Særlige feriedage

Regelsættet der ligger til grund for afregning af særlige feriedage er:
• Aftale om ferie mellem Skatteministeriet og centralorganisationerne (2019) (Medst.nr. 089-19)
• Der er endvidere udarbejdet en vejledning om ferie (2019)

Optjeningsperioden for særlige feriedage følger kalenderåret (1/1-xx – 31/12-xx). Afholdelsesperioden er fra 1/5- året efter optjeningsåret til og med 30/4, to år efter optjeningsperioden. F.eks. er optjeningsår 2022 fra 1/1 - 31/12 2022 og afholdelsesperioden er 1/5-2023 – 30/4-2024.

Her får du et overblik over, hvilke løndele der kan anvendes i forbindelse med afregning af særlige feriedage til medarbejderen og overføre særlige feriedage til ny arbejdsgiver.

Det er vigtigt, at du selv holder dig ajour med eventuelle ændringer, der sker i forhold til regelsættet og løndelene.

• 0802, Feriepenge overført, afgivende institution
• 0903, Feriepenge overført, modtagende institution
• 5007, Særlige feriedage, ikke afholdte dage
• 5017, Særlige feriedage dette år ej afholdt
• 5027, Særlige feriedage sidste år ej afholdt
• 5037, Særlige feriedage forrige år ej afholdt
• 5015, Ej afholdt særlig feriedag, Grønland

Herudover har vi tekniske løndele, der dannes automatisk ifm. indrapportering af ovennævnte løndele:

• 0803, Feriepenge overført, modtagende institution
• 0902, Feriepenge overført, afgivende institution
• 5009, Ikke afholdte særlige feriedage sidste år
• 5013, Ikke afholdte særlige feriedage forrige år

Her får du et overblik over, hvilke løndele der kan anvendes i forbindelse med, at medarbejderen afholder særlige feriedage efter ændret arbejdstid:

• 5062, Ferielønregulering
• 5063, Ferielønregulering af særlige feriedage (automatisk dannet teknisk løndel)

Den kontante godtgørelse udgør 2½ % af den feriegivende løn. Er en eller flere dage afholdt, nedsættes godtgørelsen forholdsmæssigt.

Når du skal afregne særlige feriedage til en medarbejder ved anvendelse af løndelene 5017, 5027 og 5037, kræver det, at der stadig er beløb i ferietotalerne under de faste felter på registeret.

Det vil sige, at du ikke kan anvende ovennævnte løndele i lønkørsler efter du har afregnet feriepenge ved fratræden til FerieKonto.

BEMÆRK: Det er vigtigt når du anvender løndelene, at du har læst løndelsbeskrivelserne i SLS-guiden.

OBS: (Felt 5) på løndelene. Når du afregner kontant godtgørelse for forfaldne særlige feriedage skal du anvende sats Blank/0.
Når du afregner kontant godtgørelse i forbindelse med fratræden, skal beløbet ikke indgå i beregningen af hverken feriegodtgørelse eller særlige feriedage, derfor er systemet opsat til default at sætte sats 1 på løndel 5017 og 5027. På løndel 5037 skal du tage et valg og anvende den korrekte sats i felt 5.

Løndel 5017, Særlige feriedage dette år ej afholdt
Løndelen anvendes i forbindelse med fratræden til:

• Afregning af særlige feriedage optjent indeværende kalenderår.

Hvis der er afholdt ferie med løn i indeværende år, skal der ske reduktion af Ferietotal-1, og derfor skal du indrapportere i Felt 1 og Felt 2 med antallet af afholdte ferietimer med løn (Felt 1) ud af i alt optjente arbejdstimer (Felt 2).

Løndel 5027, Særlige feriedage sidste år ej afholdt
Løndelen anvendes i forbindelse med fratræden til:

• Afregning af særlige feriedage optjent sidste kalenderår
• Afregning af særlige feriedage overført fra tidligere år, hvis afgangsdatoen er ligger i perioden 1/5 - 31/12-20XX.

Hvis der er afholdt ferie med løn i sidste år, skal der ske reduktion af Ferietotal-1, og derfor skal du indrapportere i Felt 1 og Felt 2 med antallet af afholdte ferietimer med løn (Felt 1) ud af i alt optjente arbejdstimer (Felt 2).

Ved overførte særlige feriedage skal antallet af dage til udbetaling (felt 3) være antal overførte dage + antal dage til udbetaling vedr. sidste år. Dvs. har medarbejderen fået overført 3 dage og har 5 dage til udbetaling vedr. sidste år skal der tastes 8000 i felt 3. Antallet af optjente dage (felt 4) skal være 5000.

Løndel 5037, Særlige feriedage forrige år ej afholdt
Løndelen anvendes til:

• Afregning af særlige feriedage optjent forrige kalenderår og overført fra tidligere år, i forbindelse med afgang i perioden 1/1 - 30/4-20XX
• Afregning af særlige feriedage optjent forrige kalenderår og overført fra tidligere år, der ikke er afholdt inden 1/5-20xx, medmindre der er indgået aftale om overførsel til senere ferieår.

Såfremt der er afholdt ferie med løn forrige år, skal der ske reduktion af Ferietotal-1, og derfor skal du indrapportere i Felt 1 og Felt 2 med antallet af afholdte ferietimer med løn (Felt 1) ud af i alt optjente arbejdstimer (Felt 2).

Løndelen skal indrapporteres med dato før 1/5-20XX, når der skal udbetales ikke-afholdte særlige feriedage for forrige år.
Ved overførte særlige feriedage skal antallet af dage til udbetaling (felt 3) være antal overførte dage + antal dage til udbetaling vedr. sidste år. Dvs. har medarbejderen fået overført 3 dage og har 5 dage til udbetaling vedr. sidste år skal der tastes 8000 i felt 3. Antallet af optjente dage (felt 4) skal være 5000.

Indrapportering løndel 5017/5027/5037
Løndelene indrapporteres under løbende løndele i både SLS og HR-Løn.

I de tilfælde du skal afregne særlige feriedage manuelt, skal du anvende løndel 5007.

Det kan for eksempel være, når du skal afregne særlige feriedage efter der er foretaget afregning til FerieKonto, eller hvis du har rettelser til tidligere indrapporteringer.

Bemærk: Det er vigtigt når du anvender løndelen, at du har læst løndelsbeskrivelsen i opslagsværket.

Løndel 5007, Særlige feriedage, ikke afholdte dage
Løndelen indrapporteres med beløb og kan også anvendes til negativ efterregulering, hvis du indrapporterer minus foran beløbet.

Løndelen anvendes uanset hvilket optjeningsår de særlige feriedage henføres til, og derfor er det vigtigt, at du anvender korrekt sats i Felt 3.
BEMÆRK: (Felt 4) på løndelen. Når du afregner kontant godtgørelse for forfaldne særlige feriedage skal du anvende sats Blank/0
Når du afregner kontant godtgørelse i forbindelse med fratræden, skal beløbet ikke indgå i beregningen af hverken feriegodtgørelse eller særlige feriedage, derfor skal du anvende sats 1.

Hjælpeskema
Vi har udarbejdet et hjælpeskema (Excel regneark), der kan anvendes til manuel udregning af beløb til afregning.

Regnearket er opbygget efter samme principper som løndel 5017, 5027 og 5037.
Regnearket kan du hente her

Når en medarbejder overgår til anden ansættelse inden for Ferieaftalens dækningsområde, kan den ansatte og den modtagende arbejdsgiver indgå skriftlig aftale om, at tilgodehavende særlige feriedage overføres til ny arbejdsgiver.
Hvis aftale er indgået, skal beløbet for tilgodehavende særlige feriedage overføres til den nye arbejdsgiver uden fradrag af skat og arbejdsmarkedsbidrag. Du kan anvende løndele jf. nedenfor:

• Løndel 0802, Overførte ferie- og særlige feriedage (gl. arbejdsgiver)
• Løndel 0902 (automatisk dannet)
• Løndel 0903, Overførte ferie- og særlige feriedage (ny arbejdsgiver)
• Løndel 0803 (automatisk dannet)

Relevante oplysninger om kontering m.m. kan du læse på løndelsbeskrivelserne i SLS guiden.

For medarbejdere med anden beskæftigelsesgrad end i optjeningsåret, beregnes lønnen under særlige feriedage på grundlag af den gennemsnitlige beskæftigelsesgrad i optjeningsåret.

Derfor skal der foretages lønregulering, når der afholdes særlige feriedage.

Løndel 5062, Ferielønregulering
Løndelen indrapporteres med det antal timer med 2 decimaler, den pågældende ville have været på arbejde, såfremt der ikke blev afholdt særlige feriedage.

Sats (Felt 3):
Sats 1 anvendes ved alm. Særlig feriedage
Sats 3 anvendes når der er tale om en seniorordning, hvor der indbetales fuldt pensionsbidrag på både optjenings- og afholdelsestidspunktet og der derfor ikke skal ske beregning af pensionsbidrag. (der udskrives IKKE advis RB7109 ved sats 3