Feriepenge - den nye ferielov, indrapportering og beregning

Optjening af feriedage

Alle medarbejdere – uanset beskæftigelsesgrad og aflønningsform – optjener hver måned 2,08 feriedag pr. måned - svarende til 25 feriedage for et fuldt optjeningsår 01.09.20xx-31.08.20xx. Ansættes man på en skæv dato (andet end d. 1. i måneden) optjener man 0,07 feriedag pr. kalenderdag (dog maks. 2,08 dage i måneden).

Afholdelse af feriedage

Den nye ferielov bygger på princippet om samtidighedsferie og derfor er optjenings- og afholdelsesperioden ændret så disse følges ad fra september til august – dog kan ferien afholdes frem til december.

Når en medarbejder fratræder, skal der indberettes afregning af ferie. Dette kan først gøres efter fratrædelsesdatoen er indberettet i SLS/HR-Løn.

Ifølge den nye ferielov skal feriepengene afregnes sammen med den sidste løn, som lønmodtageren modtager i forbindelse med fratrædelsen. Afregner man senere end dette, tilskrives der renter fra FerieKonto, når de modtager den forsinkede afregning. Renterne bliver beregnet med 1,5 procent pr. påbegyndt måned fra forfaldsdatoen.

Afregning af ferie kan foretages via disse løndele:

LKO 5001 – DÅ (Dette År), som afregner for den aktuelle optjeningsperiode
LKO 5011 – SÅ (Sidste År), som afregner for den tidligere optjeningsperiode

Begge løndele er løbende løndele og skal indberettes på samme måde.

Tilgodehavende særlige feriedage skal også afregnes via løndel 5017, 5027 og 5037 – læs mere i brugervejledningen: Særlige feriedage

Eksempel på ferieafregning

Lønmodtageren fratræder med udgangen af maj, og har været beskæftiget på fuld tid i hele optjeningsperioden.

HUSK! Optjeningsperiode – september til august

  0:  Nettobeløbet afregnes til Feriekonto. 
  1:  Nettobeløbet udbetales kontant. 
  2:  Der beregnes udelukkende særlig feriegodtgørelse 
 
Sats 1 er kun åben for afgangårsag 01, 04 og 20: 
----------------------------------------------- 
Anvendes ved kontant udbetaling af feriepenge for ikke afholdt ferie, jf. Ferielovens §30 - se bemærkningerne nedenfor.  
 
Ferieloven åbner mulighed for, at arbejdsgivere kan udbetale feriegodtgørelse kontant i følgende situationer: 
 
Lønmodtageren forlader arbejdsmarkedet af alders- eller helbredsmæssige årsager - afgangårsag 01 
Lønmodtageren flytter til udlandet og framelder sig i CPR - afgangårsag 20 
Lønmodtageren dør og feriegodtgørelsen skal udbetales til boet - afgangårsag 04 
 
I disse tilfælde skal du indberette ”1” i felt 5.  
Derved bliver der ikke dannet nettoferieløndele, og beløbet udbetales til lønmodtageren efter fradrag af skat og AM-bidrag. 
 
Sats 2 i felt 5: 
------ 
Lønmodtagere, der fratræder og som har holdt hele deres optjente ferie, skal ved fratrædelsen have udbetalt den særlige feriegodtgørelse, de har til gode. 
Sats 2 udbetaler udelukkende den særlige feriegodtgørelse og samtidig nulstilles ferietotalerne. 
Når sats 2 anvendes, skal øvrige felter på LKO 5001/ 5011 være = 0,00 

Ferietotalerne findes i SLS, faste felter, Ferieoplysninger 4.

Totalerne nulstilles efter ferieafregningen er beregnet i forbindelse med lønkørslen.

Vil man manuelt beregne ferieafregningen inden lønkørslen skal man være opmærksom på, at der mangler totaler i Ferieoplysninger 4. Den sidste måned, som beregnes sammen med lønkørslen, er ikke med i totalerne og skal beregnes/tillægges manuelt.

Her ses et skema til hjælp med manuel beregning af feriegodtgørelsen.

Eksempel på beregning med formler

Medarbejderen afregnes med 10 restdage og har fået udbetalt særlig feriegodtgørelse som skal modregnes i forhold til IKKE afholdte feriedage

Medarbejderen har været fuldtidsansat hele sidste ferieår og har afholdt 111 timers ferie med løn.

Som udgangspunkt afholdes ferie altid med den ældste optjente ferie først. Det betyder at ferie optjent i sidste ferie år, som udgangspunkt skal afholdes, inden nyt optjent ferie fra indeværende år kan afholdes.

Det kan dog ske at man ved årsskiftet, når ferieafholdelsesperioden slutter, får udarbejdet en aftale med medarbejderen om at ferien overføres til afholdelse i næste ferieafholdelsesperiode.

Hvis denne overførte ferie ikke afholdes inden en fratrædelse, skal de udbetales som overførte feriedage med LKO 5042 - Udbetaling af overført ferie ved fratræden.

Der beregnes således af ferietotalerne vedrørende sidste ferie år.

Indberetning af LKO 5042 er lig med LKO 5001/5011, hvor man indrapporterer antal afholdte ferietimer i sidste ferie år felt 1, antal arbejdstimer sidste ferieår i felt 2 og antal dage til udbetaling, samt optjente dage i felt 3 og 4.

Ved beregning, reducerer lønsystemet selv i forhold til udbetalt særlig feriegodtgørelse sidste år. Disse oplysninger kan ses i SLS, faste felter, Ferieoplysninger 2 – Udb. Særl. Feriegodtg. SÅ.

Hvis man skal rette en udbetaling af de overførte feriedage, kan man indberette differencebeløbet på LKO 2670 – Lønregulering, med sats 9 i felt 3. Den danner således teksten, ”Udbetaling af overført ferie ved fratræden” på lønsedlen.

Overført ferie fra forrige ferie år

I forbindelse med ferieårsjusteringen i september, kan der være medarbejdere der fratræder, som stadig har overført ferie fra nu forrige ferieår, som skal udbetales ved fratrædelse.

Her vil det ikke være korrekt at bruge LKO 5042, da den beregner ud fra ferietotalerne vedrørende sidste ferie år. Derfor er LKO 5043 oprettet, så den beregner ud fra forrige ferieårs totaler. 

I SLS har der ved årsjusteringen august/september 2022, ikke været oprettet felter til forrige års ferietotaler. Det vil sige at de ikke er gemt i lønsystemet. Man skal derfor, inden man kan benytte LKO 5043, gendanne disse totaler.Det gøres ved LKO 237, Opsummering til ferie FÅ. Den nye løndel genberegner lønnen måned for måned og opsummere den til 2 nye faste felter; ferietotal 1 FÅ (fast felt 746) og ferietotal 2 FÅ (fast felt 747).

De 2 felter vil kunne tilgås under Diverse Grundlagsfelter 6. Vi kan desværre ikke genskabe den udbetalte særlige feriegodtgørelse, derfor kan den udbetalte særlige feriegodtgørelse fra forrige år manuelt indrapporteres i felt 5 på LKO 5043, så der tages højde for den ved afregningen af overført ferie. 

LKO 5043 vil kun kunne beregne, hvis LKO 0237 er indrapporteret eller der manuelt er sket opsummering til ferietotalerne vedrørende forrige ferieår – der udskrives et advis OT0743 herom ved indrapportering af LKO 5043.

LKO 0237 skal indrapporteres med en dato i forrige ferieår – tidligst pr. 1. september 2020 og sættes automatisk i afgang pr. 31. august 2021. Vi vil fra og med næste ferieårsjustering gemme ferietotaler vedrørende forrige ferieår i de nye felter 746 og 747 og den udbetalte særlige feriegodtgørelse i andet nyt felt.