Refusioner og opsætning af cpr.nr. i SLS

Ansøgte refusioner skal forhåndsregistreres i SLS – dvs. du skal indrapportere refusionsløndele allerede, når du anmoder om refusion med de forventede beløb.

Herved kommer de registrerede beløb ind på lønkontoen som en nedskrivning (kreditpostering), og som et tilgodehavende (debitering) på en mellemregningskonto. Disse beløb kommer ind som sumposteringer i forbindelse med den enkelte lønkørsel.

Efterfølgende kommer indbetalingerne fra kommunerne mv. via banken. Beløbene – de registrerede tilgodehavender og indbetalingerne fra kommunerne mv. – skal udlignes.

Det er en stor opgave at få udlignet beløbene. Det skyldes, at beløbene der kommer til økonomisystemet fra SLS er en sum pr. lønkørsel, mens de modtagne beløb fra kommuner mv., er pr. medarbejder (eller for flere medarbejdere) over en given periode (fx månedligt eller kvartalsvis). Dette gør det svært at finde frem til, hvilke indbetalinger der skal udlignes med hvilke forhåndsregistreringer.

I løsningen opsættes cpr-numre i tekstfeltet i regnskabssumtabellen i SLS, som medtages i LØS-filen (Lokalt ØkonomiSystem).

Dette medfører at der i tekstfeltet i LØS-filen, fremover står et cpr-nummer på disse posteringer, i stedet for som tidligere teksten ”forud, bagud/efterreg”.

Løsningen medfører, at forhåndsregistrerede beløb fra SLS kommer ind i regnskabet med en sum pr. cpr nummer pr. lønkørsel, og ikke som en totalsum pr. kontostreng pr. lønkørsel.

Dette gælder uanset, om kontostrengen er den samme for flere cpr.nr. Hermed vil man i sit økonomisystem kunne identificere, hvilke posteringer der skal udlignes i forhold til de indbetalte beløb fra kommuner mv.

Løsningen gælder for løndelene 618 og 621, der konterer på konto 61.70 Mellemregningskonto - interne debitorer.

Der ændres ikke ved segmentopsætningen på konto 61.70. Derfor skal institutionen fortsat have eventuelle specialopsætninger eller anvende afvigende kontering i SLS, hvis der ønskes en yderligere opsplitning af konto 61.70 til fx at synliggøre refusionstype.

Løsningen skal bestilles via Statens Administrations Serviceportal, og den implementeres pr. SE-nummer.

Løsningen gælder for refusionsløndelene 618 og 621.

Ikke med tilbagevirkende kraft
Opsætningen har altid virkning fra den lønkørsel, hvor den indlægges i SLS. Løsningen kan ikke etableres med tilbagevirkende kraft, og der foretages således ingen ompostering.

Søgning i SLS via Sumdata
Der er ingen markering på lønmodtagerregister eller andre steder i SLS, der viser om en lønmodtager er omfattet af ordningen. Hvis institutionen har fået opsat cpr.nr. i SLS, kan det ses via Sumdata:

• Søg på konto 61.70

Nærmere beskrivelse af hvordan, fremgår nedenfor.

Posteringer til økonomisystem (LØS-filen) – uddata 914 fra SLS
Oplysning om cpr.nr. indgår i de posteringer, der kommer fra SLS til økonomisystemet (LØS-filen - uddata 914). I LØS-filen vil der forekomme flere transaktioner/linjer ifm. konto 61.70.

Papirudgaven af LØS-filen - uddata 914, vil ikke indeholde flere linjer end tidligere, idet der er foretaget en koncentrering. Det betyder, at der på papirudgaven kun vises ét cpr.nr., uanset hvor mange der forekommer i selve filen.

Afstemningsproceduren i forbindelse med indlæsning af regnskabsposteringer fra SLS til LØS (Navision, SAP mv.) – er altså uændret.

Sådan kan du bruge Sumdata
Hvis institutionen har fået opsat cpr.nr. i SLS ifm. refusionsløndelene 618 og 621, kan du via Sumdata og Regnskabsoplysninger, se hvilke medarbejdere det drejer sig om.

Sådan får du resultatet i SLS:

Når du derefter har trykket på ”Søg”, vil du kunne se cpr.nr. på refusionsløndelene i feltet ”Tekst” i søgeresultatet.

Ønsker I opsat cpr.nr. i SLS for refusionsløndele 618 og 621, sendes en bestilling til Statens Administrations Serviceportal, hvor følgende skal fremgå af mailen:

Overskrift: Opsætning af cpr.nr. i SLS (refusion)

Selve mailen: Der skal fremgå følgende oplysninger:

• Navn på institutionen
• SE-nummer
• SLS-gruppenr.

Hvis opsætningen ønskes til en specifik lønkørsel, skal det oplyses i mailen. Ellers vil sagen blive ekspederet så hurtigt som muligt - i hovedreglen til førstkommende lønkørsel.

Opsætningen indlægges i SLS uden beregning.