Tips og Tricks

Samling af svar på typiske spørgsmål relateret til Navision Stat i vores systemsupport.

Hyppige spørgsmål

Som ny bruger på Navision Stat, kan de første dage være lidt overvældende. Derfor oplistes herunder svar på nogle af de mest hyppige spørgsmål, som vi har modtaget i supporten fra både nye brugere og erfarne brugere ved anvendelse af ny funktionalitet.

Samlet information

Glem ikke at tjekke vores brugervejledninger. Brugervejledningerne opdateres hver gang, der tilføjes ny funktionalitet i Navision Stat.

I dokumentet Opfølgning via Rollecenter (pdf), har vi beskrevet, hvordan du kan opdatere dine stakke for en markering af, at posten er håndteret, og derfor ikke længere behøver fokus via en visning i stakkene.

I Windows-klienten, for Microsoft Dynamics NAV, kan du få vist den Hjælp, der vedrører det sted, hvor din markør er placeret. Er din markør placeret, fx i feltet ’Navn’ på et Debitorkort, så kan du få vist de oplysninger der specifikt er skrevet netop til dette felt. Det eneste du skal gør, er at trykke på F1 tasten. Herefter åbnes den kontekstspecifikke hjælp. Trykker du derimod på spørgsmålstegnet i øverste højre side, fås en anden type hjælp. Denne hjælp beskriver det aktuelle vindue, eller den underliggende tabel. Hjælp via spørgsmålstegnet er oftest mere uddybende i forhold til hele området, men ikke kontekstspecifik i forhold til de enkelte felter.

Hvis du har problemer med at finde funktionaliteten, kan du altid bruge søgefunktionaliteten i øverste højre hjørne 'Søg (Ctrl+F3)', hvor du blot skriver navnet på det du leder efter, fx. 'Kontoplan'. Herefter præsenterer Navision Stat dig for et antal muligheder - afhængigt af hvor præcist du har angivet navnet - som du så blot kan klikke på. Herved skifter Navision Stat automatisk til det valgte punkt fx. 'Kontoplan'.

Regnskabsnavnet fremgår både af adressebaren allerøverst i skærmbilledet og af statusbaren allernederst i skærmbilledet for startsiden og alle listevisningerne, men hvis man arbejder med flere åbne regnskaber ad gangen, kan det være en fordel at opsætte en systemindikator, hvor der kan indsættes en valgfri tekst for regnskabet. Denne tekst følger alle skærmbilleder uanset type.

Søg (Ctrl+F3) på 'Virksomhedsoplysninger' og udfold oversigtpanelet 'Systemindikator'. Her kan du fx. opsætte Systemindikatoren med 'Brugerdefineret tekst', Typografien med 'Accent3' og Tekst til systemindikator med 'Test af systemindikator' eller 'Driftsregnskab', men du kan også frit forsøge dig med nogle af de mange andre muligheder. Ændringen slår igennem for alle brugere på databasen og kan opsættes af brugere med opsætningsrettigheder.

Gå til Startsiden og vælg den blå nedadgående pil i venstre hjørne (åbner applikationsmenuen)

Klik på 'Vælg Firma' . Klik på den grå pil, og vælg relevant virksomhed (regnskab). Klik OK for at bekræfte.

Alternativt kan du altid vælge at klikke på regnskabsnavnet nederst i den blå statusbar for skift til andet regnskab.

I Navision Stat 7.0, kan kort (debitor-, kreditor-, anlægs- og finanskontokort m.fl.) åbnes i to forskellige tilstande: kun visning eller redigerbar. Hvilken tilstand man ønsker at åbne kortet i, vælges fra handlingsbåndet på listevisningen, hvor der kan vælges imellem: Rediger, Vis og Slet.

Hvis man derfor åbner et kort i kun visningstilstand, er det ikke muligt at ændre data i felterne. Ønsker man dette, skal man først ændre tilstanden til redigerbar via handlingsbåndet på kortet, dvs: Rediger, Ny eller Slet.

Når du står i oversigten eller kladden, skal du højre klik i overskriften i en af kolonnerne, og vælge Vis kolonne, eller vælge den blå pil i venstre hjørne og punktet Tilpas og Vælg kolonner. Du skal finde den ønskede kolonne i venstre side, marker punkt og tryk Tilføj. Kolonnen er nu flyttet til højre side. Skal kolonnen have en anden placering kan den flyttes op ved at trykke på knappen Flyt op. Tryk Ok. Gå ud af billedet og ind igen, for at kolonnen ses.

Du sætter bemærkninger op på fx. Debitor, ved enten at markerer debitor i Oversigten, vælge Handlingsbåndet og Oversigtspanelet Debitor og handlingen Bemærkninger, eller ved at åbne debitorkortet, vælge Handlingsbåndet og Oversigtspanelet Debitor og handlingen Bemærkninger.

Du kan komme ud for at Navision Stat klienten lukker ned, hvis du har mange vinduer åben samtidig.
Derfor anbefaler vi, at du lukker de vinduer, som du ikke benytter, hvis du vil være sikker på at klienten ikke går ned.

Vidste du at, hvis du oplever at blive låst af anden bruger, så kan det være et trick at benytte baggrundsbogføring.  

Ved at oprette en baggrundsbogføring er det muligt at placere bogføringerne i en kø til behandling i baggrunden. Baggrundbogføring kan være en mulighed, hvis flere brugere forsøger at bogføre fx salgsordrer på samme tid, men hvor kun én ordre kan behandles ad gangen. 

Læs mere her for yderligere information om baggrundsbogføring

Nej, du må gerne holde oplysninger om kreditors, debitors, medarbejders og ressources CPR-nummer i Navision Stat, men vi anbefaler, at man i så fald bruger det felt, der for hvert af de nævnte kartoteker er beregnet til CPR-nummer. Typisk vil dette felt være navngivet enten 'CPR-nr.' eller 'CPR nummer'.

Det anbefales endvidere at nye debitorer og kreditorer oprettes med udgangspunkt i en nummerserie, og således hverken baseres på CVR-numrer eller CPR-numrer.

Hvis du angiver CPR-numre i andre felter, end de dertil beregnede, gælder det imidlertid, at du ikke kan stole 100 % på den nye Navision Stat rapport, der kan anvendes i tilfælde af, at borgere gør deres indsigelsesret gældende jf. den nye EU persondataforordning.

Bemærk, at der intet i den nye EU persondataforordning, der forbyder anvendelsen af CPR-numre.

Der må gerne anføres et CPR-nummer på en kreditor, såfremt det blot angives i CPR-nummerfeltet.

Der tillades IKKE en angivelse af CPR-nummer i fx. kreditornummer feltet for rejsekreditorer. Dette skyldes, at der for rejsekreditorer, sker en udveksling af kreditornummeret mellem Navision Stat og RejsUd2, og at der er truffet beslutning om, at der IKKE må overføres CPR-numre til RejsUd.

Såfremt, regnskabet allerede indeholder kreditorer med CPR-nummer i kreditornummerfeltet, der skal markeres som rejsekreditorer ifm. overgangen til RejsUd2, sørger Økonomistyrelsen for en automatisk konvertering af kreditornummeret, forud for overgangen, således at CPR-nummeret indsat i kreditornummerfeltet erstattes af fx. en fortløbende nummerserie.

Ja, der må gerne udveksles datasæt, fx. debitorer indeholdende CPR - numre, i CPR-nummer feltet, mellem Navision Stat og fagsystemet, med mindre at fagsystemet forbyder det.

Forordningen forventes at være implementeret i Danmark senest 25.05.2018.

Navision Stat 9.0 (frigivet medio november 2017), inkluderer de nødvendige rapporteringsmuligheder.

Retten til at blive glemt, og dermed få slettet sine data, skal kunne efterkommes med mindre, at det er i strid med Regnskabsbekendtgørelsens § 44 om opbevaring af regnskabsmateriale og borgerens egen interesse.

Derfor vil det være meget atypisk at en borger, medarbejder eller anden samarbejdspartner, hvorom, der holdes data i Navision Stat, kan kræve sine data slettet.

Det gælder endvidere:

at gyldigt regnskabsmateriale skal gemmes i minimum 5 år regnet fra regnskabsårets afslutning.
at det vil være teknisk og datakonsistensmæssigt uforsvarligt at slette udvalgte transaktionsdata.

Retten til ’Dataportabilitet’ finder jf. databeskyttelsesforordningens artikel 20 stk. 3 ikke anvendelse på behandling, der henhører under offentlig myndighedsudøvelse og gælder derfor ikke for Navision Stat.

Kopiering af data til andet system
Hvis man, på trods af ovenstående, skulle blive mødt om krav om kopiering - men UDEN sletning af udgangsdata - kan dette imidlertid imødekommes ved en afvikling af Navision Stat rapporten 'Persondata registreret pr. CPR-nummer’ med option 'Udlæsning til Excel'.

Der er ikke stillet specifikke krav til udlæsningsformatet. Derfor vil det være tilstrækkeligt - og i langt de fleste tilfælde også det smarteste - at udlæse de registrerede data i Excelformat. Udlæsningen udlæser en kopi af alle data, der er registreret på et givet CPR-nummer, uanset om der er tale om stamdata eller transaktionsdata som fx. kreditorposteringer, debitorposteringer, etc.

 

Indsigtsretten fordrer, at en borger, medarbejder eller anden samarbejdspart kan kræve at få fuld indsigt i de data, der er registreret på personens CPR-nummer. Disse data kan udtrækkes via den nye NS9.0 rapport 'Persondata registreret pr. CPR-nummer’

Rapporten gør det muligt at udtrække alle de data for regnskabet, der er tilknyttet et specifikt CPR-nummer, på tværs af både stamdata og transaktionsdata for hhv.: Debitorer, kreditorer, ressourcer, medarbejdere og ansættelsesforhold.

Med henblik på at understøtte både dokumentations- og dataporteringskrav, kan rapporten udlæses til både PDF og Excel.

Det er muligt at sløre det valgte CPR-nummer ved udskrift

Rapporten er bygget med en sidenummerering af typen side x og y, således at det fremgår tydeligt, hvorvidt, der er trukket og leveret en komplet rapport.

Rapporten inkluderer følgende læsevejledning:

Rapporten viser persondata for CPR-nummer [CPR-nummer], der aktuelt gemmes af myndigheden [Virksomhedsnavn] med CVR-nummer [CVR-nummer] for regnskabet [regnskabsnavn] i økonomisystemet.

Visningen er afhængig af det valgte udtræksfilter for rapporten, og fremgår øverst af rapporten. Visningen er, uanset det valgte filter, ikke udtømmende, såfremt myndigheden holder persondata for CPR-nummeret andre steder end i regnskabet [regnskabsnavn] i Navision Stat. Dette er ligeledes gældende ved udlæsning af data til Excel. For enhver afklaring af disse forhold, henvises til den relevante myndighed.

Placering: Afdelinger/Opsætning/It-administration/Rapporter og analyse

 

 

Navision Stat databaser under Moderniseringsstyrelsens systemansvar
Der må som udgangspunkt IKKE angives følsomme persondata eller personhenførbare data i fritekstfelter beregnet til andre formål, fx beskrivelses- og bemærkningslinjefelterne.

Dette gælder ligeledes i de tilfælde, hvor skrivningen foretages via den generiske integrationssnitflade, GIS.

Navision Stat databaser med eget systemansvar
Hvis der skrives følsomme persondata eller personhenførbare data i fritekstfelter beregnet til andre formål, fx beskrivelses- og bemærkningslinjefelterne, er det institutionens eget ansvar at bygge den nødvendige funktionalitet for begrænsning af adgang og tilhørende logning samt sørge for den korrekte anmeldelse til Datatilsynet.

Dette gælder ligeledes i de tilfælde, hvor skrivningen foretages via den generiske integrationssnitflade, GIS.

Hvis du skal hente data via Excel eller andre systemer publiceret/installeret på samme klient, skal du oprettes direkte på databasen via MS SQL serveren, som database reader. Såfremt din Navision Stat installation hostes hos SIT eller KMD skal du tage kontakt til Moderniseringsstyrelsen via Serviceportalen
I alle andre tilfælde, bør du kontakte Intern IT.

29.04.15

Som udgangspunkt læses der nemmest fra Navision Stat via Den generiske integrationssnitflade (GIS).

Hvis du skal hente/læse data fra Navision Stat via et eksternt system, uden at anvende GIS-konceptet, skal der oprettes en systembruger (database reader) direkte på databasen via MS SQL serveren. Samtidigt skal der eventuelt foretages portåbninger i firewallen. Bemærk at systembrugeren vil få adgang til at læse alle data, hvorfor der efterfølgende eventuelt skal ske en afgrænsning af data forud for præsentation for bruger i det modtagende system.

Hvis din Navision Stat installation er hostet hos enten KMD eller SIT skal du tage kontakt til Moderniseringsstyrelsen via .
I alle andre tilfælde, bør du kontakte Intern IT.

07.02.17

Alle skrivninger til Navision Stat skal, for ØSC kunder, foregå via Den generiske integrationssnitflade (GIS).
Øvrige kunder kan selv frit definere alternative udvekslingsmodeller, men er naturligvis meget velkomne til ligeledes at udveksle efter GIS konceptet.

14.08.15

Alle eksisterende GIS-integrationer, undtagen integrationer af typen GIS-SQL, videreføres automatisk ved opgraderingen. Såfremt man har valgt at anvende GIS-SQL optionen kan der opstå et behov for at håndtere ændret collation på Navision Stat 7.0 databasen. I dette tilfælde kontaktes Moderniseringsstyrelsen via for yderligere bistand.

14.08.15

Modtagelse af leverandører fakturaer (kreditorer)

Uanset om der modtages e-bilag via IndFak eller direkte fra afsender til Navision Stat, så gælder det at Navision Stat automatisk erstatter alle beskivelsesfelter med en standardtekst ved indlæsning til Navision Stat, såfremt afsender har markeret bilaget, eller bilagene, som indeholdende følsomme persondata ved afsendelsen.

Navision Stat ændrer aldrig i de medsendte originalbilag, der modtages, men såfremt disse er afsendt med markering for følsomme persondata, vil det kræve særlige Navision Stat rettigheder at tilgå bilagene, ligesom forsøg på adgang vil blive logget, uanset om adgangen er autoriseret eller ej.

Afsendelse af kundefakturaer (debitorer)

Navision Stat indeholder IKKE følsomme persondata, og derfor findes der ikke funktionalitet for en markering af, at der afsendes følsomme data via elektronisk fakturering/nemhandel.

Ved afsendelse af selve salgsfakturaen - indeholdende almindelige data - er det imidlertid muligt at vedhæfte øvrige egne bilag. I dette scenarie, skal man som kunde - og dataejer - være opmærksom på at man som, som afsender, er forpligtiget til at foretage en markering for afsendelse af følsomme persondata.

Da denne markering IKKE kan foretages i Navision Stat, er det således ikke tilladt at sende normale salgsfakturaer indeholdende almindelige data, hvis disse er tilknyttet ekstra bilag (genereret udenfor Navision Stat) indeholdende følsomme persondata.

 

I udvekslingen imellem Navision Stat og IndFak2, overføres aliaskoder fra Navision Stat til IndFak2 for fuld udfoldning af konteringsforslag på bilag i IndFak2 med efterfølgende mulig manuel konteringsoverskrivning. Ved godkendelse overføres bilaget fra IndFak2 til Navision Stat med fuld kontering. Så snart alias er udfoldet på IndFak2, er aliaskoden i bedste tilfælde overflødig og i værste tilfælde misvisende. Derfor overføres selve aliaskoden ikke fra IndFak2 til Navision Stat.

 

Se vejledningen Håndtering af manuelle fakturaer i IndFak2 og NS 7.0 (pdf) for hjælp til korrekt udfyldning for følgende typer:

  • Betaling via Nemkonto
  • Betaling via Fælles indbetalingskort (FIK) og Girokonto
  • Betaling via kontooverførelse
  • Betaling via international kontooverførelse - både med og uden IBAN/BIC

Hændelse

I forbindelse med accept af et indgående købsdokument, uanset om der anvendes 'Acceptér' eller 'Acceptér med  afvigende moms', kan man risikere at blive præsenteret for den ene eller begge af følgende fejlbeskeder. 

  1. 'Kreditorbanknavn skal være udfyldt...'
  2. 'Anvendes må ikke være Nej i Bank Kode = 'JNE'

Løsning

Uanset hvilken fejlbesked man mødes af ved accepten, kan man med fordel kontrollere opsætningen i tabellen 'Modkonti', der findes via: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Betalingsformidling 

Findes der i denne tabel rækker opsat med modkonti, hvor bankkontoen IKKE er understøttet af de aktive bankcentraler, skal disse rækker slettes.

Følgende bankcentraler er aktive:

  • DBTS01 : Danske Bank API
  • NKS: Nemkonto
  • DBWS: DB Webservice

Når det nye EU faktureringsdirektiv træder i kræft i Danmark den 18. april 2019, forpligtiges alle statslige myndigheder til at kunne modtage fakturaer og kreditnotaer fra europæiske leverandører via UBL eller CII-formatet, baseret på en AS4-protokol.

Denne udvidelse sker parallelt med den eksisterende udveksling af handelsbilag via OIOUBL over Nemhandel infrastrukturen for danske leverandører og danske offentlige modtagere.

Med Indfak

For modtagelse af europæiske bilag, foretages - på sigt - en registrering via Nemhandelsregistret, der sikrer, at alle europæiske bilag sendes til endpoint foran INDFAK, for kontering i INDFAK og videresendelse via Nemhandel til Navision Stat.

Navision Stat vil således parallelt kunne modtage både de eksisterende danske bilag og de nye europæiske bilag, såfremt Navision Stat anvendes sammen med INDFAK.

Uden Indfak

Såfremt man IKKE anvender INDFAK, er man som myndighed selv forpligtiget til at finde en løsning, der sikrer at de europæiske bilag kan konverteres til OIOUBL og transporteres via Nemhandel til Navision Stat, da Navision Stat kun tillader en indlæsning af UBL (PEPPOL-BIS) bilag, såfremt disse er afsendt fra INDFAK.

Økonomistyrelsens hjemmeside kan du finde et excelark, der hedder Rapportoversigt NS 9.4.xlsx, der viser alle de rapporter som Navision Stat 9.0 indeholder, og som kort beskriver formålet med rapporten. Her kan du ligeledes se, hvordan du finder rapporterne i Navision Stat.

 

Hvis du oplever lang svartid fra systemet, når du vælger ’Vis’, når du vil se en rapport, så kan svartiden nedsættes, ved at vise rapporten i PDF eller Excel.

Vidste du, at det blevet muligt at opsætte rapporter, der er tidskrævende og ressourcebelastende i en opgavekø, således at disse bliver afviklet på faste tidspunkter.?
Det er fx muligt at angive at rapporten 'Forbrug og Budget' igangsættes om aften, eller igangsætte en masseudligning, hvor der ikke er så mange brugere på systemet.

Rapporten kan sættes til at blive udskrevet, gemt eller blot afviklet. Vælges det at gemme rapporten, så vil det fremgå af Rapportindbakken på rollecenteret for den bruger, der har oprettet opgavekøposten. 

Læs mere her for yderligere information om, hvordan du kan bruge opgavekøer til at planlægge opgaver

Når du udskriver rapporten, skal du ikke vælge ’Udskriv’ men i stedet vælge ’Udskriv til Excel’, så kommer beløbene helt med.

Når du løbende udligner poster i Beholdningsafstemningen, sker der ikke automatisk en opdatering af ’Saldo-Åbne poster(RV)’ og ‘Saldo Udlignede poster(RV)’. Du skal derfor selv trykke F5 for en opdatering.

Hvis man, som selvejende institution, indlæser lønfinansposter fra enten SLS eller alternativt lønbureau, gælder det, at indlæsningen og den efterfølgende bogføring kun kan finde sted, såfremt man anvender delregnskabsdimensionen. Tidligere har nogle institutioner "snydt" og blot indsat delregnskabsværdierne direkte i Navision Stat, men med NS7.0 sker en stramning, der kræver at delregnskaber oprettes ved kilden, Statens Koncern regnskab (SKS), og derefter overføres automatisk til Navision Stat.

For at bringe stamdata korrekt på plads, skal institutionen tage kontakt til Moderniseringsstyrelsen via Serviceportalen, der herefter vil anvise hjælp til institutionen for:

  • en bestilling af delregnskaber hos SKS, for de institutioner, hvor dette fortsat måtte mangle
  • en bestilling af abonnement for overførelse af data imellem SKS og Navison Stat

Derudover hjælper Moderniseringsstyrelsen med en opsætning af regnskabet for en markering af, at der abonneres på SKS Delregnskaber, da denne markering ikke kan ske direkte fra brugergrænsefladen, når der først er posteret i regnskabet.

Såfremt der sendes betalinger til Nemkonto eller Danske Bank via den direkte integration, skal du altid benytte 'Udbetalingskladder PM'. Hvis du derimod har behov for at udveksle med andre banker, hvor der ikke er etableret automatiseret udveksling, og der derfor skal ske en manuel udlæsning og efterfølgende indlæsning af filer, skal du vælge 'Udbetalingskladder'. Bemærk at genvejen fra kreditorkortet rammer 'Udbetalingskladder'. Det vil på en efterfølgende version blive ændret til 'Udbetalingskladder PM'.

Har du betalinger i samme Udbetalingskladden PM, som både skal sendes via NKS og API til Banken, skal de sendes over to gange. Rækkefølgen for udlæsningen er samtidig meget vigtig. Du skal altid først udlæse til NKS, derefter til DBTS01. Hvis du således mødes af meddelelsen ’Der kan ikke udlæses til flere bankcentraler samtidig', skal du således først udlæse via NKS, dernæst via DBTS01. Fjern derfor hakket i feltet ’Udlæs’, på DBTS01, så der udlæses til NKS. Tryk OK. Derefter udlæses til DBTS01.

10.07.15

Betalingsposter der er sendt til NKS, hvor du modtager retursvar med status Kompletteringsfejl (Retursvar 7) eller fejl fra Bank(Retursvar 9), skal du rette i Betalingsoversigten, da posterne ikke kan få ændret status til stoppet på nuværende tidspunkt. Du skal i stedet vælge Betalingsoversigten og markere linjen. Vælg Slet i Oversigtspanelet Administrer i Handlingsbåndet. Linjen kan nu slettes, eller rettes direkte i Udbetalingskladden PM, og sendes igen.

10.07.15

Find det Bankkort der bruges som modkonto i Udbetalingskladden PM. Vælg Oversigtspanelet Betaling og punktet ’Instruktion til NKS’. Vælg Fejlkonto. De fejlende beløb overføres nu til KUB kontoen og kan genudbetales herfra, eller du kan foretage en tømning til FFX kontoen.

10.07.15

Du skal først vælge betalingsjournaler. I Handlingsbåndet under fanen Naviger og Oversigtspanelet E-bilag, vælger du NKS retursvar. For at se fejlmeddelelsen skal du markere det relevante retursvar og vælg ‘Vis’. Find feltet Fejltekst.

De retursvar der kan indeholde fejlmeddelelser er:

Retursvar 2: Modtaget NKS, som både kan indeholde valide og afviste betalinger.

Retursvar 7: Kompletteringsfejl, som modtages når en ukomplet betaling ikke kan påføres bankoplysninger i Nemkonto inden videresendelse til Bank.

Retursvar 9: Fejl fra Bank, som modtages hvis modtagerbanken afviser betalingen.

10.07.15 

Hvis du oplever, at listen over betalingsjournaler hentes langsomt til visning på skærmen, kan du med fordel justere visningen via ’Opsætning af Listevisninger’.
Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Opsætning af Listevisninger

Her får du mulighed for at angive det nyeste antal journaler, der maksimalt ønskes medtaget i visningen. Hvis intet antal er angivet, vises alle journalerne. Jo mindre tal, jo hurtigere visning. Filtret kan altid fjernes efterfølgende hvis ønsket. 

Opsætningen fungerer på tværs af regnskabet og kan opsættes med brugere, der er tildelt rettighedssættet NS_OPS_FIN. 

Nye forslag

Hvis du tidligere har fået et svar, som du tænker, at andre kan have glæde af, eller du omvendt har et spørgsmål, hvor du tænker, at besvarelsen kunne have generel interesse, er du meget velkommen til at kontakte vores systemsupport, for en visning under Tips og Tricks for Navision Stat.