Feriepenge - den nye ferielov, indrapportering og beregning

I denne vejledning kan du læse om, hvordan du indrapporterer – og hvordan du kan beregne feriepenge manuelt i forhold til den nye ferielov.

Denne vejledning gælder kun for medarbejdere, der har ferie med løn.
Øvrige medarbejdere får løbende afregnet feriegodtgørelse via løndel 5050.

Optjening af feriedage

Alle medarbejdere – uanset beskæftigelsesgrad og aflønningsform – optjener hver måned 2,08 feriedag pr. måned - svarende til 25 feriedage for et fuldt optjeningsår 01.09.20xx-31.08.20xx. Ansættes man på en skæv dato (andet end d. 1. i måneden) optjener man 0,07 feriedag pr. kalenderdag (dog maks. 2,08 dage i måneden).

Afholdelse af feriedage

Den nye ferielov bygger på princippet om samtidighedsferie og derfor er optjenings- og afholdelsesperioden ændret så disse følges ad fra september til august – dog kan ferien afholdes frem til december.

 

Når en medarbejder fratræder, skal der indberettes afregning af ferie. Dette kan først gøres efter fratrædelsesdatoen er indberettet i SLS/HR-Løn.

Ifølge den nye ferielov skal feriepengene afregnes sammen med den sidste løn, som lønmodtageren modtager i forbindelse med fratrædelsen. Afregner man senere end dette, tilskrives der renter fra FerieKonto, når de modtager den forsinkede afregning. Renterne bliver beregnet med 1,5 procent pr. påbegyndt måned fra forfaldsdatoen.

Afregning af ferie kan foretages via disse løndele:

LKO 5001 – DÅ (Dette År), som afregner for den aktuelle optjeningsperiode
LKO 5011 – SÅ (Sidste År), som afregner for den tidligere optjeningsperiode

Begge løndele er løbende løndele og skal indberettes på samme måde.

Tilgodehavende særlige feriedage skal også afregnes via løndel 5017, 5027 og 5037 – læs mere i brugervejledningen: Særlige feriedage

Eksempel på ferieafregning

Lønmodtageren fratræder med udgangen af maj, og har været beskæftiget på fuld tid i hele optjeningsperioden.

HUSK! Optjeningsperiode – september til august

Indeværende år = DÅ: løndel 5001 Timer
Der er ikke afviklet ferie med løn i optjeningsperioden 0,00 timer (felt 1)
Antal løntimer i optjeningsperioden 9 mdr. x 160,33 = 1.442,97 timer (felt 2)
Optjente men ikke afholdte feriedage i optjeningsperioden 9 mdr. x 2,08 dage = 18,72 dage (felt 3)
Optjente feriedage i optjeningsperioden 9 mdr. x 2,08 = 18,72 dage (felt 4)

Indberetning i SLS:

Fra = Dato for sidste ansættelsesdag.

Indberetning i HR-løn:

Fra = Dato for sidste ansættelsesdag

Medarbejderen har afholdt ferie i kalenderåret

Indeværende år = DÅ: løndel 5001 Timer
Der er afviklet ferie med løn i optjeningsperioden 5 dage x 7,40 timer = 37,00 timer (felt 1)
Antal løntimer i optjeningsperioden 9 mdr. x 160,33 = 1.442,97 timer (felt 2)
Optjente men ikke afholdte feriedage i optjeningsperioden 9 mdr. x 2,08 = 18,72 – 5 afholdte dage = 13,72 dage (felt 3)
Optjente feriedage i optjeningsperioden 9 mdr. x 2,08 = 18,72 dage (felt 4)

Indberetning i SLS:

Fra = Dato for sidste ansættelsesdag.

 

Indberetning i HR-løn:

Fra = Dato for sidste ansættelsesdag.

  0:  Nettobeløbet afregnes til Feriekonto. 
  1:  Nettobeløbet udbetales kontant. 
  2:  Der beregnes udelukkende særlig feriegodtgørelse 
 
Sats 1 er kun åben for afgangårsag 01, 04 og 20: 
----------------------------------------------- 
Anvendes ved kontant udbetaling af feriepenge for ikke afholdt ferie, jf. Ferielovens §30 - se bemærkningerne nedenfor.  
 
Ferieloven åbner mulighed for, at arbejdsgivere kan udbetale feriegodtgørelse kontant i følgende situationer: 
 
Lønmodtageren forlader arbejdsmarkedet af alders- eller helbredsmæssige årsager - afgangårsag 01 
Lønmodtageren flytter til udlandet og framelder sig i CPR - afgangårsag 20 
Lønmodtageren dør og feriegodtgørelsen skal udbetales til boet - afgangårsag 04 
 
I disse tilfælde skal du indberette ”1” i felt 5.  
Derved bliver der ikke dannet nettoferieløndele, og beløbet udbetales til lønmodtageren efter fradrag af skat og AM-bidrag. 
 
Sats 2 i felt 5: 
------ 
Lønmodtagere, der fratræder og som har holdt hele deres optjente ferie, skal ved fratrædelsen have udbetalt den særlige feriegodtgørelse, de har til gode. 
Sats 2 udbetaler udelukkende den særlige feriegodtgørelse og samtidig nulstilles ferietotalerne. 
Når sats 2 anvendes, skal øvrige felter på LKO 5001/ 5011 være = 0,00 

 

Ferietotalerne findes i SLS, faste felter, Ferieoplysninger 4.

Totalerne nulstilles efter ferieafregningen er beregnet i forbindelse med lønkørslen.

Vil man manuelt beregne ferieafregningen inden lønkørslen skal man være opmærksom på, at der mangler totaler i Ferieoplysninger 4. Den sidste måned, som beregnes sammen med lønkørslen, er ikke med i totalerne og skal beregnes/tillægges manuelt.

Her ses et skema til hjælp med manuel beregning af feriegodtgørelsen.

Manuel beregning Total beregningsgrundlag Beregning for restdage
Feriegivende løn (ferietotal 1)
Kr.
 
Løn under ferie (reduceres)
Kr.
 
Feriegivende løn efter reduktion
Kr.
 
Feriegivende løn (ferietotal 2)
Kr.
 
I alt feriegivende løn
Kr.
 
12,5% af den feriegivende løn
Kr.
 
Ferieberettiget løn for restferie  
Kr.
Udbetalt 1,5% særlig feriegodtgørelse
Kr.
 
- Reduktion af udbetalt særlig feriegodtgørelse for restferie  
Kr.
Brutto-feriegodtgørelse  
Kr.
- AM-bidrag (8%)   Kr.
- Skat (xx%)   Kr.
Netto feriegodtgørelse for ______ dage   Kr.

Eksempel på beregning med formler

Medarbejderen afregnes med 10 restdage og har fået udbetalt særlig feriegodtgørelse som skal modregnes i forhold til IKKE afholdte feriedage

Medarbejderen har været fuldtidsansat hele sidste ferieår og har afholdt 111 timers ferie med løn.

Manuel beregning Total beregningsgrundlag Beregning for restdage
Feriegivende løn (ferietotal 1)
Kr. 400.000,00
 
- Løn under ferie (reduceres) - 400.000 /1924 timer x 111,00
Kr.   23.076,92
 
Feriegivende løn efter reduktion - 400.000 - 23.076,92
Kr. 376.923,08
 
+ Feriegivende løn (ferietotal 2) 
Kr.           0,00
 
I alt feriegivende løn - 376.923,08 + 0,00
Kr. 376.923,08
 
12,5% af den feriegivende løn - 376.923,08 x 12,5% 
Kr.   47.115,38
 
Ferieberettiget løn for restferie - 47.115,38 / 25 optjente dage x 10 restdage  
Kr.  18.846,15
Udbetalt 1,5% særlig feriegodtgørelse - Udbetalt ultimo maj og/eller august
Kr.     6.000,00
 
- Reduktion af udbetalt særlig feriegodtgørelse for restferie - 6.000 / 25 optjente dage x 10 restdage  
Kr.    2.400,00
Brutto-feriegodtgørelse - 18.846,15 - 2.400  
Kr.  16.446,15
- AM-bidrag (8%)   Kr.    1.316,00
- Skat (xx%)   Kr.    5.598,00
Netto feriegodtgørelse for _10__ dage   Kr.    9.532,15

Feriegivende løn (ferietotal 1+2) samt udbetaling af særlig feriegodtgørelse kan findes under SLS, Faste Felter, Ferieoplysninger 4.

For flere oplysninger om beregningen af særlig feriegodtgørelse, se vejledningen om Særlig feriegodtgørelse.

Som udgangspunkt afholdes ferie altid med den ældste optjente ferie først. Det betyder at ferie optjent i sidste ferie år, som udgangspunkt skal afholdes, inden nyt optjent ferie fra indeværende år kan afholdes.

Det kan dog ske at man ved årsskiftet, når ferieafholdelsesperioden slutter, får udarbejdet en aftale med medarbejderen om at ferien overføres til afholdelse i næste ferieafholdelsesperiode.

Hvis denne overførte ferie ikke afholdes inden en fratrædelse, skal de udbetales som overførte feriedage med LKO 5042 - Udbetaling af overført ferie ved fratræden.

Der beregnes således af ferietotalerne vedrørende sidste ferie år.

Indberetning af LKO 5042 er lig med LKO 5001/5011, hvor man indrapporterer antal afholdte ferietimer i sidste ferie år felt 1, antal arbejdstimer sidste ferieår i felt 2 og antal dage til udbetaling, samt optjente dage i felt 3 og 4.

Ved beregning, reducerer lønsystemet selv i forhold til udbetalt særlig feriegodtgørelse sidste år. Disse oplysninger kan ses i SLS, faste felter, Ferieoplysninger 2 – Udb. Særl. Feriegodtg. SÅ.

Hvis man skal rette en udbetaling af de overførte feriedage, kan man indberette differencebeløbet på LKO 2670 – Lønregulering, med sats 9 i felt 3. Den danner således teksten, ”Udbetaling af overført ferie ved fratræden” på lønsedlen.