FAQ

I Statens Refusion logger du på enten via SSO eller med dit brugernavn/adgangskode.

I Statens Refusion logger du på løsningen enten via SSO eller med dit brugernavn/adgangskode, og der skal ikke signeres undervejs.

Det er muligt at oprette en sag fra 1. fraværsdag uden hensyntagen til arbejdsgiverperioden. Den vil ligge som en kladde indtil den indberettes til NemRefusion.

Fordelen ved at oprette sagen så tidligt som muligt er, at løsningens alarmer vil varsle om nært forestående frister. 

Det er muligt at låse såvel en anmeldelse som en anmodning for automatisk indberetning, fx i de tilfælde hvor du har brug for at undersøge noget eller du mangler oplysninger, som du gerne vil have med på sagen, før den indberettes. Når sagen er klar og låses den op igen, indberettes den snarest muligt derefter.

Løsningen kan ikke vide om 1. fraværsdag er inden for en periode, hvor et eller flere løbenumre var aktive.

Da antal arbejdstimer pr. dag ikke er kendt, er det ikke muligt automatisk at fordele timerne på baggrund af en ansættelsesbrøk.

I stedet vises data fra SLS som støtte til udfyldelsen og for at minimere behovet for opslag i SLS/HR-Løn.

Det er muligt at redigere oplysningerne i en indberettet anmodning i Statens Refusion, så længe anmodningen ikke har status “Periode afsluttet”.

Har anmodningen status “Periode afsluttet”, kan den genåbnes. Se vejledning 9.16 – Genåbning af anmodning med status “Periode afsluttet”. Når anmodningen er genåbnet, kan oplysningerne redigeres.

Ved redigering af oplysninger genberegnes Forventet refusion.

Bemærk: Rettelserne bliver ikke sendt til NemRefusion for anmodninger, der allerede er indberettet. Ændringerne vil derfor alene blive opdateret i Statens Refusion.

Hvis du har svaret “Ja” til, at arbejdet er delvist genoptaget, og du endnu ikke har udfyldt timer for alle uger i refusionsperioden, skal du låse anmodningen for indberetning. Du skal låse anmodningen, fordi systemet ikke kan vide, hvor mange uger du har behov for at indberette delvise timer for.

Når du har udfyldt timer for alle uger i refusionsperioden, skal du låse anmodningen op igen. Herefter vil den blive indberettet, når den har status “Klar til indberetning” og refusionsperioden er tilbage i tid.

NB! Hvis anmodningen dannes med en refusionsperiode, der ligger før dags dato, får den automatisk status ”Låst for indberetning”. I dette tilfælde skal du blot låse anmodningen op, når timerne for alle uger i refusionsperioden er udfyldt. Derefter kan den blive indberettet, når den har status “Klar til indberetning”.

Hvis en anmodning har været forsøgt indberettet til NemRefusion, mens sagen har været lukket på NemRefusion, indsender Statens Refusion ikke automatisk anmodningen igen, når sagen er genåbnet på NemRefusion. 

I stedet skal du gøre følgende: 

På den anmodning, der er fejlet og derfor har fået status 'Mangler oplysninger', skal du gøre følgende:

·                     Klik på 'Rediger anmodning' 

·                     Klik derefter på 'Gem og luk' eller 'Afslut og vis anmodningen'

Herefter vil anmodningen blive indberettet på ny.

Hvis du har placeret en udbetalingsspecifikation på en forkert anmodning, skal du følge vejledningen "9.8 - Ret forkert registrering af udbetalingsspecifikation" for at rette anmodningen. 

Derefter skal du registrere udbetalingsspecifikationen på den korrekte anmodning. Følg vejledningen "9.7 - Registrer modtaget refusion, som ikke kan placeres automatisk".

Hvis du har angivet et forkert beløb ved placering af en udbetalingsspecifikation, skal du følge vejledningen "9.8 - Ret forkert registrering af udbetalingsspecifikation" for enten at trække for meget angivet refusion fra eller angive det refusion, du mangler at registrere. 

Der kan være flere årsager til, at din anmeldelse eller anmodning har status ’Mangler oplysninger’. 
1. Påkrævede oplysninger mangler
Din anmeldelse eller anmodning mangler at få udfyldt oplysninger, der er påkrævede. Dette vil du kunne se, om er tilfældet når du klikker på ’Rediger anmeldelse’/’Rediger anmodning’. Her vil der være røde markeringer, ved de spørgsmål der mangler korrekt udfyldelse. 
2. Din anmeldelse eller anmodning er blevet afvist af NemRefusion
Hvis du har kontrolleret, at anmeldelsen eller anmodningen ikke mangler påkrævede oplysninger, og status fortsat er ’Mangler oplysninger’, skal du se om der ligger en meddelelse fra NemRefusion under fanen ’Meddelelser’, enten på anmeldelsen eller på den anmodning der afvises. 
Hvis der er tale om en anmeldelse, skal du kigge under fanen ’Meddelelser’, den ligger her: 

Hvis der under meddelelser er angivet en årsag som fx ’Anmeldelsen overlapper med en allerede eksisterende anmeldelse’, er årsagen højst sandsynlig at kommunen ikke har lukket en tidligere fraværsperiode for medarbejderen, og du skal angive et ansættelsesID på den nye anmeldelse. Se vejledning ”9.10 Angivelse af ansættelsesID”.

Hvis beskeden i stedet er ’Anmeldelsen findes i forvejen’, har du oprettet anmeldelsen tidligere, enten i Statens Refusion eller via NemRefusion.

Anmeldelsen kan også blive afvist pga. at NemRefusion ikke kan verificere, at der er tale om en medarbejder ansat i fleksjob eller en medarbejder der har en §56-aftale. 

Kontakt da kommunen for at sikre, at kommunen har registreret oplysningerne i deres system, inden du forsøger at indsende anmeldelsen igen. 

Hvis der er tale om en anmodning der er blevet afvist af NemRefusion, skal du kigge under fanen ’Meddelelser’, der ligger her:

Her vil du kunne se, hvorfor NemRefusion har afvist anmodningen.  

Hvis der i meddelelsen står: ”Oprettelse af anmodning/raskmelding kræver at der eksisterer en signeret anmeldelse" betyder dette at Statens Refusion ikke kan finde en signeret anmeldelse på NemRefusion, som den kan koble anmodningen sammen med.

Vi vil derfor anbefale dig at kontakte myndigheden for at få opklaret, om de har lukket anmeldelsen og evt. hvorfor. Det kan bl.a. skyldes manglende svar fra medarbejderen på underretningsbrevet eller medarbejderen har oplyst at han/hun er raskmeldt.

Sagen i Statens Refusion bør ikke lukkes, før der ligger en afklaring fra myndigheden.

Delvise sygetimer skal først registreres i Statens Refusion fra den dag, hvor medarbejderen bliver delvist sygemeldt.

Hvis en medarbejder f.eks. bliver delvist sygemeldt fra onsdag, skal der kun indtastes delvise sygetimer for onsdag, torsdag og fredag – ikke for hele ugen.

Det skyldes, at Statens Refusion automatisk medtager de første to dage som fuld sygdom i den forventede refusion.

En sag i Statens Refusion kan kun lukkes, hvis alle anmodningerne har status ”Periode afsluttet”. Se vejledning "9.4 Afslut perioden”.

For at sagerne kan lukkes, skal følgende betingelser være opfyldt:

På sager vedr. sygdom skal der være angivet en raskmelding, et lønstop eller en dato for overgang til ressourceforløb.

På sager vedr. ressourceforløb skal der være angivet en raskmelding eller et lønstop i den sidste anmodning.

På sager vedr. barsel og alvorligt sygt barn skal der være angivet en dato for ophør af orlov eller lønstop.

På sager vedr. voksenlærlinge skal bevillingsslutdato ændres til den dag, som sagen skal slutte.

På sager vedr. fleksjob skal ”slutdato for fleksjobansættelsen” angives.

På sager vedr. løntilskud skal ”slutdato for løntilskud” angives.

Hvis I vælger at annullere en anmodning på refusionstyperne Fleksjob, Løntilskud, Tilskud til voksenlærling, Ressourceforløb og Øvrige refusionstyper, skal I være opmærksomme op, at sagen i øjeblikket ikke kan lukkes. Leverandøren arbejder på en ændring til systemet, så sager med både afsluttede og annullerede anmodninger fremover kan lukkes.