Tips og Tricks

Samling af svar på typiske spørgsmål relateret til Navision Stat i vores systemsupport.

Hyppige spørgsmål

Som ny bruger på Navision Stat, kan de første dage være lidt overvældende. Derfor oplistes herunder svar på nogle af de mest hyppige spørgsmål, som vi har modtaget i supporten fra både nye brugere og erfarne brugere ved anvendelse af ny funktionalitet.

Samlet information

Glem ikke at tjekke vores brugervejledninger. Brugervejledningerne opdateres hver gang, der tilføjes ny funktionalitet i Navision Stat.

Du kan i Navision Stat-hjælpen finde en oversigt over genvejstaster.

Tryk på F1. Skriv ’Tastaturgenveje’ i det grå søgefelt og tryk på det mørkegrå felt til højre for søgefeltet.

Der fremkommer herefter en liste, hvor du kan klikke på ’Tastaturgenveje’.

14-09-2020

Se vejledningerne til brugergrænsefladen på

Økonomistyrelsens hjemmeside

Gå til aktuel Navision Stat version -> Klient og brugergrænseflade

14-07-2020

I dokumentet Opfølgning via Rollecenter (pdf), har vi beskrevet, hvordan du kan opdatere dine stakke for en markering af, at posten er håndteret, og derfor ikke længere behøver fokus via en visning i stakkene.

I Navision Stat, kan du få vist den Hjælp, der vedrører det sted, hvor din markør er placeret. Er din markør placeret, fx i feltet ’Navn’ på et Debitorkort, kan du få vist de oplysninger der specifikt er skrevet netop til dette felt. Det eneste du skal gør, er at trykke på F1 tasten. Herefter åbnes den kontekstspecifikke hjælp.

Trykker du derimod på spørgsmålstegnet i øverste højre side, fås en anden type hjælp. Denne hjælp beskriver det aktuelle vindue, eller den underliggende tabel. Hjælp via spørgsmålstegnet er oftest mere uddybende i forhold til hele området, men ikke kontekstspecifik i forhold til de enkelte felter.

14-07-2020

Hvis du har problemer med at finde funktionaliteten, kan du altid bruge søgefunktionaliteten i øverste højre hjørne 'Søg (Ctrl+F3)', hvor du blot skriver navnet på det du leder efter, fx. 'Kontoplan'. Herefter præsenterer Navision Stat dig for et antal muligheder - afhængigt af hvor præcist du har angivet navnet - som du så blot kan klikke på. Herved skifter Navision Stat automatisk til det valgte punkt fx. 'Kontoplan'. Vær opmærksom på at de fremkomne muligheder også angiver stien for hvor funktionaliteten findes.

14-07-2020

Regnskabsnavnet fremgår både af adressebaren allerøverst i skærmbilledet og af statusbaren allernederst i skærmbilledet for startsiden og alle listevisningerne, men hvis man arbejder med flere åbne regnskaber ad gangen, kan det være en fordel at opsætte en systemindikator, hvor der kan indsættes en valgfri tekst for regnskabet. Denne tekst følger alle skærmbilleder uanset type. Se evt. Tips og Trick ”Hvordan opsætter jeg en systemindikator for regnskabet”.

14-07-2020

Søg (Ctrl+F3) på 'Virksomhedsoplysninger' og udfold oversigtpanelet 'Systemindikator'. Her kan du fx. opsætte Systemindikatoren med 'Brugerdefineret tekst', Typografien med 'Accent3' og Tekst til systemindikator med 'Test af systemindikator' eller 'Driftsregnskab', men du kan også frit forsøge dig med nogle af de mange andre muligheder. Ændringen slår igennem for alle brugere på databasen og kan opsættes af brugere med opsætningsrettigheder.

15-07-2020

Gå til Startsiden og vælg den blå nedadgående pil i venstre hjørne (åbner applikationsmenuen)

Klik på 'Vælg Firma'. Klik på den grå pil, og vælg relevant virksomhed (regnskab). Klik OK for at bekræfte.

Alternativt kan du altid vælge at klikke på regnskabsnavnet nederst i den blå statusbar eller anvende genvejen ’Ctrl + O’, for skift til andet regnskab.

22-07-2020

I Navision Stat, kan kort (debitor-, kreditor-, anlægs- og finanskontokort m.fl.) åbnes i tre forskellige tilstande: Vis, Rediger eller Slet. Hvilken tilstand man ønsker at åbne kortet i, vælges fra handlingsbåndet på listevisningen.

Vælges Vis, åbner kortet i visningstilstand. Alle felter vil være grånet ud/inaktive og kan ikke redigeres.

Vælges Rediger, åbner kortet i redigerbar tilstand og felter som er muligt at rette, vil være hvide/aktive.

Vælges Slet, åbner kortet med en pop-up besked, hvortil der skal svares Ja eller Nej til om man ønsker at slette kortet.

Det er også muligt at ændre kortes 3 tilstande direkte via handlingsbåndet på kortet.

22-07-2020

Når du står i kladden eller oversigten, kan du højre klikke i overskriften i en af kolonnerne, og vælge ’Vælg kolonner’, eller vælge den blå pil i venstre hjørne og punktet ’Tilpas’ og ’Vælg kolonner’. Du skal finde den ønskede kolonne i venstre side, markere punktet og tryk ’Tilføj’. Kolonnen er nu flyttet til højre side. Skal kolonnen have en anden placering kan den flyttes op ved at trykke på knappen ’Flyt op’. Tryk ’Ok’. Gå ud af billedet og ind igen, for at kolonnen ses.

Ønsker du rækkefølgen på kolonnerne anderledes, gøres det også med denne funktion, hvor de valgte kolonner i højre side, kan flyttes op og ned i den ønskede rækkefølge.

22-07-2020

Du sætter bemærkninger op på fx. Debitor, ved enten at markere debitor i Oversigten, vælge Handlingsbåndet og Oversigtspanelet Debitor og handlingen Bemærkninger, eller ved at åbne debitorkortet, vælge Handlingsbåndet og Oversigtspanelet Debitor og handlingen Bemærkninger.

18-09-2020

Nej, du må gerne holde oplysninger om kreditors, debitors, medarbejders og ressources CPR-nummer i Navision Stat, men det anbefales, at man i så fald kun bruger det felt, der for hvert af de nævnte kartoteker er beregnet til CPR-nummer. Typisk vil dette felt være navngivet enten 'CPR-nr.' eller 'CPR nummer'.

Det anbefales endvidere at nye debitorer og kreditorer oprettes med udgangspunkt i en nummerserie, og således hverken baseres på CVR-numre eller CPR-numre.

Hvis du angiver CPR-numre i andre felter, end de dertil beregnede, gælder det imidlertid, at du ikke kan stole 100 % på den nye Navision Stat rapport, der kan anvendes i tilfælde af, at borgere gør deres indsigelsesret gældende jf. den nye EU persondataforordning.

Bemærk, der er intet i den nye EU persondataforordning, der forbyder anvendelsen af CPR-numre.

10-09-2020

Der må gerne anføres et CPR-nummer på en kreditor, såfremt det blot angives i CPR-nummerfeltet.

Der tillades IKKE en angivelse af CPR-nummer i fx. ’kreditornummer’ feltet for rejsekreditorer. Dette skyldes, at der for rejsekreditorer, sker en udveksling af kreditornummeret mellem Navision Stat og RejsUd2, og at der er truffet beslutning om, at der IKKE må overføres CPR-numre til RejsUd.

10-09-2020

Ja, der må gerne udveksles datasæt, fx. debitorer indeholdende CPR-numre, i CPR-nummer feltet, mellem Navision Stat og fagsystemet, medmindre fagsystemet forbyder det.

10-09-2020

medmindre det er i strid med Regnskabsbekendtgørelsens § 44 om opbevaring af regnskabsmateriale og borgerens egen interesse.

Derfor vil det være meget atypisk, at en borger, medarbejder eller anden samarbejdspartner, hvorom der holdes data i Navision Stat, kan kræve sine data slettet.

Det gælder endvidere:

  • at gyldigt regnskabsmateriale skal gemmes i minimum 5 år regnet fra regnskabsårets afslutning.
  • at det vil være teknisk og datakonsistensmæssigt uforsvarligt at slette udvalgte transaktionsdata.

10-09-2020

Indsigtsretten fordrer, at en borger, medarbejder eller anden samarbejdspart kan kræve at få fuld indsigt i de data, der er registreret på personens CPR-nummer. Disse data kan udtrækkes via den nye NS9.0 rapport 'Persondata registreret pr. CPR-nummer’.

Rapporten gør det muligt at udtrække alle de data for regnskabet, der er tilknyttet et specifikt CPR-nummer, på tværs af både stamdata og transaktionsdata for hhv.: Debitorer, kreditorer, ressourcer, medarbejdere og ansættelsesforhold.

Med henblik på at understøtte både dokumentations- og dataporteringskrav, kan rapporten udlæses til både PDF og Excel.

Det er muligt at sløre det valgte CPR-nummer ved udskrift.

Rapporten er bygget med en sidenummerering af typen side x og y, således at det fremgår tydeligt, hvorvidt, der er trukket og leveret en komplet rapport.

Rapporten inkluderer følgende læsevejledning:

Rapporten viser persondata for CPR-nummer [CPR-nummer], der aktuelt gemmes af myndigheden [Virksomhedsnavn] med CVR-nummer [CVR-nummer] for regnskabet [regnskabsnavn] i økonomisystemet.

Visningen er afhængig af det valgte udtræksfilter for rapporten, og fremgår øverst af rapporten. Visningen er, uanset det valgte filter, ikke udtømmende, såfremt myndigheden holder persondata for CPR-nummeret andre steder end i regnskabet [regnskabsnavn] i Navision Stat. Dette er ligeledes gældende ved udlæsning af data til Excel. For enhver afklaring af disse forhold, henvises til den relevante myndighed.

Placering: Afdelinger/Opsætning/It-administration/Rapporter og analyse

10-09-2020

 

Navision Stat databaser under Moderniseringsstyrelsens Økonomistyrelsens systemansvar

Der må som udgangspunkt IKKE angives følsomme persondata eller personhenførbare data i fritekstfelter beregnet til andre formål, fx beskrivelses- og bemærkningslinjefelterne.

Dette gælder ligeledes i de tilfælde, hvor skrivningen foretages via den generiske integrationssnitflade, GIS.

Navision Stat databaser med eget systemansvar

Hvis der skrives følsomme persondata (jf. Persondataloven) i fritekstfelter beregnet til andre formål, fx beskrivelses- og bemærkningslinjefelterne, er det institutionens eget ansvar at bygge den nødvendige funktionalitet for begrænsning af adgang og tilhørende logning samt sørge for den korrekte anmeldelse til Datatilsynet.

Dette gælder ligeledes i de tilfælde, hvor skrivningen foretages via den generiske integrationssnitflade, GIS.

10-09-2020

 

Du kan på nedenstående side hos Økonomistyrelsen læse nærmere om, hvordan følsomme persondata udveksles, når det gælder kreditor- og debitorfakturaer.

https://oes.dk/systemer/oekonomistyring-og-regnskab/tips-og-tricks/

Vælg IndFak & Nemhandel integration -> Hvordan udveksles følsomme persondata

15-07-2020

 

Alias oprettes i Navision Stat og overføres herefter til IndFak, såfremt det ikke er fravalgt i denne udveksling. Herefter kan Alias anvendes i IndFak, men det er kun ment som en konteringshjælp. Benyttes Alias, udfoldes de tilknyttede dimensionsværdier fra Navision. Efterfølgende har Fakturafordeler, Rekvirent og Disponent mulighed for at ændre i værdierne.

Når en fakturas kontering overføres fra IndFak til Navision, bliver Alias-koden ikke overført.

15-07-2020

Se vejledningen Håndtering af manuelle fakturaer i IndFak2 og NS 7.0 (pdf) for hjælp til korrekt udfyldning for følgende typer:

  • Betaling via Nemkonto
  • Betaling via Fælles indbetalingskort (FIK) og Girokonto
  • Betaling via kontooverførelse
  • Betaling via international kontooverførelse - både med og uden IBAN/BIC

Du kan i FAQ’en til hjemmesiden ’Offentlig Information Online’ læse om dette i følgende:

http://www.oioubl.net/downloads/da/FAQ70.pdf

21.07.2020

Hændelse

Hændelse

I forbindelse med accept af et indgående købsdokument, uanset om der anvendes 'Acceptér Standard' eller 'Acceptér m/opsat moms', kan man risikere at blive præsenteret for den ene eller begge af følgende fejlbeskeder. 

  1.       'Kreditorbanknavn skal være udfyldt...'
  2.       'Anvendes må ikke være Nej i Bank Kode = 'JNE'

Løsning

Uanset hvilken fejlbesked man mødes af ved accepten, kan man med fordel kontrollere opsætningen i tabellen 'Modkonti', der findes via: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Betalingsformidling 

Findes der i denne tabel rækker opsat med modkonti, hvor bankkontoen IKKE er understøttet af de aktive bankcentraler, skal disse rækker slettes.

Følgende bankcentraler er aktive:

  •          DBTS01 : Danske Bank API
  •          NKS: Nemkonto
  •          DBWS: DB Webservice

Dato 18-09-2020

Du kan i FAQ’en til hjemmesiden ’Offentlig Information Online’ læse om dette i følgende:

http://www.oioubl.info/downloads/da/FAQ55.pdf

Dato

21.07.2020

Da det nye EU faktureringsdirektiv trådte i kraft i Danmark den 18. april 2019, forpligtiges alle statslige myndigheder til at kunne modtage fakturaer og kreditnotaer fra europæiske leverandører via UBL eller CII-formatet, baseret på en AS4-protokol.

Denne udvidelse sker parallelt med den eksisterende udveksling af handelsbilag via OIOUBL over Nemhandel infrastrukturen for danske leverandører og danske offentlige modtagere.

Du kan evt. læse mere herom på Økonomistyrelsen hjemmeside her: https://oes.dk/nyheder/nyhedsarkiv/2019/marts/eu-faktureringsdirektivet-traeder-i-kraft-18042019

16-09-2020

Med Indfak

For modtagelse af europæiske bilag, foretages - på sigt - en registrering via Nemhandelsregistret, der sikrer, at alle europæiske bilag sendes til endpoint foran IndFak, for kontering i IndFak og videresendelse via Nemhandel til Navision Stat.

Navision Stat vil således parallelt kunne modtage både de eksisterende danske bilag og de nye europæiske bilag, såfremt Navision Stat anvendes sammen med IndFak.

Uden Indfak

Såfremt man IKKE anvender IndFak, er man som myndighed selv forpligtiget til at finde en løsning, der sikrer at de europæiske bilag kan konverteres til OIOUBL og transporteres via Nemhandel til Navision Stat, da Navision Stat kun tillader en indlæsning af UBL (PEPPOL-BIS) bilag, såfremt disse er afsendt fra IndFak.

16-09-2020

Økonomistyrelsens hjemmeside kan du finde et excelark, der hedder Rapportoversigt NS 9.4.xlsx, der viser alle de rapporter som Navision Stat 9.4 indeholder, og som kort beskriver formålet med rapporten. Her kan du ligeledes se, hvordan du finder rapporterne i Navision Stat.

22-07-2020

Hvis du oplever lang svartid fra systemet, når du vælger ’Vis’, når du vil se en rapport, så kan svartiden nedsættes, ved at vise rapporten i PDF eller Excel.

22-07-2020

Det er muligt at opsætte rapporter, der er tidskrævende og ressourcebelastende i en opgavekø, således at disse bliver afviklet på faste tidspunkter.
Det er fx muligt at angive at rapporten 'Forbrug og Budget' igangsættes om aften, eller igangsætte en masseudligning, hvor der ikke er så mange brugere på systemet.

Rapporten kan sættes til at blive udskrevet, gemt eller blot afviklet. Vælges det at gemme rapporten, så vil det fremgå af Rapportindbakken på rollecenteret for den bruger, der har oprettet opgavekøposten. 

Læs mere her for yderligere information om, hvordan du kan bruge opgavekøer til at planlægge opgaver

22-07-2020

Når du udskriver rapporten, skal du ikke vælge ’Udskriv’ men i stedet vælge ’Udskriv til Excel’, ”så kommer alle kolonner/alle beløb med.

22-07-2020

Hvis der indlæses lønfinansposter fra enten SLS eller fra et alternativt lønbureau, gælder det, at indlæsningen og den efterfølgende bogføring kun kan finde sted, såfremt man anvender delregnskabsdimensionen.

Tidligere har nogle institutioner "snydt" og blot indsat delregnskabsværdierne direkte i Navision Stat, men med NS7.0 sker en stramning, der kræver at delregnskaber oprettes ved kilden, Statens Koncern regnskab (SKS) der sørger for automatisk overførsel heraf til Navision Stat.

For at bringe stamdata korrekt på plads, skal institutionen tage kontakt til Økonomistyrelsen via Serviceportalen, der herefter vil anvise hjælp til institutionen for:

  •        en bestilling af delregnskaber hos SKS, for de institutioner, hvor dette fortsat måtte mangle
  •        en bestilling af abonnement for overførelse af data imellem SKS og Navision Stat

Derudover hjælper Økonomistyrelsen med opsætning af regnskabet for en markering af, at der abonneres på SKS Delregnskaber, da denne markering ikke kan ske direkte fra brugergrænsefladen, når der først er posteret i regnskabet.

18-09-2020

Har du betalinger i samme Udbetalingskladden PM, som både skal sendes via NKS og DBWS til Banken, skal de sendes over to gange. Rækkefølgen for udlæsningen er samtidig meget vigtig. Du skal altid først udlæse til NKS, derefter til DBWS. Hvis du således mødes af meddelelsen ’Der kan ikke udlæses til flere bankcentraler samtidig', skal du således først udlæse via NKS, dernæst via DBWS. Fjern derfor hakket i feltet ’Udlæs’, på DBWS, så der udlæses til NKS. Tryk OK. Derefter udlæses til DBWS.

10.07.15

Du skal først vælge betalingsjournaler. I Handlingsbåndet under fanen Naviger og Oversigtspanelet E-bilag, vælger du NKS retursvar. For at se fejlmeddelelsen skal du markere det relevante retursvar og vælg ‘Vis’. Find feltet Fejltekst.

De retursvar der kan indeholde fejlmeddelelser er:

Retursvar 2: Modtaget NKS, som både kan indeholde valide og afviste betalinger.

Retursvar 7: Kompletteringsfejl, som modtages når en ukomplet betaling ikke kan påføres bankoplysninger i Nemkonto inden videresendelse til Bank.

Retursvar 9: Fejl fra Bank, som modtages hvis modtagerbanken afviser betalingen.

10.07.15 

Du kan her se hvordan du sporer betalingen fra Navision Stat til NKS.

Betalinger der er afsendt fra Navision Stat, sendes via OIOSI og videre til NKS, som efter eventuel komplettering, sender betalingerne videre til Danske Bank (DB).

 

NemKonto-systemet sender løbende kvitteringer retur til Navision Stat, alt efter hvor langt betalingen er kommet. De modtagne retursvar kan ses i Navision Stats under ’Betalingsjournal’.  Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Gæld/Oversigt og Betalingsjournaler.

Retursvarene har følgende betydning:

Filtype 

Handling 

Konsekvens  

Payment order  Udbetalingskladden PM godkendes og sendes  Betalingsjournal og poster sættes til ’Sendt NKS’. Udbetalingskladden kan ikke bogføres endnu. 
Retursvar 1  NKS har modtaget journalen(på bundt niveau) og returnerer om journalen er OK eller fejlbehæftet. 

Betalingsjournal sættes til ’Modtaget NKS’.

Udbetalingskladden kan ikke bogføres endnu. 

Retursvar 2 NKS har modtaget de enkelte poster og returnerer om posterne i journalen er OK eller fejlbehæftet.  Betalingsposterne sættes som enten ’Modtaget NKS’ eller ’Afvist’. Status på betalingsjournalen opdateres tilsvarende. Udbetalingskladden kan bogføres når betalingsposterne har status ’Modtaget NKS’.
Retursvar 5 Modtages hvis en betaling(er) er stoppet manuelt i NKS 

Stoppes en hel journal, sættes Betalingsjournalen til ’Stoppet’ og posterne til ’Betaling(er) standset’.

Stoppes kun en enkelt post sættes Betalingsjournal til ’Delvis Stoppet’ og posten til ’Betaling(er) standset’. Er posterne i udbetalingskladden ikke bogført, kan de ikke bogføres, da posterne ikke vil blive anvist til banken.
 Retursvar 7 Tidligst 3 dage før forfaldsdato kompletterer NKS Betalingsposterne og returnerer eventuelt en kompletteringsfejl. 

Betalingsposterne med kompletteringsfejl får status

’Kompletteringsfejl’ og posterne i udbetalingskladden kan ikke bogføres. Det er typiske betalinger til en som ikke har en Nemkonto. 

Sendes instruktionen ’Fejlkonto’ med til banken med betalingen, vil beskrivelsen på betalingsposten være ’Kompletteringsfejl overført til fejlkonto’. Posten ses efterfølgende på SKBKUB i Danske Bank. Her kan Udbetalingskladden bogføres, og betalingen anvises fra SKBKUB.

Sendes instruktionen ’Bankcheck’, udsteder Danske Bank en check, og udbetalingskladden kan bogføres.

 Retursvar 8  Når betalingerne overføres fra NKS til pengeinstituttet returnerer NKS en besked om dette.  Betalingsposter sættes til ’Modtaget’ og betalingsjournalen opdateres tilsvarende. Der kan fortsat bogføres.  
 Retursvar 9  

Hvis pengeinstituttet ikke kan effektuere betalingen, returneres en fejl fra banken via NKS til Navision

Betalingsposterne sættes til ’Fejl fra Banken’. Hvis udbetalingskladden endnu ikke er bogført på dette tidspunkt, vil der ikke kunne bogføres.  

 

Ønsker du at se en samlet oversigt over de retursvar, der er modtaget på Betalingsjournalen, kan de ses under stien: Afdelinger/Økonomistyring/Gæld/Oversigt/Betalingsjournaler, hvor du vælge Naviger i Handlingsbåndet og handlingen ’NKS Retursvar’. 

Hvis du har brug for at se den XML-fil, der er dannet ved modtagelse af retursvaret, kan du efterfølgende vælge handlingen ’Vis’ under fanen Start og handlingen 'Vis bilag'.  

Søgning af ikke afsendt betalingsjournaler 

Hvis der i Journalstatus står ’Mislykket’, er afsendelsen til NKS ikke gået godt. Du ser Journalstatus under stien: Afdelinger/Økonomistyring/Gæld/Oversigt/Betalingsjournaler. Du ser fejlmeddelelsen ved at markere den relevante journal og i Handlingsbåndet under fanen Naviger vælg ’Vis Bilag’. 

Du ser nu et style sheet, der viser de poster, der prøves udlæst. Samtidig ser du en fejlmeddelelse øverst i visningen. Et eksempel på en fejlmeddelelse kan være denne, hvor der mangler, at blive opsat en Instruks til banken, på bankkortet ’SKBUDB’ i NS:

Error Message: 

Schema Errors: 1) The id attribute is not declared.2) The version attribute is not declared.3) The required attribute http://rep.oio.dk/oes.dk/nemkonto.ebms/xml/schemas/2006/05/01/:version is missing.4) The element InstrNks in namespace http://rep.oio.dk/oes.dk/nemkonto.swift/xml/schemas/2006/05/01/ has invalid child element AddtInf in namespace

Kan du ikke gennemskue fejlmeddelelse, kan du sende en sag til Servicedesk via Serviceportalen for yderligere hjælp.

Hvis du oplever, at listen over betalingsjournaler hentes langsomt til visning på skærmen, kan du med fordel justere visningen via ’Opsætning af Listevisninger’.
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Opsætning af Listevisninger

Her får du mulighed for at angive det nyeste antal journaler, der maksimalt ønskes medtaget i visningen. Hvis intet antal er angivet, vises alle journalerne. Jo mindre tal, jo hurtigere visning. Filtret kan altid fjernes efterfølgende hvis ønsket. 

Opsætningen fungerer på tværs af regnskabet og kan opsættes med brugere, der er tildelt rettighedssættet NS_OPS_FIN.

Nye forslag

Hvis du tidligere har fået et svar, som du tænker, at andre kan have glæde af, eller du omvendt har et spørgsmål, hvor du tænker, at besvarelsen kunne have generel interesse, er du meget velkommen til at kontakte vores systemsupport, for en visning under Tips og Tricks for Navision Stat.