Barselsforløb i SLS/HR-Løn

Fra d. 9 januar 2024, har du mulighed for at benytte ”Barselsbilledet” i HR-Løn. Her får du hjælp til at beregne barselsuger, og barselsforløbet bliver registreret de relevante steder i lønsystemet. Således får du indberettet afgangsårsager samtidig med hændelser i FRAV. Derudover får du hjælp til at indberette de manuelle løndele, der knytter sig til barselsforløbet.

Du finder mere information på Økonomistyrelsens hjemmeside:

https://oes.dk/digitale-loesninger/statens-loenloesning/vejledning/aktuelle-projekter/barsel-i-hr-loen/

Sidst i denne vejledning finder du et oversigtsskema hvor du kan aflæse hvad der skal indrapporteres i forskellige situationer og eventuelle opmærksomhedspunkter.

VIGTIGT: Bemærk der er forskel på dato på afgangsårsager i SLS og HR –

løn.

Hvis Indrapporteringen sker via HR-løn skal du huske følgende:
HR-Løn : Fratrædelsesdato = Sidste dag med løn

Hvis Indrapporteringen sker via SLS skal du huske følgende:
SLS: Fra = 1. dag uden løn

Herunder vises et skema over anvendte afgangsårsager ved barsel.

Det er vigtigt at indrapportere korrekte afgangsårsager.

Der er både et statistikmæssigt forhold der gør at de skal tastes, samt det forhold at hvis der indrapporteres visse afgangsårsager (beskrives senere i denne vejledning) søges der automatisk refusion i barselsfonden.

For visse afgangsårsager kan der også være tale om at de standser lønudbetalingen.

Oversigt over afgangsårsager der anvendes i forbindelse med
barsel

Den Statslige Barselsfond administreres af Statens Administration. Der udbetales refusion fra barselsfonden jf. gældende satser. Der er 2 faste satser

• Ansatte til og med lønramme 35
• Ansatte fra og med lønramme 36

Gældende satser findes på Statens Administrations hjemmeside.

Når der anvendes følgende afgangsårsager søges der automatisk refusion i barselsfonden:

• 174 Forældreorlov (6 + evt. 6 uger) - kun for moren
• 183 Afholdelse af orlov på deltid (genoptagelse af arb. ved forlængelse af
  orlov)
• 191 Barselsorlov med løn
• 192 Sorgorlov
• 193 Omsorgsdage/Barselsfond
• 194 Graviditetsbetinget sygdom
• 196 Fædreorlov med løn i forbindelse med fødsel
• 198 Fædreorlov (6 + evt. 6 uger) med løn - kun for faren

Ved anvendelse af følgende afgangsårsager søges der IKKE refusion i barselsfonden:

• 90 Barselsorlov uden løn (op til 32 uger)
• 93 Barselsorlov uden løn - forlængelse af forældreorlov uden løn og uden pension
• 188 Afholdelse af forældreorlov på deltid med supplerende dagpenge fra kommunen.

Jf. cirkulære L&P nr. 029/85, skal der indrapporteres ved bla. barsler der starter/slutter på skæve datoer reguleres således, at der beregnes på faktiske timer og ikke et gennemsnit.

Du skal derfor indrapportere løndel 225.

Af løndelsbeskrivelsen i SLS-guiden fremgår et beregningseksempel, her fremgår det hvordan man manuelt beregner det antal timer der skal indberettes på løndelen.

Ved anvendelse af afgangsårsag 194 (kun hvis vedkommende er delvis sygemeldt) og 183 skal der anvendes løndel 224. Du skal her indrapportere det antal timer vedkommende er på arbejde i den indrapporterede periode.

Dette sker for at sikre, at der ikke søges uberettiget refusion i barselsfonden, når der indrapporteres løndel 224 reduceres det antal timer der søges refusion for og dermed også beløbet der søges i barselsfonden.

Ved anvendelse af afgangsårsag 90 og 188 skal der indbetales pension under orloven og da der udbetales enten delvis eller ingen løn er de normale beregninger sat ud af kraft og der skal derfor indrapporteres løndel 860 eller 859, for at sikre indbetaling af fuldt pensionsbidrag.

Løndel 860 og 859
Du skal indrapportere statens månedlige bidrag og eget bidraget (i grundbeløbs
Niveau 31/3/2012) samt kredko. Vær opmærksom på, at der ved orlov frem i tid,
kan ske ændringer af lønnen og dermed pensionen, hvorfor der skal beregnes på
den gældende løn på tidspunktet for orlovens afholdelse.

Løndel 860
Eks. Der indbetales normalt 5.000 kr. (Månedligt grundbeløb niveau 01/10-2022) på en medarbejder pr. mdr.

I dette tilfælde skulle der indrapporteres statens bidrag 4.395,95 kr. (5.000 omregnet til månedligt grundbeløbs niveau 31/3-2012) og eget bidraget 1.465,32 kr. (4395,95/3).

Løndel 859
Der er tilfælde hvor det kun er differencen der skal indbetales eks. ved anvendelse af afgangsårsag 188 – hvis en medarbejder kun har delvis orlov uden løn.

Eks. Der indbetales normalt 5.000 kr. (Månedligt grundbeløbs niveau 01/10-2022) på en medarbejder pr mdr. Medarbejderen er nu på orlov en dag om ugen (7,40 timer ved en ansættelse på 37 timer ugentligt), og der skal derfor indbetales differencen på 7,40 timer i pension på løndel 859 svarende til 1.000 kr. (Månedligt grundbeløbs niveau 01/10-2022).

I dette tilfælde skulle der indrapporteres statens bidrag 879,19 kr. (1.000 omregnet til månedligt grundbeløbs niveau 31/3-2012) og eget bidraget 293,06 kr. (879,19/3) samt kredko.

Når du anvender de afgangsårsager der søger i barselsfonden, bliver der automatisk dannet en forhåndsregistrering og dermed er beløbet taget til indtægt i regnskabet.

I sjældne tilfælde kan der være behov for manuelt at rette i beløb vedr. barselsfonden, dette sker ved anvendelse af løndel 618.

I forbindelse med at den ansatte afholder barsel søges der automatisk i barselsfonden, derimod skal institutionen ind i Nemrefusion og søge refusion fra Udbetaling Danmark. Når der er ansøgt i Nemrefusion skal den forventede refusion beregnes og tastes på løndel 621. Dermed er beløbet taget til indtægt, viser det sig senere, at der er registreret et forkert beløb skal dette korrigeres på samme løndel.

Af løndelsbeskrivelsen i SLS-guiden fremgår satser til brug for de forskellige typer refusioner, her fremgår det også, hvor den forventede refusion bogføres i regnskab på baggrund af valgt sats.

Løndel 8025 skal anvendes i de tilfælde, hvor der i henhold til administrationsgrundlaget, skal udbetales en nedsat løn, der udgør differencen mellem dagpengesatsen og medarbejderens sædvanlige løn.

Det er i følgende tilfælde, der kan opstå situationer, hvor medarbejderen har ret til nedsat løn:

• Moren: 2 uger (25. og 26. uge), hvis der ikke er overført orlovsuger med dagpenge.
• Forældre der ikke har bopæl med barnet: 7 uger (mor) og 4 uger (far/medmor), hvis der ikke er overført orlovsuger.
• Adoptanter: 4 uger i de første 10 uger efter modtagelsen, hvis der ikke er overført orlovsuger.

Løndelen skal indberettes sammen med den korrekte afgangsårsag: 174, 183, 191 eller 198.

Dagpengebeløbet der angives i felt 1 reducerer lønnen inden skatteberegningen. Fordeler perioden med nedsat løn sig over flere måneder, skal dagpengebeløbet tilsvarende fordeles over månederne. For korrekt skatteberegning bør løndelen som udgangspunkt indberettes på den første dag med løn i måneden (også selvom dagen falder på en lørdag/søndag).

Løndelen vil ikke have indflydelse på pensionsindbetalingen, da der skal indbetales fuldt pensionsbidrag under perioder med nedsat løn.

Når der registreres enten en afgangsårsag (der søger i barselsfonden) eller en løndel 621/618 sker registreringen på en beholdningskonto.

Når denne registrering er sket, er det en åben post på beholdningskontoen og denne udlignes kun, når præcis det beløb der er forhåndsregistreret er modtaget.

Er der eks. Registreret en forventet refusion på 4.005 kr. og der i stedet modtages 2.403 kr. er der en difference på 1.602 kr. Her bør det undersøges hvad årsagen til differencen skyldes:

• Der kan være beregnet/indrapporteret forkert til SLS.
• Udbetaling Danmark kan have regnet forkert.
• Der kan være tilfælde hvor Udbetaling Danmark har korrigeret i det
  ansøgte.

Udligningen af de 1.602 kr. udlignes ved enten at der modtages yderligere 1.602 kr. fra Udbetaling Danmark, eller at løndelen nedskrives med 1.602 kr.

Hvis en post bliver stående og der ikke sker udligning, bør det undersøges hvorfor denne udligning ikke er sket.

Der bør foretages en månedlig afstemning af div. Beholdningskonti.

Afstemning af poster fra barselsfonden bør foretages kvartalsvist.
Der kan også være differencer i posterne fra barselsfonden, dette kan skyldes at SLS har forhåndsregistreret en søgt post i barselsfonden, hvis anmodning af en eller anden årsag afvises i barselsfonden sker der ikke automatisk en udligning og dermed opstår der en difference på beholdningskontoen eks.:

Der indrapporteres en afgangsårsag til SLS/HR-løn. SLS forhåndsregistrerer 20.000 kr. på beholdningskontoen. Barselsfonden modtager anmodningen men afslår anmodningen, nu står der 20.000 kr. som en forventet indtægt. Eftersom barselsfonden har afslået anmodningen, kommer de 20.000 kr. aldrig og man er derfor nødt til at nedskrive den forventede indtægt via løndel 618. Dermed udlignes posten på beholdningskontoen.

Der er flere måde at hente afstemningstal på eks.:

• Anvendelse af afstemningsmodul i Navision Stat
• Udtræk fra Navision Stat (NS) til Excel (eller eget økonomisystem)
• Hente tal fra ØS-LDV kuber/standard rapporter/excel skabeloner (Kræver
  NS data)
• Uddata 793

I SLS er der en facilitet der hedder ”SLS – ferie og fravær” også kaldet FRAV. Du tilgår FRAV via SLS og HR-Løn

Eks. SLS:

Eks. HR Løn:

I forbindelse med barsel/adoption skal der ske en registrering af disse forløb til FRAV. Det betyder, at du skal indtaste dette i FRAV (eller evt. i et andet system der via webservice melder videre til FRAV).

Fravær som skal registreres i forbindelse med barsel er:

• Graviditetsbetinget sygdom før fødsel
• Barsel med løn
• Adoption med løn
• Nedenstående koder anvendes i forbindelse med registrering af barsel
i FRAV.

Du finder Matrixoversigten her