Udenlandske betalinger

I denne brugervejledning kan du læse om udenlandske betalinger i Statens Lønløsning.

En række kunder anviser udbetalinger til personer der bor i udlandet, fx forskere, gæsteforelæsere og censorer. Sådanne udbetalinger skal indberettes til eIndkomst.

For at understøtte en optimal arbejdsgang for udenlandske udbetalinger, er der etableret mulighed for at anvende Statens Lønløsning til disse udbetalinger, der skal anvises til en udenlandsk bank.

Brugerkoder med rollerne: Indrapportør, Kontrollant og Læs, vil have adgang til det nye skærmbillede fra 9. marts 2020. Det er Økonomistyrelsen der tilknytter adgang til skærmbilledet på disse roller.

Faciliteten kan bruges både til engangsudbetalinger og til løbende udbetalinger til udenlandsk pengeinstitut.

For de månedlige/faste udbetalinger til udenlandske ansatte, opretter beløbsmodtager som hovedregel en NemKonto, men hvor det ikke er muligt, kan faciliteten med angivelse af udenlandske bankoplysninger i SLS anvendes.

Gebyrer der knytter sig til overførsel til udenlandske banker, beror i regi af Danske Bank og evt. de udenlandske banker, fx i tilknytning til fejlretning. Der opkræves ikke særskilt betaling for pengeoverførsler til udenlandske banker i tilknytning til SLS.

Indberetning af udenlandske betalinger i Statens Lønløsning, foretages med oprettelse, fx Navne- & adresseoplysninger, PKAT og løndele mv. på helt samme vis som for andre udbetalinger. Beløb angives i danske kroner.

Omregning til den valuta i hvilken pengene skal anvises til beløbsmodtageren, foretages i Danske Bank. Det samme gælder for gebyr(er).

Indberetning (besked om), at beløbet skal anvises til beløbsmodtager i en anden valuta end danske kroner, skal foretages i SLS: skærmbilledet: Udenlandsk bet…, der findes under Ansættelsesforhold: Øvrige oplysninger:

Løn, honorar, vederlag mv. angives/beregnes i danske kroner. De beløb der indberettes til/beregnes i SLS, er de beløb der overmeldes til eIndkomst.

Valutaberegning, evt. gebyrer mv. foretages af Danske Bank, i tilknytning til pengeoverførslen til den udenlandske bank.

Der gøres opmærksom på, at brug af udenlandske betalinger forudsætter, at den pågældende beløbsmodtager har en udenlandsk adresse (registreret som primæradresse). Hvis det ikke er tilfældet, er det ikke muligt at registrere en udenlandsk bankkonto i SLS.

Det er muligt, at anvende to forskellige landekoder på henholdsvis primær adresse og den udenlandske betaling. Det forudsætter dog, at ingen af landekoderne er danske. 

Lønsystemet kan ikke udbetale til et fiktivt CPR-nr. med en dansk adresse. Hermed vil der blive udbetalt via Nemkonto til enten dansk eller udenlandsk bank.

Hvis medarbejderen har en dansk adresse, er medarbejderen dermed pr. definition bosat i Danmark og skal derfor have et CPR nr.

Den samlede proces for udenlandske betalinger, kan overordet skitseres med 4 delprocesser (end-to-end i lønperspektiv):

Kontrakt/aftale
En kontrakt/aftale om løn, vederlag mv. for den censor, gæsteforelæser, forsker mv. der skal udføre en given opgave, er grundlaget for at udbetale løn, vederlag, honorar mv.

Vær opmærksom på, at beløb der er indberettet/beregnet i lønsystemet er angivet i danske kroner, og det beløb der afregnes til beløbsmodtager i given valuta, vil afhænge af dagskursen.

Indberetning

Indrapportering af PKAT, løndele, adresse og oplysning om udenlandske bankoplysninger, indberettes i SLS. Til registrering af de udenlandske bankoplysninger, er der udarbejdet er særskilt skærmbillede.

Udbetaling
I forlængelse af en given lønkørsel, sendes oplysninger om udbetaling (bankbånd) til NemKonto. For udbetalinger der knytter sig til udenlandske banker, sender NemKonto – efter validering - oplysningerne videre til Danske Bank, der forestår den videre formidling af betalingen.

Indkomsten indberettes til eIndkomst, og lønudgiften posteres i regnskabet – helt på samme vis, som det er tilfældet med udbetalinger til danske pengeinstitutter.

Kontrol
Kontrol og afstemning efter lønkørsler, udføres på samme vis som for alle andre indberetninger og udbetalinger i lønsystemet, fx via uddata 198, 720, 721, 914 og 980 – suppleret med online-advis, hvor der i denne sammenhæng primært sigtes til retursvar der kommer fra NemKonto.

På sidste side i denne brugervejledning, finder du på én side en figur der illustrerer flow og interessenter.

Returnerede beløb
Beløb der ikke kan modtages i det givne pengeinstitut, bliver enten indsat på KUB-kontoen eller på SKB-kontoen. Herfra skal de fremsendes på ny med de korrekte bankoplysninger.

Indberetninger knyttet til udenlandske betalinger, vil fremgå af kontrol- og afstemningsuddata, på samme vis som alle andre indberetninger.

Der er dog et par særlige opmærksomhedspunkter, som følger af udenlandske betalinger i SLS:

1. Indberetning i danske kroner – afregning til beløbsmodtager i anden valuta, fx euro/€.
2. Gebyrer knyttet til udenlandsk pengeoverførsel via Danske Bank
3. Retursvar via NemKonto

Ad 1 Indberetninger i danske kroner – afregning i anden valuta
Det beløb som den enkelte forsker, censor mv. modtager i udenlandsk valuta, vil ikke fremgå af SLS. Det vil kun de beløb der er indberettet gøre – altså beløb i danske kroner.

Institutionens samlede udgift til en udenlandsk betaling, fremgår typisk ikke i lønsystemet. Den del af udgiften der fremgår i lønsystemet, er de beløb (danske kroner) der er indberettet af institutionen.

Som led i den del er pengeoverførslen der beror som en del af bankforretningen – typisk gebyrer, vil ikke fremgå af SLS. Det fremgår af Danske Bank. Disse beløb vil blive opkrævet af Danske Bank på institutionens SKB-lønkonto.

Ad 2 Gebyrer
Lønudgift til udenlandske betalinger, posteres i regnskabet (det lokale økonomisystem), på samme måde som alle andre udbetalinger via Statens Lønløsning.

For den del af behandlingen der ligger i Danske Bank, knytter der sig gebyr. Dette gebyr trækkes på institutionens SKB-Lønkonto, og vil fremgå af regnskabs-/økonomisystemet fx Navision Stat eller andet lokalt regnskabssystem.

Institutionen – HR- eller Lønenheden - kan overveje, om der er behov for at formidle oplysning om de udenlandske udbetalinger til Regnskabsenheden (fx i form af kopi af aftale/kontrakt), til brug for kontrol af/dokumentation for opkrævede gebyrer via SKB-Lønkonto.

Ad 3 Retursvar fra NemKonto
Der vil fra NemKonto komme forskellige typer af retursvar (kvitteringer/ fejlmeddelelser). Økonomistyrelsen håndterer de retursvar der handler om, at en helt fil er afvist. Det sker typisk i samarbejde med systemleverandøren og NemKonto, for at finde kilde til fejlen. Når fejlen er identificeret og rettet, genfremsender Økonomistyrelsen filen, så der bliver anvist løn til de enkelte medarbejdere. Generelt er det ikke noget som den enkelte kunder bliver inddraget i.

Den enkelte institution behandler de fejl og advis der handler om enkelte medarbejdere (fx advis FU0025 og FU0031/FU0032). Afviste beløb indsættes på institutionens SKB-Løn-Konto i Danske Bank, og det er herfra institutionen fremsender beløb.


Der gøres opmærksom på, at status mv. for en given udenlandsk betaling, vil kunne følges i Danske Bank og i regnskabs-/økonomisystem (fx Navision Stat) – på samme vis, som hvis den udenlandske udbetaling var blevet initieret gennem regnskabs-/økonomisystem (fx Navision Stat).

 

På lønbåndet i SLS, fremstår udbetalte beløb til udenlandske banker på løndel 0662:

 

Der er mulighed for at udsøge disse udbetalinger via Sumdata i SLS. Se nærmere herom i bilag 1 til denne vejledning.

På registerprintet fremgår de udenlandske bankoplysninger:

På uddata 198 og 720 fremgår de indberettede udenlandske bankoplysninger af inddata. Nedenfor er indsat pluk fra uddata 720:

På lønsedlen vil der fremgå, at der er tale om anvisning via et udenlandsk pengeinstitut:

Dispositionsdatoen er den dispositionsdato der i øvrigt gælder for udbetalinger via SLS, jf. kørselsplan. Det udbetalte (evt. skyldige) beløb, er anført i danske kroner.

Hovedreglen er, at udenlandske betalinger vil være til rådighed i modtagers pengeinstitut på dispositionsdatoen. Det kan dog forekomme, at der i nogle modtagerlande er en længere ekspeditionstid, fx grundet korrespondentbanker – så beløbet modtages senere end dispositionsdatoen. Det afhænger af hvordan behandlingen af betaling foretages i modtagerlandet.

Erfaringen er, at inden for EU modtages beløb til udenlandske banker i hovedreglen på dispositionsdatoen, jf. kørselsplan.

Nyt uddata til brug for kontrol og opfølgning

Der bliver etableret et nyt uddata der indeholder oplysning om, hvilke medarbejdere der har registreret bankoplysninger i lønsystemet.

Nærmere beskrivelse af indhold i dette uddata følger senere.

Angivelse af hvilket udenlandsk pengeinstitut, og i hvilken valuta, beløbet skal afregnes, foretages i skærmbilledet: Udenlandsk betaling:

Der kan anvises beløb til udlandet til lande inden for EU, lande udenfor EU (IBAN) og til Australien, Newzealand, Canada og USA (SWIFT/BBAN).

I det følgende er en beskrivelse af brug af skærmbilledet, herunder formkrav til givne felter, hvor skærmbilledet ovenfor er ”klippet” op i nogle bidder.

Overførselstype, Valuta, Gebyr og Modtagervaluta
De 4 første felter i skærmbilledet, er vitale for den udenlandske udbetaling:

I feltet Overførselstype, skal der vælges én af disse typer:

Valuta
Feltet Valuta er default = DKK (danske kroner) – og kan ikke ændres.

Gebyr
Gebyrmetoden skal overholde reglerne for den enkelte overførselstype. Eksempelvis skal feltet være = ”Delt”, hvis betalingen er indenfor EU:

Modtagervaluta
Feltet Modtagervaluta skal udfyldes med én af Nationalbankens valutakoder. Det der skal anføres i feltet Modtagervaluta, svarer til værdien i Nationalbankens oversigt i kolonnen: ISO, hvor der her er indsat et klip fra oversigten:

Kontoidentifikation
Felterne IBAN eller SWIFT/BBAN skal udfyldes:

Feltet SWIFT, skal udfyldes med den SWIFT-adresse, som beløbsmodtagerens udenlandske bank har.

Bemærk: Der gøres opmærksom på, at der ikke er format af det indtastede i de 3 felter.

Modtageradresse
Beløbsmodtagerens adresse, kopieres fra den indrapporterede Primæradresse:

Her er indsat et eksempel på en udenlandsk primæradresse, der også viser, hvilke adresseoplysninger i Primæradresse der skal være udfyldt, for at den udenlandske modtageradresse er ”valid”:

Bankadresse
Bankadresse skal udfyldes med navnet på beløbsmodtagerens bank:

Landekode angives med 2-bogstavers landekoder, fx SE for Sverige og BS for Bahama. Der er ingen test af de oplysninger der udfyldes i felterne.

Betaling uden for EU (AUS, NZL, CAN og USA)
Der skal udfyldes relevante oplysninger for bank uden for EU:

Der er ingen test af de oplysninger der udfyldes i felterne.

Bemærk om USA: Der kan i første omgang ikke indrapporteres udenlandske pengeinstitutter i USA, da vi har nogle systemmæssige tilpasninger (i systemets fast-program) der skal foretages før det er muligt.

SLS leverer via NemKonto oplysninger til Danske Bank, om det beløb – anført i danske kroner - der skal udbetales via et udenlandsk pengeinstitut.

Danske Bank står for den videre formidling af pengene til det udenlandske pengeinstitut, herunder beregning til den valuta der er ”bestilt” i SLS (ud fra dagskursen) og gebyrer knyttet hertil.

Hvordan vejen er fra Danmark og videre til de forskellige udenlandske pengeinstitutter, afhænger af i hvilket land beløbet skal tilgå. Det kan også have betydning for, hvornår den pågældende modtager beløbet. Des flere ”mellemstationer” der kan være – des længere tid vil det tage før beløbet når frem til beløbsmodtager. Hvis beløb kan sendes direkte til beløbsmodtagerens udenlandske bank, er hovedreglen – at beløbet vil være til rådighed på den dispositionsdato der gælder for overførsler til danske pengeinstitutter – typisk sidste bankdag i en måned (for 2. lønkørsel).

Dokumentation for ”end-to-end”-processen for en udenlandsk betaling via SLS, får du ud over det du finder i SLS – i regnskabssystemet og i Danske Bank via SKB-lønkontoen.

Her er indsat et eksempel på, hvilke oplysninger du kan finde i Danske Bank, på jeres SKB-Lønkonto:

Du kan udsøge udbetalte beløb, der anvises til udenlandske banker, via løndel 662. Det gør du via Sumdata og Lønbåndsoplysninger i SLS:

Trin 1) Du vælger Lønbåndsoplysninger:

Trin 2) Klik på Søg

Trin 3) Udfyld feltet Løndel med 662 og klik på Søg

Trin 4) Du får vist resultatet af søgningen i Listebilledet

Hvis du herfra ønsker at eksportere resultatet af søgningen til en fil, går du videre med trin 5.

Trin 5) Hvis du vælger fanen Liste kan du vælge Eksportér til fil

Trin 6) Vælg herefter Mappe og Filnavn, hvor du vil have gemt filen - og klik på Eksportér

OBS: HUSK at klikke på OK


Trin 7) Find filen under den mappe og det filnavn som du tidligere har angivet

Her kan der hentes et skema med landekoder, som kan benyttes i forbindelse med udenlandsk betaling i SLS og opsætning af alternativ adresse i HR-Løn.