Ferie- og fraværsregistrering i HR-Løn

Der er mulighed for forskellige typer af adgange til Ferie/fravær i HR-Løn:

• Registrere og ændre fraværsoplysninger
• Læse fraværsoplysninger

Adgange og rettigheder styres ved brug af brugerkoder, der administreres af jeres egen brugeradministrator.

Har du spørgsmål hertil, kan du rette henvendelse til Lønsupporten i Statens Administration via Serviceportalen.

Hvert kvartal overføres hændelser, der skal indgå i fraværsstatistikken til ISOLA. Tidsfristerne for, hvornår hændelser senest skal være indberettet i det enkelte kvartal, for at de indgår i overførslen, er:

• 4. kvartal: Måneds lønkørsel i januar
• 1. kvartal: Måneds lønkørsel i april
• 2. kvartal: Måneds lønkørsel i juli
• 3. kvartal: Måneds lønkørsel i oktober

De mere præcise datoer for fristerne fremgår af kalender for SLS Ferie/fravær på Økonomistyrelsens hjemmeside.

Følgende hændelsestype er obligatoriske og SKAL indberettes til SLS Ferie og Fravær (FRAV) eller via HR-Løn:

• Egen sygdom: Hændelsestype 100, 110, 130, 140, 150, 154 og 155
• Børns sygdom: Hændelsestype 230 og 231
• Arbejdsulykker: Hændelsestype 220 og 225
• Orlov ifm. barsel, børnepasning og adoption: Hændelsestype 400, 405, 420 og 440
• Sorgorlov: Hændelsestype 401
• Omsorgsdage: Hændelsestype 600, 605, 610, 615 og 620
• Særlige feriedage: Hændelsestype 520 og 809
• Seniorordning: Hændelsestype 715
• Seniorbonus: Hændelsestype 716 og 806
• Senior- og retræteordning: Hændelsestype 805

I afsnit 2 findes link til en tabel indeholdende en oversigt over de enkelte fraværsårsager, og hvordan de skal indberettes.

Cirkulære om Indberetning af oplysninger om fravær samt afholdelse af særlige feriedage findes på retsinformation.dk.

OBS! Det er institutionens eget ansvar at kontrollere, at data er modtaget i SLS Ferie og Fravær (FRAV) eller HR-Løn.

Der er mulighed for at danne standardrapporter, som indeholder fraværsdata i LDV. Du kan finde en beskrivelse af de respektive rapporter på vores hjemmeside.

Ligeså er det muligt at udvælge relevante data fra fraværskuber og designe sine egne rapporter. Du kan finde mere information om rapportskabelonerne på vores hjemmeside.

En periodeindberetning betegnes ved, at dato i felterne ’Fra dato’ og ’Til dato’ IKKE er ens.

Kolonnen ”Fra og til dato”:

• Ja - betyder, at der kan indberettes en periode.
• Ved blank/grå betyder det, at det ikke er muligt at indberette fravær som en periode.

Kolonnen ”Åben hændelse”:

• Ja – betyder, at der kan indberettes en åben hændelse (uden slutdato). I disse tilfælde dannes ’31-12-9999’ automatisk i 'Til dato'.
• Ved blank/grå betyder det, at fravær SKAL indberettes med en slutdato.

Kolonnen ”Time og minutter”:

• Blank/grå betyder, at der ikke kan indberettes timer og minutter for en periodeindberetning
• Ja/obligatorisk betyder, at der SKAL indberettes timer og minutter
• Ja/ikke obligatorisk betyder, at der KAN indberettes timer og minutter

En dagsindberetning betegnes ved, at dato i felterne ’Fra dato’ og ’Til dato’ er ens.

Kolonnen ”Fra og til dato”:

• Ja - betyder at der skal indberettes samme start- og slutdato.
• Blank/grå indikerer, at der ikke kan indberettes timer og minutter
• Ja/obligatorisk betyder, at der SKAL indberettes timer og minutter
• Ja/ikke obligatorisk betyder, at der KAN indberettes timer og minutter

Kolonnen ”Time og minutter”:

• Blank/grå betyder, at der ikke kan indberettes timer og minutter for en periodeindberetning
• Ja/obligatorisk betyder, at der SKAL indberettes timer og minutter
• Ja/ikke obligatorisk betyder, at der KAN indberettes timer og minutter

Vi har derudover udarbejdet et regneark, der indeholder en matrix (se matrix her) over hvilke hændelsestyper (fraværsårsager), der kan indberettes samtidig - og hvilke der ikke kan.

Oplysningerne i tabellen skal læses som følger:
• J betyder ”ja”: disse hændelsestyper kan indberettes samtidig
• N betyder ”nej”: disse hændelsestyper kan ikke indberettes samtidig.

Hvis en medarbejder har en § 56 aftale, kan der registreres beskæftigelsesordning 111 under statistikoplysninger i SLS eller HR-Løn.

Når medarbejderen er syg (af den sygdom, der ligger til grund for § 56 aftalen), skal årsagskode 140 ’Sygdom m. ref. (§ 56)’ anvendes – og der kan søges refusion fra første sygedag.

Hvis medarbejderen er syg af anden årsag, end den sygdom vedkommende har § 56 aftalen for, skal årsagskode 100 eller anden årsagskode anvendes, jf. tabel i afsnit 2.

En medarbejder, der bliver syg under afholdelse af ferie, kan mod dokumentation i form af en lægeerklæring, opnå ret til erstatningsferie.

Reglerne betyder konkret, at medarbejdere, som har optjent fuld ferie – har mulighed for erstatningsferie efter 5 sygedage i løbet af deres ferie. De første 5 dage betragtes som en karensperiode, som ikke kan erstattes. De kan ligge i forlængelse af hinanden - eller være spredt over ferieåret.

Karensperioden er forholdsmæssig, så hvis medarbejderen har optjent 20 dages ferie, skal vedkommende kun have 4 dages sygdom, før denne kan få erstatningsferie.

Under Ferie/fravær hånderes erstatningsferie således:

• der er registreret almindelig ferie i en periode (eks. hændelsestype 500, ferie med løn)
• medarbejderen bliver syg under sin ferie og afleverer en lægeerklæring
• der registreres hændelsestype 110, sygdom u/ferie med lægeerklæring - i den periode, hvor lønmodtageren både er syg, men også havde planlagt ferie.

Hændelsestype 110 kan kun være i kraft, så længe der er en hændelsestype 5xx i kraft samtidig.

Eksempel:
Medarbejderen har optjent 25 dages ferie, og skal holde ferie i perioden 11. juli – 29. juli 2022 – medarbejderen bliver syg d. 13. juli og bliver først raskmeldt 8. august.

Medarbejderen får derfor 8 dages erstatningsferie:

• 13-19. juli (5 arbejdsdage) = ”karensperiode”
• 20-29. juli = 8 arbejdsdage

Registrering under Ferie/fravær:

• 11. – 29. juli 2022: årsagskode 500
• 13. – 29. juli 2022: årsagskode 110
• 1. – 5. august 2022: årsagskode 100

Herudover skal der ske en regulering af ferieregnskabet med 8 dage. Det er beskrevet under afsnit 7.3, hvordan det skal gøres.

Der er 2 muligheder til at indberette ’Senior- og retræteordninger’ og ’Seniorbonus’:

1. Almindelig afholdelse med kode = 715 eller 716 (kan indberettes uden Frihedsbank er oprettet) – begge er obligatoriske.
2. For dem der vil styre på afholdelse af disse dage, findes en løsning, hvor disse kan tilføjes til Frihedsbank.
   I dette tilfælde skal fraværskode 805 eller 806 anvendes – begge er obligatoriske. 

Nedenfor er en kort beskrivelse af hvordan dagene, skal indrapporteres via Frihedsbank:

• 805 - det første skal der reguleres xx dage med Opsparingsretstype = 5. Dage nedskrives med Faste årsagskode 805 ’Afh.frih:Senior- og retræteord’.
  Faste årsagskode 805 obligatorisk for indberetning i FRAV.
• 806 - det første skal der reguleres xx dage med Opsparingsretstype = 6. Dage nedskrives med Faste årsagskode 806 Afh. frihed: Seniorbonus’.
  Faste årsagskode 806 obligatorisk for indberetning i FRAV.

715 må ikke indberettes sammen med 805 – der skal kun vælges EN af dem.
716 må ikke indberettes sammen med 806 – der skal kun vælges EN af dem.

Hvis en ferieperiode er afholdt i perioden 1. september til 31. december, og feriedagene skal fratrækkes i hvert sit ferieregnskab, skal ferieperioden deles op og indberettes som 2 ferieperioder.

OBS! Før indberetning af feriedage kan foretages i et nyt ferieår, skal evt. disponible dage være lig 0 i det gamle ferieregnskab. Under afsnit 7.4 er det beskrevet, hvordan overførsel af optjent ferieret foretages.

Ved indberetning af særlige feriedage er det ikke muligt at indberette en samlet periode hen over den 1. maj. I disse tilfælde skal perioden deles op og indberettes i hvert sit ferieregnskab.

Hvis der findes åbne hændelser, vil dette fremgå af det grønne panel ”Hændelser” på forsiden:

Klik på pilen i panellet for at åbne og se, hvilke hændelser der er tale om:

Som udgangspunkt vises alle åbne hændelser. Men det er også muligt at begrænse sin søgning til enkelte hændelsestyper ved at ændre værdien i feltet ”Hændelsestype”.

Ved klik på ”Luk” i den enkelte række, åbnes et pop-up vindue, hvorfra det er muligt at registrere en slutdato for den aktuelle hændelse:

OBS! De viste hændelser opdateres pt. kun ca. 2 dage efter hver 2. lønkørsel.

Ved henvendelse til Lønsupporten i Statens Administration via Serviceportalen kan du bestille automatisk indlæggelse af optjente ferie/særlige ferie dage.

Optjente feriedage indlægges automatisk den 1. i måneden, men pr. den sidste dag i foregående måned.

Dagene svarer til de optællinger, der kan ses i SLS under ”Faste felter”, ”Ferieoplysninger 1” (optællingerne kan ikke ses i HR-Løn):

• For personer, der har ferie med løn (optælling findes i ”Feriedage SÅ – løn u. ferie”) vil feriedage blive tildelt i ferieregnskabet: Ferie med løn.  
• For personer, der har løndel 5050 (optælling findes i ”Feriedage SÅ – 5050”, vil feriedage blive tildelt i ferieregnskabet: Ferie uden løn.  

Optjente særlige feriedage indlægges automatisk i LG 03/xx-T. Dog er følgende undtaget for den automatiske overførsel:

• PKAT 80, 81, 82, 91, 270, 660 og 693
• AKKO 14-16 og 32
• Registre med flere løbenumre indenfor samme løngruppe

I tilknytning til ovenstående overføres der IKKE optjente feriedage for timelønnede (lønform 3) hhv. særlige feriedage for nedenstående PKAT og klasser.

Fra og med 1. lønkørsel i november 2022 kan I bestille automatisk flytning af rest feriedage fra ferieår 2022 til det kommende ferieår 2023.

Automatisk flytning af rest feriedage kan ikke ske for personer:

• der er på AKKO
• har negativ saldo
• hvor saldoen er 0

Automatisk flytning er en gratis service og kan bestilles via Statens Administrations Serviceportal.

Hvis du ikke ønsker, at ferieretten indlægges automatisk, kan du selv registrere den ved først at fremsøge den enkelte medarbejder.

Under ”Fraværsret og regnskaber” vælger du ”Nyt ferieregnskab” i feltet ”Vis type”:

Dernæst vælger du ferieår i feltet ”Ferieår” og klikker på knappen ”Vis”. I feltet ”Type” vælger du dernæst hvilken rettighedstype, som du ønsker at tildele.

For de årlige tilbagevendende tilskrivninger vil ”Automatisk med løn” være den mest oplagte ferieretstype.

Herefter taster du det ønskede antal optjente feriedage (ferieret). Slut med at klikke på knappen ”Reguler”:

De optjente dage er nu tildelt og kan ses i ferieregnskabet:

Ved regulering af ferieregnskabet grundet erstatningsferie skal ferieretstype 9 anvendes.

OBS: der kan max. ydes 20 dages erstatningsferie pr. ferieår.

Hvis regulering foretages ved indberetning af ferieretstype 598 ”Opsparing af Særlige feriedage” eller 599 ”Opsparing af ferie” fratrækkes antal registrerede dage og/eller timer og minutter automatisk i det respektive ferieregnskab og overføres til den rette opsparingsretstype 8 ”Ferie” eller 9 ”Særlige feriedage” i Friheds-banken.

Hvis du har lønmodtagere, som ønsker at overføre feriedage/særlige feriedage til nyt ferieår, skal du registrere det ved først at fremsøge og åbne den enkelte medarbejder.

Klik på ”Ferieår og overblik” i den grønne bjælke.

I nederste højre hjørne klikker du dernæst på knappen ”Overfør ferie”, hvorefter der åbnes et pop-up vindue.

Her skal du først udfylde, hvilket ferieår du ønsker at overføre ferieretten ”Fra” og dernæst, hvilket ferieår du ønsker at overføre den ”Til”. Når du vælger, hvilket ferieår du ønsker at overføre ferieretten ”Fra”, udfyldes antal dage under ”Type” automatisk med det antal restdage, der er tilbage i det valgte ferieår.

Her er vist et eksempel, hvor den valgte medarbejder har 1 dag af typen ”Ferie m. løn” til rest i det valgte ferieår 2021:

Hvis antallet af dage stemmer overens med det, du skal overføre til næste ferieår, så afslutter du med at klikke på knappen ”Gem”. Hvis du skal overføre et andet antal dage end det autoudfyldte, skal du rette antallet af dage til noget mindre. Herefter skal du ligeledes afslutte med at klikke på knappen ”Gem”.

Når du overfører ferieretten, vil dagene automatisk blive nedskrevet i det valgte ferieår - og opskrevet i det efterfølgende ferieår.

Omsorgsretten lægges ind ved at fremsøge og åbne den enkelte medarbejder.

Klik på pilen til venstre for ”FERIE/FRAVÆR” i den grønne bjælke og dernæst på ”Fraværsret og regnskaber”. I feltet ”Vis type”, vælger du ”Omsorgsregnskab”:

I feltet ”Type” vælger du nu den rettighedstype, som du ønsker at tildele:

Herefter udfyldes antal dage, timer og minutter. Slut med at klikke på knappen ”Reguler”:

Hvis regulering foretages ved indberetning af omsorgsretstype 599 ”Opsparing af omsorg” fratrækkes antal registrerede dage og/eller Timer og minutter automatisk i omsorgsregnskabet og overføres til opsparingsretstype 7 ”Omsorgsdage/-timer” i Frihedsbanken.

Afholdte omsorgsdage indberettes som en hændelse, jf. afsnit 4 og fratrækkes automatisk i omsorgsregnskabet ved indberetning af den relevante faste årsagskode i 6xx-serien:

• Fast årsagskode 600: Omsorgsdag (gl. ordning)
• Fast årsagskode 610: Omsorgsdag (ny ordning)
• Fast årsagskode 605: Omsorgsdag ½ dag (gl. ordning)
• Fast årsagskode 615: Omsorgsdag ½ dag (ny ordning)

Eksempel på omsorgsregnskab:

Omsorgsdage, som er konverteret fra afspadsering, er overgået til ordningen om opsparingsdage med virkning fra 1. maj 2015.

De indberetninger, der allerede er foretaget på omsorgsretstype 1 ”Konvert./ afspadsering”, er således overgået til reglerne om opsparingsdage og bibeholdes i omsorgsregnskabet:

Afholdte hhv. udbetalte opsparingsdage fratrækkes automatisk i regnskabet ved indberetning af den relevante faste årsagskode i 6xx-serien:

• Fast årsagskode 620: ”Konvert./afspads./afholdelse”. Koden anvendes til afholdte opsparingsdage.
• Fast årsagskode 630: ”Opsparingsdage (udbetaling)”. Koden anvendes til udbetalte opsparingsdage.

Ovenstående indberettes som en hændelse, jf. afsnit 4.
Til udbetaling af opsparingsdage skal løndel 6107 anvendes.

Ved fremtidig konvertering af afspadsering hhv. omsorgsdage til opsparingsdage/-timer for medarbejdere uden forudgående opsparinger, anbefales det at anvende Frihedsbankerne, jf. afsnit 9.

Læs mere om særregler under afsnit 12 ’Opsætning af særregler’.

Hvis I ønsker det, kan vi danne hændelserne for jer. For at kunne gøre det, skal vi have nedenstående oplysninger – indsat i et regneark:

• CPR-nr.
• Løbenummer
• Fast årsagskode
• Fra dato og Til-og-med dato

Det er også muligt at få dannet hændelser på en given PKAT/KL – dvs. uden at oplyse CPR-nr. og løbenummer. Hvis du ønsker dette, skal du oplyse:

• PKAT og evt. KL
• Fast årsagskode
• Fra dato og Til-og-med dato

Prisen for at danne hændelser udgør 3 konsulenttimer (jf. prisfolder) 1. gang du indsender din bestilling.

Ved bestilling efterfølgende år udgør prisen kun 1 konsulenttime.

OBS! Ny bestilling (regneark) SKAL sendes hvert år.

I kan selv bestemme, om I ønsker, at den 1/5, 5/6, 24/12 og 31/12 skal betragtes som feriedage (hele eller halve) – eller som arbejdsgiverbetalte fridage.

• den 5/6, 24/12 og 31/12: automatisk arbejdsgiverbetalte fridage
• den 1/5: automatisk normal arbejdsdag

Har jeres institution andre arbejdsgiverbetalte fridage, kan I også bestille automatisk indlæggelse af disse i opsætningen.

Hvis man ikke ønsker at registrere en medarbejders rettigheder i omsorgsregnskabet - men kun ønsker at registrere hændelser, der vedrører omsorgsdage, kan man bestille undtagelse herfor.

Det er muligt at bestille, at der åbnes for indberetning af årsagskode 100, 130, 140, 150, 154, 155 og 760 uden slutdato - samtidig med, at der findes planlagt ferie/særlige feriedage på medarbejderen.

Herudover er det muligt at få åbnet for registrering af ferie/særlige feriedage samtidig med, at der er indberettet årsagskode 760 'Løn u. hospitalsindl. af børn' uden slutdato.

I kan bestille ovenstående særregler ved at skrive til Lønsupporten i Statens Administration via Serviceportalen.