dokumentation for den månedlige regnskabserklæring i Statens Koncern System, SKS. Dette indebærer blandt andet, at der foretages en afstemning af debitormodulet til finansmodulet i Navision Stat, og at der rapporteres på forfaldne debitorposter.

Statens Administration udsender regnskabserklæringen, hvorefter kunden er ansvarlig for at sende kvitteringssvar retur. Regnskabserklæringen anvendes i forbindelse med den periodevise regnskabsaflæggelse, ligesom Rigsrevisionen anvender regnskabserklæring i forbindelse med den løbende revision.

Proces for optimeret debitorhåndtering