Som udgangspunkt afholdes ferie altid med den ældste optjente ferie først. Det betyder at ferie optjent i sidste ferie år, som udgangspunkt skal afholdes, inden nyt optjent ferie fra indeværende år kan afholdes.
Det kan dog ske at man ved årsskiftet, når ferieafholdelsesperioden slutter, får udarbejdet en aftale med medarbejderen om at ferien overføres til afholdelse i næste ferieafholdelsesperiode.
Hvis denne overførte ferie ikke afholdes inden en fratrædelse, skal de udbetales som overførte feriedage med LKO 5042 - Udbetaling af overført ferie ved fratræden.
Der beregnes således af ferietotalerne vedrørende sidste ferie år.
Indberetning af LKO 5042 er lig med LKO 5001/5011, hvor man indrapporterer antal afholdte ferietimer i sidste ferie år felt 1, antal arbejdstimer sidste ferieår i felt 2 og antal dage til udbetaling, samt optjente dage i felt 3 og 4.
Ved beregning, reducerer lønsystemet selv i forhold til udbetalt særlig feriegodtgørelse sidste år. Disse oplysninger kan ses i SLS, faste felter, Ferieoplysninger 2 – Udb. Særl. Feriegodtg. SÅ.
Hvis man skal rette en udbetaling af de overførte feriedage, kan man indberette differencebeløbet på LKO 2670 – Lønregulering, med sats 9 i felt 3. Den danner således teksten, ”Udbetaling af overført ferie ved fratræden” på lønsedlen.