Navn og adresse i SLS

I denne vejledning kan du læse om, hvordan du kan bruge navn og adresse i SLS, og hvilken automatik der knytter sig til disse begreber.

SLS henter automatisk oplysninger fra CPR-registret dagligt (hver nat) for alle lønmodtagere i SLS – dog ved nyoprettelser sker der en online ajourføring af oplysninger fra CPR-registret.

Det navn der bruges i SLS, er de navneoplysninger som arbejdsgiver indrapporterer via vinduerne ”Nyansættelse” eller ”Personoplysninger” – og altså ikke navnet fra CPR-registret.

Lønmodtagererens navn kan ændres af arbejdsgiver, og herudover kan Kaldenavn registreres (via ”Personoplysninger”).

Én og samme medarbejder, kan ikke (indenfor samme GRP) have forskelligt navn anført på flere registre.

I SLS findes der fire typer af adresse:

  • CPR-adresse (automatisk)
  • Primær adresse (indrapporteres)
  • Sekundær adresse (indrapporteres)
  • Elektronisk adresse (indrapporteres), der knytter sig til hhv. Primær og Sekundær adresse

Primær adresse
Primær adresse er i SLS den adresse som medarbejderen bor på.
I langt de fleste tilfælde, vil CPR- og Primær adresse være lig med hinanden, hvorfor det ikke er nødvendigt overhovedet at registrere en Primær adresse – kun hvis det drejer sig om udenlandske adresser. Se afsnit 3 nedenfor vedr. udenlandske adresser.

 

Sekundær adresse
Sekundær adresse er i SLS den adresse, som medarbejderen bor på lejlighedsvist, fx sommeradresse.

 

Elektronisk adresse
Den elektroniske adresse kan knytte sig til Primær adresse og til Sekundær adresse.
Den elektroniske adresse i forhold til Primær adressen kunne eksempelvis knytte sig til medarbejderens arbejdsplads, mens elektronisk Sekundær adresse kan knytte sig til sommer(hus)adressen.

Der kan registreres følgende oplysninger i elektronisk adresse:

  • Telefonnummer
  • Lokalnummer
  • Privat telefon, herunder evt. mobil.
  • Fax
  • E-post adresse


Felterne kan dog, hvis du ønsker eller har behov for det, bruges til andre formål, eksempelvis ”Fax” til parkeringsnummer, men …. felttekster i SLS er faste - og kan ikke ændres.

Datostyring
I SLS er Primær og Sekundær adresse datostyret, og det er derfor muligt at se både nuværende, kommende og tidligere adresser (via ”Adresseliste”).

Dato/periode skal dog ikke nødvendigvis indrapporteres, og dannes automatisk med ”dags dato”.

Sletning
Du kan naturligvis hverken slette navn eller CPR-adresse.

Får du brug for at slette en Primær, Sekundær eller Elektronisk adresse – kan du eksempelvis indrapportere et punktum eller anføre ”denne adressetype anvendes ikke længere på medarbejderen”. Helt slette en adresse kan du ikke.

Ændring af navn
Hvis du skal have foretaget en navneændring i SLS, skal du gøre dette via vinduet ”Ansættelsesforhold” og vælge ”Personoplysninger”:

Bemærk: Hvis medarbejderen har flere ansættelsesforhold i din institution, skal du kun ændre navn på det ene. Ændringer vil herefter ”slå igennem” på øvrige ansættelsesforhold. Du skal altså kun ændre navn på ét løbenummer.

Ændring af adresse
Du kan naturligvis ikke ændre CPR-adresse via SLS, så det er Primær, Sekundær og Elektronisk adresse du kan indrapportere og ændre i SLS.

Adresse knytter sig til løbenummeret – i modsætning til Navn, så hvis adresseændringen skal gælde for flere løbenumre, så skal du indrapportere ændringen på hvert løbenummer.

Ifølge SKAT skal lønmodtageres udenlandske adresser og landekoder indberettes til eIndkomst – hvis de er bosiddende i udlandet. Denne indberetning sker automatisk, når du har indrapporteret adresseoplysningerne i SLS.

Dette gælder også personer med gyldigt dansk CPR-nummer, når disse er bosiddende i udlandet.

Indrapportering

Du skal indrapportere udenlandske adresser og tilhørende landekoder i vinduet Primær adresse.

Når du skal indrapportere/ændre en udenlandsk adresse i SLS har du følgende muligheder:

  • Land med stort bogstav, fx Sverige, hvorefter landekode SE opsættes automatisk
  • Landekode med store bogstaver, fx SE, hvorefter Sverige opsættes automatisk
  • Land og landekode, fx SE Sverige

Postnr. 1 = udenlandsk adresse opsættes automatisk i SLS.
Landekoderne finder du på SKAT’s hjemmeside.

VIGTIGT: Det er et krav fra SKAT at der overmeldes udenlandsk adresse samt landekode. Så derfor hvis ikke den udenlandske adresse er registreret korrekt i vinduet Primær adresse, så vil registret ikke kunne beregne, dvs. personen får ikke udbetalt løn.

 

Advis RR2953 og RR2954 dannes med teksten:
”Der er ingen gyldig CPR-adresse. Der skal indrapporteres korrekt udenlandsk adresse med landekode i ”Primær adresse. OBS for færinge skal der ikke indrapporteres udenlandsk adresse men færøsk skattekort”.

Ovennævnte advis bliver også dannet for færinge, hvis der ikke er indrapporteret færøsk skattekort og tilhørende P-tal, som oplyses af det færøske skattevæsen, TAKS. 

Der skal altså ikke indrapporteres udenlandsk adresse for færinge.

Hvis beregningen er standset, dannes også advis RR2958 med teksten:
”DER BEREGNES IKKE LØN PÅ DETTE REGISTER PGA MANGLENDE ADESSEOPLYSNINGER”.

Hvis I har lønmodtagere, som bor i Danmark – men som ikke har en cpr. adresse, skal I sørge for at indrapportere følgende i SLS for at der kan ske beregning:

  • Faste felter, Datofelter 5, tast 99 i feltet: Adressekode (0, 1, 99)

Adressekode 99 0-stilles, når der sker en ajourføring af CPR-adresse eller man indrapporterer en udenlandsk adresse i vinduet Primæradresse.