Tips og tricks til IndFak

Her finder du en oversigt over de mest stillede spørgsmål og svar. Nogle svar vil endvidere indeholde et link til en mere udførlig vejledning.

Spørgsmål og svar er opdelt efter nedenstående områder (klik på link for at gå direkte dertil).

Ja, du kan som bruger af IndFak opsætte en eller flere fraværsassistenter på din egen bruger.

Dette gøres ved at gå ind på bruger-ikonet i den sorte bjælke. Her vælges ’Rediger min profil’ og herefter vælges knappen ’OPSÆT FRAVÆRSASSISTENT’. Der fremkommer et søgepanel ude til højre, her søges efter den person der skal være ’Fraværsassistent’. Når personen er valgt (klik på navnet), tryk på ’OK’ i nederste højre hjørne. Herefter får du mulighed for at indsætte ’Gyldighed’, forstået som den periode man ønsker fraværsassistenten skal varetage funktionen i. Der skal her tastes/vælges en start og en slut dato. Til sidst trykkes på ’Gem’ for at gemme det indtastede.

Glemt opsætning af fraværsassistent

Hvis ’Fraværsassistent’ ønskes opsat på en bruger der er gået på ferie/orlov eller andet, kan den ’Lokale Systemadministrator’ påsætte evt. ’Fraværsassistenter’ på en bruger.

Bemærk funktionen hedder ’Fraværsassistent’ i stedet for ’Stedfortræder’.

20-07-2020

Nej, det kan den ikke på nuværende tidspunkt. Hvis du har behov for at have denne rolle kombineret med andre roller, skal du i stedet for Controller-rollen tildeles rollen ´Udvidet arkivsøgning´.


01-07-2020

I hovedmenuen under Administration, finder du boksen Mine indstillinger, klikker du herpå så kan du vælge fanen Varsling.

Bemærk, at du med fordel kan vælge et andet tidspunkt end kl. 08.00, da der er mange opsætninger med dette klokkeslæt.

Forhør dig hos egen lokal systemadministrator om det i din institution er ok, at opsætte en anden varsling.

06-07-2020

Det lille ikon ud for nogle brugere betyder, at brugeren er oprettet på et højere niveau, end det niveau du er logget ind på. Der vil dog ikke være et ikon hvis brugeren har valgt det niveau, som du er logget ind på, som sin Login organisation.


01-07-2020

Årsagen er ofte, at et BrugerId ikke indeholder et gyldigt mailformat. BrugerId skal altid indeholde et @ for at blive synkroniseret til RejsUd. På den forkerte bruger skal evt. rolle/rettigheder fjernes og RejsUd fanen skal ”nulstilles” hvorefter brugeren skal deaktiveres. Dette gøres ved at forskyde ikon fra ”Aktiv”, hvorefter ikonet bliver til ”Inaktiv”. Herefter skal brugeren oprettes på ny, hvor BrugerId = mailformat.


03-07-2020

Advarselstrekanten betyder, at der er en fejl på fakturalinjen, som gør at linjen ikke kan godkendes. For at se fejlmeddelesen skal du holde musemarkøren over advarselstrekanten, så vil fejlmeddelelsen vises i tekstboksen.

01-07-2020

Hvis der er en fejlmeddelelse på nederste fakturalinje, så kan det være svært at se, når du holder musemarkøren over. Her vil det hjælpe dig, at hive linjen mellem de to fakturadele opad, så der kommer mere plads til fakturalinjerne.

01-07-2020

Det er enten bilag som er afvist i Navision eller bilag der er forsøgt overført (ved godkend) - men hvor der mangler data. Årsagen kan ses ved at klikke på den enkelte fakturalinje. Hvis du ikke kan se fejlen, skal du overføre fakturaen manuelt. I næste skærmbillede vil du se en valideringsfejl, som kommentar på linjen.

01-07-2020

Dette er enten bilag, som rekvirenten har afvist eller bilag som fakturafordeler har tilbagekaldt.

01-07-2020

Alias er ment som en konteringshjælp. Benyttes Alias udfoldes de tilknyttede dimensionsværdier fra Navision. Efterfølgende har fakturafordeler, rekvirent og disponent mulighed for at ændre i værdierne.

OBS: Hvis du vil ændre Alias, skal du først slette hele konteringen og herefter påføre det nye Alias. Hermed ændres de øvrige dimensioner automatisk. Hvis du kun ændrer Alias, vil de øvrige dimensioner ikke blive overskrevet med nye værdier.

01-07-2020

Nej, Alias kan ikke låses, da det er en konteringshjælp.

01-07-2020

Ja, dette kan gøres i Navision. For Statens Administrations kunder gøres dette via DDI, hvis ikke andet er aftalt.

01-07-2020

En disponent kan altid trykke Godkend. Fakturaen vil få status "kræver yderligere godkendelse". Herefter bliver fakturaen sendt videre til næste disponent i kontorhierarkiet. Fakturaen vil først blive overført til Navision, når en - eller flere disponenter med prokura har godkendt.

01-07-2020

Det er kun fakturafordelere, som kan se etiketteboksene. Fakturafordelere vil kun kunne se etikettebokse, hvis der både er bilag til behandling og bilag som har en etikette påført.

Dvs. ligger der kun fakturaer, hvorpå etiketten ’Kontrolleret af ØSC, fejl fundet’, vises etiketten ikke.

01-07-2020

Hvis du skal ændre en kontering, skal du trykke på 'Viskelæderet – Fjern kontering' for at fjerne den nuværende kontering. Herefter kan du påføre den nye kontering.

01-07-2020

Du skal tilbagekalde bilaget til regnskabsafdelingen, og derefter kan du behandle bilaget.

01-07-2020

Du kan se godkendelsesdato for hver fakturalinje. Du skal åbne fakturaen, og på fakturalinjen klikker du på ikonet "info".

01-07-2020

Nej, på den daglige varslingsmail vises alle åbne bilag, både nye bilag og bilag som er ude til behandling.

01-07-2020

Nej, fakturaer kan ikke genåbnes manuelt. Genåbning sker kun automatisk ved en afvisning af fakturaen i Navision.

01-07-2020

Hvis en faktura eksempelvis er betalt direkte i Navision - eller på anden måde, vil du ved at sætte fakturaen til status "håndteret manuelt" sikre, at fakturaen ikke senere vil kunne komme i flow i IndFak.

01-07-2020

IndFak er linjebaseret, derfor er prokura pr. linje. Dog kan en disponent ikke selv opdele fakturaen til flere linjer.

01-07-2020

Du kan ikke slette en linje i IndFak. Brug i stedet funktionerne Fortryd eller Sammenlæg.

01-07-2020

Ja. Vælg Faktura --> Faktura til behandling --> Linjeniveau. Dernæst kan du vælge at få listen ud i excel ved at trykke på excel ikonet nederst i højre hjørne. Bemærk at alle linjer overføres til Excel, uanset om man har valgt at se 30, 50, 100 eller 200 linjer på siden.

01-07-2020

Hverken IndFak eller Navision kan på nuværende tidspunkt håndtere rykkere. I skal afvise rykkeren i ”indgående rykker” i Navision. Herefter skal fakturafordeler finde rykkeren i IndFak og sætte den i håndteret manuelt eller slette den.

Hvis rykker indeholder et gebyr, renter eller lignende, der skal betales, skal dette oprettes som en manuel faktura i Indfak.

01-07-2020

Fejlen opstår, fordi leverandøren ikke er oprettet med de korrekte oplysninger i Navision. Når CVR nummer ikke er et 8-cifret nummer, skal der stå ’ZZZ’ i feltet ’CVR Nummer Attribut’ (VatAtr). Denne rettelse skal foretages i Navision. Afvent til næst dag. Åbne nu den afviste faktura i IndFak -> Fjern her leverandøren fra feltet ’Leverandør’ (=blank indholdet i feltet ’Leverandør’) -> Klik Gem -> Påfør leverandøren igen og klik Gem. Herved ”mappes” de nye korrekte leverandøroplysninger på fakturaen. Herefter kan fakturaen overføres til Navision igen.

01-07-2020

Du kan i FAQ’en til hjemmesiden ’Offentlig Information Online’ læse om dette i følgende:
http://www.oioubl.net/downloads/da/FAQ70.pdf

21.07.2020

Du kan i FAQ’en til hjemmesiden ’Offentlig Information Online’ læse om dette i følgende:
http://www.oioubl.info/downloads/da/FAQ55.pdf

21.07.2020

Bruger du browseren Internet Explorer 10 og senere (Windows), så kan du anvende alle funktioner i systemet.

Der er stadig systemdele, der kræver at browseren understøtter plugin'et Silverlight. Bruger du en anden browser, kan du derfor ikke anvende funktionerne "Administration", "Rapporter" og "Aftaler" samt "Ordreflow".

01-07-2020

Der er foretaget ændringer i skærmbilleder for at komme af med gammel udfaset teknologi, samt for at understøtte mobile enheder.

Overgangen sker gradvist, hvilket betyder at administrationsdelen og ordredelen stadig mangler at blive omskrevet. Her skal browseren Internet Explorer 11 (med browser-plugin Silverlight) stadig anvendes. Vi forventer at IndFak systemets afhængighed af Silverlight teknologi er endeligt udfaset ultimo 2019.

Vejledningen til ny loginside og dashboard

Single Sign On til IndFak og RejsUd

01-07-2020

Når du benytter "Glemt Adgangskode"-funktionen, skal du være sikker på, at du har tastet dit brugernavn korrekt.
Brugernavnet vil være i mail-format (sandsynligvis din mailadresse).

Hvis du ikke modtager en mail til skift af adgangskode, skal du kontakte ind institutions ’Lokale systemadministrator’.

01-07-2020

I øjeblikket er der problemer med at printe direkte. Hvis du gerne vil skrive din ordre ud, skal du først gemme din ordre og dernæst kan du skrive den ud.

03-07-2020

Stamdata i IndFak oprettes og vedligeholdes i Navision Stat, og indeholder følgende elementer: alias, sag, sagsopgave, varekonti, momsproduktbogføringsgruppe, obligatoriske dimensioner og afledte værdier.

Stamdata overføres/opdateres til IndFak hver nat.

21.07.2020

Nej. Alt stamdata oprettes og vedligeholdes i Navision Stat.

Stamdata overføres/opdateres til IndFak hver nat.

21.07.2020

Prokura kaldes også beløbsgrænse i IndFak (Faktura og RejsUd). En tildelt prokura giver bemyndigelse til at handle på virksomhedens vegne inden for det angivne beløb.

Du kan trække en rapport, der viser hvilke brugere der har fået tildelt prokura, i hvilken valuta de har fået tildelt prokuraen og til hvilket system (Faktura og RejsUd).

Rapporten findes fra hovedmenuen under ’Administration’ og i den orange etiket der hedder ’Rapportering’. Når du kommer ind, skal her vinges af i ’Administration’ og du kan nu vælge rapporten ’Beløbsgrænser’.

Du har mulighed for at vise rapporten på skærmen, downloade den som CSV eller EXCLE-fil.

21-07-2020

Ja, der findes en rapport, der viser dig alle aktive ’Fraværsassistenter’ i Faktura og RejsUd-delen.

Når du står i hovedmenuen vælger du etiketten ’Rapporter’. Herefter kan du afmærke ’Administration’ og efterfølgende ’Aktive fraværsassistenter’.

Du har mulighed for at få vist rapporten på skærmen eller downloade den til EXCEL.

21-07-2020

Nye forslag

Hvis du tidligere har fået et svar, som du tænker, at andre kan have glæde af, eller du omvendt har et spørgsmål, hvor du tænker, at besvarelsen kunne have generel interesse, er du meget velkommen til at kontakte vores systemsupport, for en visning under Tips og Tricks for Indkøb og Faktura.