Som udgangspunkt afholdes ferie altid med den ældste optjente ferie først. Det betyder at ferie optjent i sidste ferie år, som udgangspunkt skal afholdes, inden nyt optjent ferie fra indeværende år kan afholdes.
Det kan dog ske at man ved årsskiftet, når ferieafholdelsesperioden slutter, får udarbejdet en aftale med medarbejderen om at ferien overføres til afholdelse i næste ferieafholdelsesperiode.
Hvis denne overførte ferie ikke afholdes inden en fratrædelse, skal de udbetales som overførte feriedage med LKO 5042 - Udbetaling af overført ferie ved fratræden.
Der beregnes således af ferietotalerne vedrørende sidste ferie år.
Indberetning af LKO 5042 er lig med LKO 5001/5011, hvor man indrapporterer antal afholdte ferietimer i sidste ferie år felt 1, antal arbejdstimer sidste ferieår i felt 2 og antal dage til udbetaling, samt optjente dage i felt 3 og 4.
Ved beregning, reducerer lønsystemet selv i forhold til udbetalt særlig feriegodtgørelse sidste år. Disse oplysninger kan ses i SLS, faste felter, Ferieoplysninger 2 – Udb. Særl. Feriegodtg. SÅ.
Hvis man skal rette en udbetaling af de overførte feriedage, kan man indberette differencebeløbet på LKO 2670 – Lønregulering, med sats 9 i felt 3. Den danner således teksten, ”Udbetaling af overført ferie ved fratræden” på lønsedlen.
Overført ferie fra forrige ferie år
I forbindelse med ferieårsjusteringen i september, kan der være medarbejdere der fratræder, som stadig har overført ferie fra nu forrige ferieår, som skal udbetales ved fratrædelse.
Her vil det ikke være korrekt at bruge LKO 5042, da den beregner ud fra ferietotalerne vedrørende sidste ferie år. Derfor er LKO 5043 oprettet, så den beregner ud fra forrige ferieårs totaler.
I SLS har der ved årsjusteringen august/september 2022, ikke været oprettet felter til forrige års ferietotaler. Det vil sige at de ikke er gemt i lønsystemet. Man skal derfor, inden man kan benytte LKO 5043, gendanne disse totaler.Det gøres ved LKO 237, Opsummering til ferie FÅ. Den nye løndel genberegner lønnen måned for måned og opsummere den til 2 nye faste felter; ferietotal 1 FÅ (fast felt 746) og ferietotal 2 FÅ (fast felt 747).
De 2 felter vil kunne tilgås under Diverse Grundlagsfelter 6. Vi kan desværre ikke genskabe den udbetalte særlige feriegodtgørelse, derfor kan den udbetalte særlige feriegodtgørelse fra forrige år manuelt indrapporteres i felt 5 på LKO 5043, så der tages højde for den ved afregningen af overført ferie.
LKO 5043 vil kun kunne beregne, hvis LKO 0237 er indrapporteret eller der manuelt er sket opsummering til ferietotalerne vedrørende forrige ferieår – der udskrives et advis OT0743 herom ved indrapportering af LKO 5043.
LKO 0237 skal indrapporteres med en dato i forrige ferieår – tidligst pr. 1. september 2020 og sættes automatisk i afgang pr. 31. august 2021. Vi vil fra og med næste ferieårsjustering gemme ferietotaler vedrørende forrige ferieår i de nye felter 746 og 747 og den udbetalte særlige feriegodtgørelse i andet nyt felt.