Ferielønregulering

I denne vejledning kan du læse om, hvornår en medarbejder skal ferielønreguleres når der afholdes ferie/særlige feriedage, hvilke løndele du skal bruge samt hvordan det beregnes.

Ferielønregulering skal finde sted når en medarbejder har optjent ferie/særlig feriedage på en anden ansættelseskvote (ugentlig arbejdstid) end medarbejderen er ansat på under afholdelserne.

De medarbejdere der skal ferielønreguleres, er medarbejdere der har haft en anden ansættelseskvote (ugentlig arbejdstid) da ferien/de særlig feriedage er optjent, end på afholdelsestidspunktet.

Der er forskellige optjeningstidspunkter for henholdsvis samtidighedsferie og særlige feriedage.

Samtidighedsferie:
Optjeningsperioden er 1/9xx til og med 31/8 året efter. Der optjenes 2,08 feriedag pr. måned som kan afholdes i perioden 1/9xx til og med 31/12 året efter.
Optjeningsperioden kan illustreres med nedenstående:

Samtidighedsferie afholdes i den rækkefølge det er optjent.

Særlige feriedage:
Optjeningsperioden er kalenderåret. Dvs. 1/1xx til og med 31/12xx. Der optjenes 0,42 dage pr. måned som kan afholdes i perioden 1/5 året efter optjeningen til og med 30/4 det efterfølgende år. Dvs. hvis optjeningsåret er 1/1-2021 – 31/12-2021 så er afholdelsesperioden 1/5-2022 – 30/4-2023.
Dette kan illustreres med nedenstående:

 

Når du indrapporterer løndel 5062 skal du være særlig opmærksom på, at du skal indrapportere løndelen HVER gang der afholdes særlige feriedage i afholdelsesperioden, for at medarbejderen kan blive reguleret korrekt.

Ferielønregulering af særlige feriedage skal indrapporteres på løndel 5062.

I felt 1 skal der indrapporteres det antal timer, medarbejderen ville have været på arbejde hvis ikke der blev afholdt særlig feriedage.

 

I felt 3 skal der indrapporteres sats 1 eller 3.

Sats 1 indrapporteres ved almindelige ansættelser mens sats 3 skal indrapporteres ved medarbejdere der har en seniorordning, hvor der indbetales fuldt pensionsbidrag på både optjenings- og afholdelsestidspunktet, og at der derfor ikke skal ske beregning af pensionsbidrag.

Optjeningskvoten beregnes automatisk ud fra opsummeringen af timerne i Faste Felter – Arbejds-/tjenestetid 1 i SLS (bemærk timerne står i halve timer):

Løndelen finder selv ud af om medarbejderen skal trækkes eller have udbetalt ferielønregulering. Du skal altså ikke tænke på om der skal fortegn på løndelen.

Ferielønregulering af samtidighedsferie skal indrapporteres på løndel 5066.

I felt 1 skal der indrapporteres det antal timer, medarbejderen ville have været på arbejde hvis ikke der blev afholdt særlig feriedage.

I felt 3 skal optjeningskvoten indrapporteres i tusinder – det vil sige at 10.000 er lig med 37 timer (fuldtid) og f.eks. 30 timer er lig med 8108,11.

Nedenstående er et eksempel på hvorledes en ferielønregulering af samtidighedsferie indrapporteres:

Medarbejderen påbegynder det nye optjeningsår med optjening af feriedage på fuld tid
Pr. 1. marts 2021, overgår medarbejderen til deltid på 32 timer ugentlig
Medarbejder optjener samme antal feriedage som på fuldtid, men værdien af optjent ferie er mindre end før.
I juli 2021 holder medarbejderen 3 ugers sommerferie
Da de første 12,48 afholdte feriedage (optjent på fuldtid) har en anden værdi end lønnen der udbetales på afholdelsestidspunktet, skal de ferielønreguleres.

Løndel 5066 skal indrapporteres med det antal timer, medarbejderen ville have været på arbejde, såfremt vedkommende ikke havde holdt ferie (felt 1)

Idet der er to forskellige optjeningskvoter, må vi dele indberetningen op i to dele
Første indberetning, som vedrører optjeningsdagene på fuldtid:
Felt 1 – Antal timer
79,87 (12,48 dage x 6,4 timer, som er dagsnormen på en 32 timers uge)
Felt 3 – Optjeningskvote
10000 (som er lig med fuldtid)

Anden indberetning, som vedrører optjeningsdagene på deltid:
Felt 1 – Antal timer
16,13 (2,52 dage x 6,4 timer, som er dagsnormen på en 32 timers uge)
Felt 3 – Optjeningskvote
8648,65 (som er lig med deltid på 32 timer ugentlig)
Anden indberetning skal ikke give en lønregulering, da der afholdes ferie på samme timeantal som optjeningen.

I nogle tilfælde kan pensionsbidrag af ferielønreguleringen ikke beregnes automatisk, og vi danner derfor advis RB7109, med teksten:

”Pensionsbidrag er ikke automatisk reguleret som følge af ferielønreguleringen, på grund af seniorordning. Evt. regulering skal foretages manuelt.”

Løndel 7111 skal anvendes.

Eksempel på manuel beregning

I eksemplet nedenfor er der indrapporteret løndel 5062 med 22,2 timer med dato = april (dvs. optjeningsår FÅ) – og lønmodtageren er nu ansat på deltid = 1517/3700.

Det pensionsgivende antal timer beregnes således i april:

22,20 timer x 37/15,17 (x nævner/tæller) = 54,15 timer.

Herefter omberegnes med tj.tid/normtid FÅ, 2539,31/3847,92 (se faste felter), hvilket giver 35,73 timer. Så fratrækkes timerne i felt 1, 22,20, således at det endelige antal pensionsgivende timer udgør 13,53.

Der bliver beregnet pensionsbidrag i april måned med kr. 7.417,57 (se lønbåndsoplysninger), hvilket giver kr. 46,26 pr. time. Pensionsbidrag for 13,53 timer udgør således kr. 625,95, der indrapporteres på løndel 7111.

Adviset kan komme både ved anvendelse af løndel 5062 og løndel 5066.

Her finder du et regneark, som du kan anvende, hvis du vil beregne ferielønregulering af særlig feriedage manuelt.

Bemærk at løndele, som ikke dellønsberegner, ikke indgår i beregningen, da man får det samme beløb, uanset hvilken deltid man har.

I nedenstående beregning er udgangspunktet at medarbejderen er gået fra 37 timer til 30 timer ugentlig pr. 1/9-xx og der afholdes 4 dages ferie i december xx.

Medarbejderens løn i december xx er kr. 40.000,00

Forskel i den daglige beskæftigelsesgrad:
(37 timer pr. uge – 30 timer pr. uge)/5 dage pr. uge = 1,40 timer pr. dag

Forskel i beskæftigelsesgrad for de 4 feriedage (feriedifferencen):
1,40 timer pr. dag x 4 feriedage = 5,60 timer

Timeløn på afholdelsestidspunktet:
40.000,00/130 = 307,69 pr. pr. time

Ferielønregulering:
5,60 timer x 307,69 kr. pr time = 1.723,06 som udbetales til medarbejderen.