FAQ

I Statens Refusion logger du på enten via SSO eller med dit brugernavn/adgangskode.

I Statens Refusion logger du på løsningen enten via SSO eller med dit brugernavn/adgangskode, og der skal ikke signeres undervejs.

Det er muligt at oprette en sag fra 1. fraværsdag uden hensyntagen til arbejdsgiverperioden. Den vil ligge som en kladde indtil den indberettes til NemRefusion.

Fordelen ved at oprette sagen så tidligt som muligt er, at løsningens alarmer vil varsle om nært forestående frister. 

Det er muligt at låse såvel en anmeldelse som en anmodning for automatisk indberetning, fx i de tilfælde hvor du har brug for at undersøge noget eller du mangler oplysninger, som du gerne vil have med på sagen, før den indberettes. Når sagen er klar og låses den op igen, indberettes den snarest muligt derefter.

Løsningen kan ikke vide om 1. fraværsdag er inden for en periode, hvor et eller flere løbenumre var aktive.

Da antal arbejdstimer pr. dag ikke er kendt, er det ikke muligt automatisk at fordele timerne på baggrund af en ansættelsesbrøk.

I stedet vises data fra SLS som støtte til udfyldelsen og for at minimere behovet for opslag i SLS/HR-Løn.

Det er muligt at redigere oplysningerne i en indberettet anmodning i Statens Refusion, så længe anmodningen ikke har status “Periode afsluttet”.

Har anmodningen status “Periode afsluttet”, kan den genåbnes. Se vejledning 9.16 – Genåbning af anmodning med status “Periode afsluttet”. Når anmodningen er genåbnet, kan oplysningerne redigeres.

Ved redigering af oplysninger genberegnes Forventet refusion.

Bemærk: Rettelserne bliver ikke sendt til NemRefusion for anmodninger, der allerede er indberettet. Ændringerne vil derfor alene blive opdateret i Statens Refusion.

Hvis du har svaret “Ja” til, at arbejdet er delvist genoptaget, og du endnu ikke har udfyldt timer for alle uger i refusionsperioden, skal du låse anmodningen for indberetning. Du skal låse anmodningen, fordi systemet ikke kan vide, hvor mange uger du har behov for at indberette delvise timer for.

Når du har udfyldt timer for alle uger i refusionsperioden, skal du låse anmodningen op igen. Herefter vil den blive indberettet, når den har status “Klar til indberetning” og refusionsperioden er tilbage i tid.

NB! Hvis anmodningen dannes med en refusionsperiode, der ligger før dags dato, får den automatisk status ”Låst for indberetning”. I dette tilfælde skal du blot låse anmodningen op, når timerne for alle uger i refusionsperioden er udfyldt. Derefter kan den blive indberettet, når den har status “Klar til indberetning”.

Hvis en anmodning har været forsøgt indberettet til NemRefusion, mens sagen har været lukket på NemRefusion, indsender Statens Refusion ikke automatisk anmodningen igen, når sagen er genåbnet på NemRefusion. 

I stedet skal du gøre følgende: 

På den anmodning, der er fejlet og derfor har fået status 'Mangler oplysninger', skal du gøre følgende:

·                     Klik på 'Rediger anmodning' 

·                     Klik derefter på 'Gem og luk' eller 'Afslut og vis anmodningen'

Herefter vil anmodningen blive indberettet på ny.

Hvis du har placeret en udbetalingsspecifikation på en forkert anmodning, skal du følge vejledningen "9.8 - Ret forkert registrering af udbetalingsspecifikation" for at rette anmodningen. 

Derefter skal du registrere udbetalingsspecifikationen på den korrekte anmodning. Følg vejledningen "9.7 - Registrer modtaget refusion, som ikke kan placeres automatisk".

Hvis du har angivet et forkert beløb ved placering af en udbetalingsspecifikation, skal du følge vejledningen "9.8 - Ret forkert registrering af udbetalingsspecifikation" for enten at trække for meget angivet refusion fra eller angive det refusion, du mangler at registrere. 

Der kan være flere årsager til, at din anmeldelse eller anmodning har status ’Mangler oplysninger’. 
1. Påkrævede oplysninger mangler
Din anmeldelse eller anmodning mangler at få udfyldt oplysninger, der er påkrævede. Dette vil du kunne se, om er tilfældet når du klikker på ’Rediger anmeldelse’/’Rediger anmodning’. Her vil der være røde markeringer, ved de spørgsmål der mangler korrekt udfyldelse. 
2. Din anmeldelse eller anmodning er blevet afvist af NemRefusion
Hvis du har kontrolleret, at anmeldelsen eller anmodningen ikke mangler påkrævede oplysninger, og status fortsat er ’Mangler oplysninger’, skal du se om der ligger en meddelelse fra NemRefusion under fanen ’Meddelelser’, enten på anmeldelsen eller på den anmodning der afvises. 
Hvis der er tale om en anmeldelse, skal du kigge under fanen ’Meddelelser’, den ligger her: 

Hvis der under meddelelser er angivet en årsag som fx ’Anmeldelsen overlapper med en allerede eksisterende anmeldelse’, er årsagen højst sandsynlig at kommunen ikke har lukket en tidligere fraværsperiode for medarbejderen, og du skal angive et ansættelsesID på den nye anmeldelse. Se vejledning ”9.10 Angivelse af ansættelsesID”.

Hvis beskeden i stedet er ’Anmeldelsen findes i forvejen’, har du oprettet anmeldelsen tidligere, enten i Statens Refusion eller via NemRefusion.

Anmeldelsen kan også blive afvist pga. at NemRefusion ikke kan verificere, at der er tale om en medarbejder ansat i fleksjob eller en medarbejder der har en §56-aftale. 

Kontakt da kommunen for at sikre, at kommunen har registreret oplysningerne i deres system, inden du forsøger at indsende anmeldelsen igen. 

Hvis der er tale om en anmodning der er blevet afvist af NemRefusion, skal du kigge under fanen ’Meddelelser’, der ligger her:

Her vil du kunne se, hvorfor NemRefusion har afvist anmodningen.  

Hvis der i meddelelsen står: ”Oprettelse af anmodning/raskmelding kræver at der eksisterer en signeret anmeldelse" betyder dette at Statens Refusion ikke kan finde en signeret anmeldelse på NemRefusion, som den kan koble anmodningen sammen med.

Vi vil derfor anbefale dig at kontakte myndigheden for at få opklaret, om de har lukket anmeldelsen og evt. hvorfor. Det kan bl.a. skyldes manglende svar fra medarbejderen på underretningsbrevet eller medarbejderen har oplyst at han/hun er raskmeldt.

Sagen i Statens Refusion bør ikke lukkes, før der ligger en afklaring fra myndigheden.

Delvise sygetimer skal først registreres i Statens Refusion fra den dag, hvor medarbejderen bliver delvist sygemeldt.

Hvis en medarbejder f.eks. bliver delvist sygemeldt fra onsdag, skal der kun indtastes delvise sygetimer for onsdag, torsdag og fredag – ikke for hele ugen.

Det skyldes, at Statens Refusion automatisk medtager de første to dage som fuld sygdom i den forventede refusion.

En sag i Statens Refusion kan kun lukkes, hvis alle anmodningerne har status ”Periode afsluttet”. Se vejledning "9.4 Afslut perioden”.

For at sagerne kan lukkes, skal følgende betingelser være opfyldt:

På sager vedr. sygdom skal der være angivet en raskmelding, et lønstop eller en dato for overgang til ressourceforløb.

På sager vedr. ressourceforløb skal der være angivet en raskmelding eller et lønstop i den sidste anmodning.

På sager vedr. barsel og alvorligt sygt barn skal der være angivet en dato for ophør af orlov eller lønstop.

På sager vedr. voksenlærlinge skal bevillingsslutdato ændres til den dag, som sagen skal slutte.

På sager vedr. fleksjob skal ”slutdato for fleksjobansættelsen” angives.

På sager vedr. løntilskud skal ”slutdato for løntilskud” angives.

Hvis I vælger at annullere en anmodning på refusionstyperne Fleksjob, Løntilskud, Tilskud til voksenlærling, Ressourceforløb og Øvrige refusionstyper, skal I være opmærksomme op, at sagen i øjeblikket ikke kan lukkes. Leverandøren arbejder på en ændring til systemet, så sager med både afsluttede og annullerede anmodninger fremover kan lukkes.

For at undgå at anmeldelsen eller anmodningen ikke bliver indberettet før den er klar, skal man huske at låse anmeldelsen eller anmodningen. Se fx trin 7 i vejledningen ”1.2 Opret fraværsanmeldelse for sygdom – Sagsbehandler”.

Som standard udløses der en alarm på alle øredifferencer mellem forventet og modtaget refusion.

Dette kan undgås ved at opsætte bagatelgrænser i Statens Refusion. Bagatelgrænserne kan tilpasses efter løngruppens behov og defineres med hvor mange procent den modtagne refusion må afvige fra den forventede refusion. Dette opsættes fx i beløbsintervaller.

Flere løngrupper har fx opsat, at modtaget refusion for anmodninger med forventet refusion, der ligger mellem 0 og 10.000 kr. må afvige med 10 procent = kr. 1.000.

Når der er opsat bagatelgrænser, skal sagsbehandleren ikke længere tage stilling til om alle differencer mellem forventet og modtaget refusion er OK og manuelt sætte anmodningen i status ”Periode afsluttet”. Statens Refusion skifter automatisk status på anmodningen, hvis differencen ligger under den fastsatte bagatelgrænse.

En anmodning indberettes automatisk når refusionsperiodens slutdato er passeret (ligger mindst én dag tilbage i tid) og anmodningen har status ’Klar til indberetning’.

Refusionsperioden er forskellig afhængig af refusionstypen:

Refusionsperioden for refusionstyperne ’Sygdom’ og ’Graviditetsbetinget sygdom’ er i hele uger og løber til den sidste søndag i en måned.

Refusionsperioden for refusionstyperne ’Barsel’, ’Pasning af alvorligt sygt barn’, ’Ressourceforløb (Jobafklaring)’, ’Løntilskud’ og ’Tilskud til voksenlærling’ er kalendermåneden.

Refusionsperioden for ’Fleksjob’ er et kvartal

Man har mulighed for at forsinke sine anmodninger pr. refusionstype, så disse først indberettes på et senere tidspunkt.

Der findes følgende muligheder for forsinkelse:·        

• Sidste søndag i næstkommende måned + 1 dag·        
• Sidste kalenderdag i næstkommende måned + 1 dag

Eksempel:

Der er valgt ’Sidste kalenderdag i næstkommende måned + 1 dag’ for refusionstypen ’Sygdom’.

På en sag er refusionsperioden for en anmodning 30-03-2026 til og med 26-04-2026.

Standard indberetning vil ske den 27-04-2026

Indberetning med den valgte forsinkelsesregel vil ske den 01-06-2026

Hvis man har valgt at have forsinkelsesregel på alle/nogle af sine refusionstyper vil anmodningerne for december først blive indberettet slut januar/start februar (afhængig af valgt forsinkelsesregel).

I forbindelse med årsskiftet kan der være behov for, at disse anmodninger indberettes tidligere, så de medtages i den lønkørsel hvori der laves årsregnskab.

Indberetning omkring årsskiftet kan kun anvendes, hvis der er valgt forsinkelsesregel. I så fald bliver anmodninger for december indberettet på den dato og klokkeslæt, som institutionen skal fastsætte for indberetning én gang årligt.

Tidspunktet skal ligge uden for almindelig arbejdstid (i tidsrummet 20:00 – 04:00) og der kan ikke vælges indberetningstidspunkt, der ligger på lønkørselsdagen.

For at sikre, at indberetningen ved årsskiftet kan gennemføres som ønsket, skal der oprettes en sag i Serviceportalen senest den 15. november. Sagen skal indeholde følgende:

• Dato + klokkeslæt for indberetning
• Hvilke løngrupper der skal opsættes til det pågældende tidspunkt (hvis man har flere løngrupper fx lønfællesskab)

Anmodninger, hvor refusionsperiodens slutdato endnu ikke er passeret, kan dog ikke indberettes til NemRefusion — uanset om der er angivet en dato for årsskifteindberetning eller ej.

Hvis den 31.12. eksempelvis falder midt i en uge, vil Statens Refusion altid beregne frem til søndagen i den pågældende uge. I disse tilfælde kan Statens Refusion automatisk opdele forhåndsregistreringen korrekt i SLS, således at:

• Refusion til og med den 31.12. registreres i det gamle regnskabsår, og
• Refusion efter den 31.12. registreres i det nye regnskabsår.

I Statens Refusion findes nedenstående alarmer:

Følgende alarmer indikerer, at handling er påkrævet:

• Behov for udfyldelse af manglende oplysninger, så indberetning kan foretages 
• Behov for opfølgning vedr. afslag fra myndighed (✉)   
• Behov for opfølgning vedr. udbetaling (✉)
• Behov for opfølgning vedr. andet (✉)

Visse alarmer udløses på baggrund af en meddelelse fra udbetalende myndighed. Disse er markeret med (✉).

Det grønne ur = 1. advarsel = 20 dage før fristen
Når denne alarm vises, betyder det at en anmodning/anmeldelse har status ’Mangler oplysninger’ eller ’Låst for indberetning’ og fristen for indberetning nærmer sig, men der er stadig lidt tid at løbe på. Hvis anmeldelse/anmodning har status ’Låst for indberetning’, skal den låses op. Hvis den har status ’Mangler oplysninger’, vil der enten være angivet hvilke oplysninger, der ikke er udfyldt, eller svaret vil kunne findes under ’Meddelelser’, hvis anmeldelse/anmodning har været forsøgt indberettet. 

Den gule klokke = 2. advarsel = 15 dage før fristen
Når denne alarm vises betyder det, at en anmodning/anmeldelse har status ’Mangler oplysninger’ eller ’Låst for indberetning’ og fristen for indberetning er lidt tættere på end ovenfor (se grønt ur for oplysninger om, hvad man skal).

Den røde trekant = sidste advarsel = 10 dage før fristen.
Når denne alarm vises, betyder det at en anmodning/anmeldelse har status ’Mangler oplysninger’ eller ’Låst for indberetning’ og fristen for indberetning snart er nået (se grønt ur for oplysninger om, hvad man skal).

Sort mønt = differencer eller udbetalingsspecifikation kan ikke placeres.

Når denne alarm vises, kan det betyde to ting:

1. Der er difference mellem den forventede og modtaget refusion, som er højere end bagatelgrænsen. Hvis man er enige i differencen, skal man manuelt klikke på knappen ”Afslut periode” på anmodningen for at acceptere differencen. Hvis man ikke er enige i differencen, skal man kontakte udbetalingsmyndigheden.
2. Der er en udbetalingsspecifikation, som ikke kan placeres automatisk. Det kan skyldes, at den periode, der er søgt refusion for, er forskellig fra den periode, som udbetalingsmyndigheden har angivet på udbetalingsspecifikationen. Dette løses ved at følge denne vejledning ”9.7 Registrer modtaget refusion, som ikke kan placeres automatisk”.

Pink mønt = der er ikke modtaget refusion – kontakt myndighed.
Når denne alarm vises, betyder det, at refusion er søgt ved myndigheden, men der er endnu ikke modtaget refusion fra myndigheden, selvom der er gået 3 måneder. Myndigheden skal kontaktes for at undersøge årsagen til den manglende refusion.

Alarmen udløses også på de refusionstyper, hvor der ikke modtages udbetalingsspecifikationer fra NemRefusion (alle andre refusionstyper end sygdom, barsel og alvorligt sygt barn). Her skal sagsbehandleren undersøge om der er modtaget refusion (oftest vil en økonomiafdeling kunne give svaret), og registrere ’Modtaget refusion’, hvis denne er modtaget – ellers kontaktes myndigheden for at spørge ind til den manglende refusion.

Blåt kryds = første afslag.
Denne alarm vises, når der er givet et afslag fra myndigheden. Der vil stå følgende under fanen ’Meddelelser’: ”Indberetningen er afvist af den kommunale sagsbehandler”. Der bør også være sendt en høringsskrivelse til institutionens digitale postkasse. Myndigheden skal evt. kontaktes for at finde ud af hvorfor. Er afslaget ok, skal sagen lukkes ved at følgende vejledning ”9.14 Luk en anmeldelse hvor der er modtaget afslag fra myndigheden”.

Er afslaget ikke OK, skal der laves indsigelse hos udbetalingsmyndigheden senest 4 uger efter modtagelsen af afslag.

Rødt kryds = andet afslag.
Denne alarm vises, når der er givet et afslag fra myndigheden, og sagsbehandleren enten ikke har reageret efter at alarmen ’1. afslag’ blev udløst, eller fordi sagsbehandleren fortsat afventer svar fra udbetalingsmyndigheden og høringsfristen nu er nært forestående (det er 3 uger eller mere siden afslag er modtaget).

I med sort ring om
Denne alarm vises, når der ligger ulæste meddelelser, som muligvis kræver handling fra sagsbehandleren. Det kan fx være at sagen er lukket af myndigheden, sagen snart inaktiveres på Nemrefusion (hvis der ikke er søgt refusion i flere måneder), eller hvis sagen er genåbnet eller annulleret af myndigheden. 

Hvad skal sagsbehandleren gøre: Læse meddelelse og kontakte myndigheden hvis dette er nødvendigt.

OBS:

Blåt kryds, rødt kryds og Informationsikonet udløses KUN, når der er en hændelse/besked fra NemRefusion.

Hvis der mangler angivelse af fraværstimer på anmodninger, hvor medarbejderen har genoptaget arbejdet delvist, vil status på anmodningen være ’Mangler oplysninger’ og der vil være et banner på anmodningens detaljeside, som fortæller hvad det er der mangler på anmodningen.