Kreditorhåndtering

Bannerbillede til Servicebeskrivelse for kreditorhåndtering

Formålet med denne servicebeskrivelse er at give eksisterende såvel som nye kunder indsigt i, hvilke opgaver Statens Administration varetager på kreditorområdet.

Opgavesplit

Statens Administration sikrer betaling af købsfakturaer, såfremt de er rettidigt varemodtaget og godkendt hos kunden. Statens Administration håndterer årligt ca. 900.000 købsfakturaer og rejseafregninger.

Statens Administration behandler, bogfører og foretager betaling af købsfakturaer. Dette håndteres i det statslige system ”Indkøb og Fakturahåndtering”, kaldet Indfak, samt i Navision Stat, der er det statslige økonomistyringssystem.

Kunden er ansvarlig for varemodtagelse og godkendelse af købsfakturaer, som sendes til Statens Administration.

Opgavesplittet mellem Statens Administration og kunden er beskrevet i Epicenteret, der indeholder alle kunderettede processer.

Oprettelse og vedligeholdelse af stamdata sker gennem systemerne IndFak og Navision Stat gennem en, DDI*-bestilling eller gennem en GIS** integration. Statens Administration forestår oprettelse af stamdata via Navison Stat der sikre synkronisering til IndFak.

Kunden indsender oplysninger om stamdata via en DDI-bestilling. I de tilfælde hvor kunden anvender en GIS løsning, er kunden ansvarlig for oprettelse og vedligeholdelse af stamdata via internt fagsystem, hvor dataflow efterfølgende sendes til Navision Stat.

 

*DDI er en decentral indrapporteringsløsning i Navision Stat, som benyttes af kunder til foretagelse af bl.a. stamdataoprettelse, omposteringer og købsfakturaer.
**GIS er en digital integrationssnitflade mellem kundens fagsystem og Navision Stat.

Købsfakturaer fra IndFak overføres til Navision Stat, når de er godkendt hos kunden. Statens Administration sikrer, at købsfakturaer behandles, bogføres og udlignes.

Ved anvendelse af DDI-bestilling eller GIS integration, foretager Statens Administration bogføring og udbetaling. Alle udbetalinger bliver 1.- og 2. godkendt, inden betalingen bliver frigivet til banken.

Statens Administration udarbejder dokumentation for den månedlige regnskabserklæring i Statens Koncern System, SKS. Dette indebærer blandt andet, at der foretages en afstemning af kreditormodulet til finansmodulet i Navision Stat, og at der rapporteres på forfaldne kreditorer til kundens videre opfølgning.

Statens Administration udsender regnskabserklæringen, hvorefter kunden er ansvarlig for at sende kvitteringssvar retur. Regnskabserklæringen anvendes i forbindelse med den periodevise regnskabsaflæggelse, ligesom Rigsrevisionen anvender regnskabserklæring i forbindelse med den løbende revision.