Ferie- og fraværsregistrering i SLS

Der er 3 ”knapper”, der vedrører ferie- og fraværsregistrering i SLS.

   Under denne ”knap” kan du se regnskaber, registrere hændelser, tildele og flytte rettigheder til fravær samt optælle fravær for den enkelt medarbejder.

   Under denne ”knap” kan du masseindberette hændelser.

   Under denne ’knap’ kan du optælle og kontrollere indrapporterede fraværs oplysninger.

1.1 Adgang til systemet

Der er mulighed for forskellige typer af adgange til SLS Ferie og Fravær (FRAV):

• Registrere og ændre fraværsoplysninger
• Læse fraværsoplysninger

Adgange og rettigheder styres ved brug af brugerkoder, der administreres af jeres egen brugeradministrator.

Har du spørgsmål hertil, kan du rette henvendelse til Lønsupporten i Statens Administration via Serviceportalen.

1.2 Kvartalsvis overførsel

Hvert kvartal overføres hændelser, der skal indgå i fraværsstatistikken til ISOLA. Tidsfristerne for, hvornår hændelser senest skal være indberettet i det enkelte kvartal, for at de indgår i overførslen, er:

• 4. kvartal: Måneds lønkørsel i januar
• 1. kvartal: Måneds lønkørsel i april
• 2. kvartal: Måneds lønkørsel i juli
• 3. kvartal: Måneds lønkørsel i oktober

De mere præcise datoer for fristerne fremgår af kalender for SLS Ferie/fravær på Økonomistyrelsens hjemmeside.

1.3 Obligatoriske fraværsårsager

Følgende fraværsårsager er obligatoriske og SKAL indberettes til SLS Ferie og Fravær (FRAV) eller via HR-Løn:

• Egen sygdom: Hændelsestype 100, 110, 130, 140, 150, 154 og 155
• Børns sygdom: Hændelsestype 230 og 231
• Arbejdsulykker: Hændelsestype 220 og 225
• Orlov ifm. barsel, børnepasning og adoption: Hændelsestype 400, 405, 420 og 440
• Sorgorlov: Hændelsestype 401
• Omsorgsdage: Hændelsestype 600, 605, 610, 615 og 620
• Særlige feriedage: Hændelsestype 520 og 809
• Seniorordning: Hændelsestype 715
• Seniorbonus: Hændelsestype 716 og 806
• Senior- og retræteordning: Hændelsestype 805

I afsnit 2 findes link til en tabel indeholdende en oversigt over de enkelte fraværsårsager, og hvordan de skal indberettes.

Cirkulære om Indberetning af oplysninger om fravær samt afholdelse af særlige feriedage findes på retsinformation.dk.

OBS! Det er institutionens eget ansvar at kontrollere, at data er modtaget i SLS Ferie og Fravær (FRAV) eller HR-Løn.

1.4 Fraværsrapporter

Der er mulighed for at danne standardrapporter, som indeholder fraværsdata i LDV. Du kan finde en beskrivelse af de respektive rapporter på vores hjemmeside.

Ligeså er det muligt at udvælge relevante data fra fraværskuber og designe sine egne rapporter. Du kan finde mere information om rapportskabelonerne på vores hjemmeside.

Vi har udarbejdet en tabel (se tabellen her), som indeholder en oversigt over de enkelte årsagskoder, og hvordan de skal indberettes.

VIGTIGT: I tabellen kan du også se dels hvilke årsagskoder, der er obligatoriske og dermed også sendes til såvel ISOLA som Danmarks Statistik, dels hvilke årsagskoder, der medtages i hvilke regnskaber. Hvis du fx har et omsorgsregnskab, kan du se hvilke hændelser, der nedskriver i regnskabet.

Som det fremgår af oversigten skal hændelserne indberettes enten som en Periodeindberetning eller som en Dagsindberetning.

Nedenfor er beskrevet, hvordan oplysningerne i tabellen skal læses.

2.1 Periodeindberetning

En periodeindberetning betegnes ved, at dato i felterne ’Fra dato’ og ’Til dato’ IKKE er ens.

 
Kolonnen ”Fra og til dato”:

• Ja - betyder, at der kan indberettes en periode.
• Ved blank/grå betyder det, at det ikke er muligt at indberette fravær som en periode.

Kolonnen ”Åben hændelse”:

• Ja – betyder, at der kan indberettes en åben hændelse (uden slutdato). I disse tilfælde dannes ’31-12-9999’ automatisk i 'Til dato'.
• Ved blank/grå betyder det, at fravær SKAL indberettes med en slutdato.

Kolonnen ”Time og minutter”:

• Blank/grå betyder, at der ikke kan indberettes timer og minutter for en periodeindberetning
• Ja/obligatorisk betyder, at der SKAL indberettes timer og minutter
• Ja/ikke obligatorisk betyder, at der KAN indberettes timer og minutter

2.2 Dagsindberetning

En dagsindberetning betegnes ved, at dato i felterne ’Fra dato’ og ’Til dato’ er ens.

Kolonnen ”Fra og til dato”:

• Ja - betyder at der skal indberettes samme start- og slutdato.
• Blank/grå indikerer, at der ikke kan indberettes timer og minutter
• Ja/obligatorisk betyder, at der SKAL indberettes timer og minutter
• Ja/ikke obligatorisk betyder, at der KAN indberettes timer og minutter

Kolonnen ”Time og minutter”:

• Blank/grå betyder, at der ikke kan indberettes timer og minutter for en periodeindberetning
• Ja/obligatorisk betyder, at der SKAL indberettes timer og minutter
• Ja/ikke obligatorisk betyder, at der KAN indberettes timer og minutter

2.3 Samtidig indberetning

Vi har derudover udarbejdet et regneark, der indeholder en matrix (se matrix her) over hvilke årsagskoder, der kan indberettes samtidig - og hvilke der ikke kan.

Oplysningerne i tabellen skal læses som følger:

• J - betyder ’ja’. Disse årsagskoder kan indberettes samtidig
• N - betyder ’nej’. Disse årsagskoder kan ikke indberettes samtidig.

Som supplement til såvel nævnte tabel som matrix under afsnit 2, finder du herunder udvidet beskrivelse af udvalgte årsagskoder.

3.1 § 56 aftale

Hvis en medarbejder har en § 56 aftale, kan der registreres beskæftigelsesordning 111 under statistikoplysninger i SLS eller HR-Løn.

Når medarbejderen er syg (af den sygdom, der ligger til grund for § 56 aftalen), skal årsagskode 140 ’Sygdom m. ref. (§ 56)’ anvendes – og der kan søges refusion fra første sygedag.

Hvis medarbejderen er syg af anden årsag, end den sygdom vedkommende har § 56 aftalen for, skal årsagskode 100 eller anden årsagskode anvendes, jf. tabel i afsnit 2.

3.2 Erstatningsferie

En medarbejder, der bliver syg under afholdelse af ferie, kan mod dokumentation i form af en lægeerklæring, opnå ret til erstatningsferie.

Reglerne betyder konkret, at medarbejdere, som har optjent fuld ferie – har mulighed for erstatningsferie efter 5 sygedage i løbet af deres ferie. De første 5 dage betragtes som en karensperiode, som ikke kan erstattes. De kan ligge i forlængelse af hinanden - eller være spredt over ferieåret.

Karensperioden er forholdsmæssig, så hvis medarbejderen har optjent 20 dages ferie, skal vedkommende kun have 4 dages sygdom, før denne kan få erstatningsferie.

I FRAV håndteres erstatningsferie således:
• der er registreret almindelig ferie i en periode (eks. årsagskode 500, ferie med løn)
• medarbejderen bliver syg under sin ferie og afleverer en lægeerklæring
• der registreres årsagskode 110, sygdom u/ferie med lægeerklæring - i den periode, hvor lønmodtageren både er syg, men også havde planlagt ferie.

Fast årsagskode 110 kan kun være i kraft, så længe der er en årsagskode 5xx i kraft samtidig.

Eksempel:
Medarbejderen har optjent 25 dages ferie, og skal holde ferie i perioden 11. juli – 29. juli 2022 – medarbejderen bliver syg d. 13. juli og bliver først raskmeldt 8. august.

Medarbejderen får derfor 8 dages erstatningsferie:
13-19. juli (5 arbejdsdage) = ”karensperiode”
20-29. juli = 8 arbejdsdage

Registrering i FRAV:

• 11. – 29. juli 2022: årsagskode 500
• 13. – 29. juli 2022: årsagskode 110
• 1. – 5. august 2022: årsagskode 100

Herudover skal der ske en regulering af ferieregnskabet med 8 dage. Det er beskrevet under afsnit 7.3, hvordan det skal gøres.

3.3 Seniorbonus

Der er 2 muligheder til at indberette ’Senior- og retræteordninger’ og ’Seniorbonus’:

1. Almindelig afholdelse med kode = 715 eller 716 (kan indberettes uden Frihedsbank er oprettet) – begge er obligatoriske.
2. For dem der vil styre på afholdelse af disse dage, findes en løsning, hvor disse kan tilføjes til Frihedsbank.
   I dette tilfælde skal fraværskode 805 eller 806 anvendes – begge er obligatoriske. 

Nedenfor er en kort beskrivelse af hvordan dagene, skal indrapporteres via Frihedsbank:

• 805 - det første skal der reguleres xx dage med Opsparingsretstype = 5. Dage nedskrives med Faste årsagskode 805 ’Afh.frih:Senior- og retræteord’.
  Faste årsagskode 805 obligatorisk for indberetning i FRAV.
• 806 - det første skal der reguleres xx dage med Opsparingsretstype = 6. Dage nedskrives med Faste årsagskode 806 Afh. frihed: Seniorbonus’.
  Faste årsagskode 806 obligatorisk for indberetning i FRAV.

715 må ikke indberettes sammen med 805 – der skal kun vælges EN af dem.
716 må ikke indberettes sammen med 806 – der skal kun vælges EN af dem.

Hændelser indberettes for den enkelte medarbejder, hvilket gøres under denne knap.

Først skal den medarbejder, der skal registreres hændelser på fremsøges. Klik på knappen ”Søg”, markér den relevante medarbejder og klik på knappen ”Åbn”.

Vælg dernæst ”Vis” og ”Hændelse”.

Herefter kan du indberette hændelsen. Hvis du kender den faste årsagskode, kan du registrere den direkte. Hvis du klikker på knappen ”Fast årsagskode”, kan du vælge blandt alle de mulige årsagskoder.

NB! Man kan ikke længere indrapportere ”Frie årsagskoder”.

For fravær på en enkelt (hel) dag, skal du som hovedregel IKKE indberette timer og minutter. Dette gælder også for ansatte på deltid og plustid.

4.1 Særligt om indberetning af ferie

Hvis en ferieperiode er afholdt i perioden 1. september til 31. december, og feriedagene skal fratrækkes i hvert sit ferieregnskab, skal ferieperioden deles op og indberettes som 2 ferieperioder.

OBS! Før indberetning af feriedage kan foretages i et nyt ferieår, skal evt. disponible dage være lig 0 i det gamle ferieregnskab. Under afsnit 7.4 er det beskrevet, hvordan overførsel af optjent ferieret foretages.

4.2 Særligt om indberetning af særlig feriedage

Ved indberetning af særlige feriedage er det ikke muligt at indberette en samlet periode hen over den 1. maj. I disse tilfælde skal perioden deles op og indberettes i hvert sit ferieregnskab.

For at slette en hændelse, skal den enkelte medarbejder fremsøges og åbnes. Herefter vælges ”Vis” og dernæst ”Hændelse”, jf. afsnit 4.

Vælg nu ”Hændelse” og dernæst ”Åbn”.

Markér den relevante hændelse og klik på knappen ”Åbn”.

Vælg ”Hændelse” og ”Slet”.

Du kan masseindberette hændelser i SLS. Masseindberetningen foretages under denne knap.

Masseindberetningsbilledet ser således ud:

Hvis du har brug for at masseindberette mange ens indberetninger, kan du indstille billedet, således du undgår at skulle registrere de samme oplysninger igen - eller du kan indstille, så du ikke skal tabulere dig gennem felter, der ikke er brug for.

6.1 Indstilling af masseindberetningsbilledet

For at indstille billedet skal du klikke på indstillinger og vælge ”Indstil hændelse”.

Du kan vælge mellem at beskytte feltet eller bevare værdien i feltet:

’Beskyt felt’: feltet bliver grånet, så du ikke kan registrere i det. Hvis du har brug for at registrere noget andet end det beskyttede, skal du ændre dine indstillinger igen.

’Bevar værdi’: værdien bliver gentaget, men du kan ændre i den. Klik derefter på ”Indstil”.

Indstillingerne bliver gemt, indtil du vælger nye indstillinger.

Ny Ferielov trådte i kraft den 1. september 2020.

Den nye ferielov betyder, at der fra 1. september 2020 indføres såkaldt samtidighedsferie, hvor medarbejdere optjener og afholder deres ferie over samme periode.

Af hensyn til der på ethvert tidspunkt kan indberettes ferie med løn, som enten er optjent eller ikke-optjent på afholdelsestidspunktet, er det muligt at indberette 25 feriedage i det enkelte ferieår.

OBS! Det er institutionens eget ansvar at være opmærksom på, dels om den ferie der indberettes, vil være optjent på det tidspunkt, hvor ferien afholdes, dels om en skriftlig aftale med den enkelte medarbejder skal indgås om afholdt ferie med løn på forskud.

Optjening og afholdelse af særlige ferie dage er uændret.

Du kan finde uddybende beskrivelse og eksempler i ferievejledningen på medst.dk.

I FRAV består et ferieregnskab af en ferieret hhv. afholdt og planlagt ferie/særlige feriedage for det enkelte ferieregnskab.

Såvel afholdt som planlagt ferie/særlige feriedage fratrækkes automatisk det respektive ferieregnskab ved indberetning af de relevante hændelser i 5xx-serien.

Når du åbner et ferieregnskab, vil du - udover ovenstående - også kunne se de enkelte hændelser, der har nedskrevet ferieretten.

Vær opmærksom på, at evt. flyttede dage lægges sammen med optjente dage og udgør feltet: Ferieret

For at åbne et ferieregnskab skal du først fremsøge en medarbejder ved at klikke på knappen ”Søg”, markér dernæst den relevante medarbejder og klik på knappen ”Åbn”.

Vælg ”Vis” og dernæst ”Ferieregnskaber”.

Markér relevant ferieperiode/-år og klik på knappen ”Åbn”.

Øverst ses nu en opgørelse over optjent ferieret mv. og nederst ses de hændelser, som er fratrukket i ferieregnskabet.

Der er mulighed for at lægge en selvvalgt beskrivelse ind i ferieregnskabet ved at vælge ”Redigér” og ”Beskrivelse”:

7.1 Automatisk indlæggelse af optjent ferieret

Ved henvendelse til Lønsupporten i Statens Administration via Serviceportalen kan du bestille automatisk indlæggelse af optjente ferie/særlige ferie dage.

Optjente feriedage indlægges automatisk den 1. i måneden, men pr. den sidste dag i foregående måned.
Dagene svarer til de optællinger, der kan ses i SLS under ”Faste felter”, ”Ferieoplysninger 4”:

• For personer, der har ferie med løn (optælling findes i ”Feriedage SÅ – løn u. ferie”) vil feriedage blive tildelt i ferieregnskabet: Ferie med løn.
• For personer, der har løndel 5050 (optælling findes i ”Feriedage SÅ – 5050”, vil feriedage blive tildelt i ferieregnskabet: Ferie uden løn.

Optjente særlige feriedage indlægges automatisk i LG 03/xx-T. Dog er følgende undtaget for den automatiske indlæggelse:

• PKAT 80, 81, 82, 91, 270, 660 og 693
• AKKO 14-16 og 32
• Registre med flere løbenumre indenfor samme løngruppe.

I tilknytning til ovenstående overføres der IKKE optjente feriedage for timelønnede (lønform 3) hhv. særlige feriedage for nedenstående PKAT og klasser.

7.2 Automatisk flytning af rest feriedage i FRAV

Fra og med 1. lønkørsel i november 2022 kan I bestille automatisk flytning af rest feriedage fra ferieår 2022 til det kommende ferieår 2023. 

Automatisk flytning af rest feriedage kan ikke ske for personer:

• der er på AKKO
• har negativ saldo
• hvor saldoen er 0

Automatisk flytning er en gratis service og kan bestilles via Statens Administrations Serviceportal.

7.3 Manuel registrering af optjent ferieret

Hvis du ikke ønsker, at ferieretten indlægges automatisk, kan du selv registrere den ved først at fremsøge og åbne den enkelte medarbejder.

Herefter vælges ”Vis” og ”Ferieregnskaber”. Markér det relevante ferieperiode/-år og klik på knappen ”Ferieret”.

Klik på knappen ”Regulér”. Tast antal optjente dage, vælg relevant ferieretstype og klik på knappen ”Regulér”.

For de årlige tilbagevendende tilskrivninger vil ”Automatisk med løn” være den mest oplagte ferieretstype.

Ved regulering af ferieregnskabet grundet erstatningsferie skal ferieretstype 9 anvendes.

OBS: der kan max. ydes 20 dages erstatningsferie pr. ferieår.

Hvis regulering foretages ved indberetning af ferieretstype 598 ”Opsparing af Særlige feriedage” eller 599 ”Opsparing af ferie” fratrækkes antal registrerede dage og/eller timer og minutter automatisk i det respektive ferieregnskab og overføres til den rette opsparingsretstype 8 ”Ferie” eller 9 ”Særlige feriedage” i Friheds-banken.

Vil man gerne have Ferieregnskabet vist i timer for det enkelte ferieår, er det muligt ved at vælge ”Indstillinger” og ”Præsentation i timer”.

Ved registrering af ferieret svarer 1 feriedag til 7,4 timer svarende til 7 timer og 24 minutter.

Hvis du har brug for at kontrollere de dage, der er beregnet på baggrund af de registrerede timer og minutter, skal du bruge en divisionsfaktor på 444, der svarer til antal minutter pr. dag:

7.4 Overførsel af ferieret til nyt ferieår

Hvis du har lønmodtagere, som ønsker at overføre feriedage/særlige feriedage til nyt ferieår, skal du registrere det ved først at fremsøge og åbne den enkelte medarbejder.

Dernæst vælges ”Vis” og ”Ferieregnskaber”. Markér det relevante ferieperiode/-år og vælg knappen ”Ferieret”.

Klik derefter på knappen ”Flyt”. Tast antal 2 dage, vælg relevant ferieretstype samt det ferieår, dagene skal flyttes til. Klik på knappen ”Flyt”.

Når du flytter ferieretten, vil dagene automatisk blive nedskrevet i det valgte ferieår - og opskrevet i det efterfølgende ferieår.

Et omsorgsregnskab består dels af omsorgsret, dels af afholdte omsorgsdage.

Formålet med Omsorgsregnskabet er at føre regnskab med de optjente, konverterede, forbrugte og tilgodehavende omsorgsdage, der knytter sig til børn og/eller til konverteret over-/merarbejde (afspadsering) for den enkelte medarbejder.

Omsorgsregnskabet føres på medarbejderniveau, og vises i dage eller timer og minutter afhængig af, hvilken præsentation institutionen vælger.

Ordningen for omsorgsdage blev omlagt pr. 1/10-2005 (Ny ordning). Ansatte har fra denne dato ret til 2 omsorgsdage om året pr. barn. Denne ret gælder til og med det kalenderår, hvor barnet fylder 7 år.

Omsorgsdage til børn født/modtaget før 1/10-2005 kører efter den gl. ordning.

8.1 Omsorgsdage

Omsorgsretten lægges ind ved at fremsøge og åbne den enkelte medarbejder. Vælg ”Vis” og dernæst ”Omsorgsregnskab”.

Vælg ”Behandl” og ”Regulér omsorgsret”. Tast antal dage og omsorgsretstype.

Slut med at klikke på knappen ”Regulér”.

Hvis regulering foretages ved registrering af omsorgsretstype 599 ”Opsparing af omsorg” fratrækkes antal registrerede dage og/eller timer og minutter automatisk i omsorgsregnskabet og overføres til opsparingsretstype 7 ”Omsorgsdage/-timer” i Frihedsbanken.

Afholdte omsorgsdage indberettes som en hændelse, jf. afsnit 4 og fratrækkes automatisk i omsorgsregnskabet ved indberetning af den relevante faste årsagskode i 6xx-serien:

• Fast årsagskode 600: Omsorgsdag (gl. ordning)
• Fast årsagskode 610: Omsorgsdag (ny ordning)
• Fast årsagskode 605: Omsorgsdag ½ dag (gl. ordning)
• Fast årsagskode 615: Omsorgsdag ½ dag (ny ordning)

Eksempel på et omsorgsregnskab:

Vil man gerne have Omsorgsregnskabet vist i timer, er det muligt ved at vælge ’Indstillinger’ og ’Præsentation i timer’.

Derudover er der mulighed for at lægge en selvvalgt beskrivelse ind på omsorgsregnskabet.

8.2 Opsparingsdage

Omsorgsdage, som er konverteret fra afspadsering, er overgået til ordningen om opsparingsdage med virkning fra 1. maj 2015.

De indberetninger, der allerede er foretaget på omsorgsretstype 1 ’Konvert./ afspadsering’, er således overgået til reglerne om opsparingsdage og bibeholdes i omsorgsregnskabet.

Afholdte hhv. udbetalte opsparingsdage fratrækkes automatisk i regnskabet ved indberetning af den relevante faste årsagskode i 6xx-serien:

• Fast årsagskode 620: ”Konvert./afspads./afholdelse”. Koden anvendes til afholdte opsparingsdage.
• Fast årsagskode 630: ”Opsparingsdage (udbetaling)”. Koden anvendes til udbetalte opsparingsdage.

Ovenstående indberettes som en hændelse, jf. afsnit 4.

Til udbetaling af opsparingsdage/-timer skal løndel 6107 anvendes.

Ved fremtidig konvertering af afspadsering hhv. omsorgsdage til opsparingsdage/-timer for medarbejdere uden forudgående opsparinger, anbefales det at anvende Frihedsbankerne, jf. afsnit 9.

Læs mere om særregler under afsnit 12 ’Opsætning af særregler’.

Frihedsbanken anvendes til lokalt indgået aftaler, fx jævnfør rammeaftale om opsparing af frihed med henblik på senere afvikling.

Frihedsbanken består dels af retten til frihed, dels af afholdte dage.

Formålet med frihedsbanken er at føre regnskab med optjent, forbrugt, evt. udbetalt og tilgodehavende frihed for den enkelte medarbejder.

Retten til frihed lægges ind ved først at fremsøge og åbne den enkelte medarbejder. Vælg ”Vis” og dernæst ”Frihedsbank”.

Vælg ”Behandl” og ”Regulér opsparingsret”. Tast antal dage og/eller Timer og minutter. Vælg en opsparingsretstype og slut med at klikke på knappen ”Regulér”.

Ligeså fratrækkes udbetalte fridage automatisk i de respektive frihedsbanker ved indberetning af den relevante opsparingsretstype.

Afholdte fridage fratrækkes automatisk i de respektive opsparingsretstyper ved indberetning af den relevante faste årsagskode i 8xx-serien:

• Fast årsagskode 801: Afh. frihed: Natpenge
• Fast årsagskode 802: Afh. frihed: Aften/Nat
• Fast årsagskode 803: Afh. frihed: Særlige ydelser
• Fast årsagskode 804: Lokaleaftale 1 / Afspadsering
• Fast årsagskode 805: Afh.frih:Senior- og retræteord
• Fast årsagskode 806: Afh. frihed: Seniorbonus
• Fast årsagskode 807: Afh. frihed: Omsorgsdage/timer
• Fast årsagskode 808: Afh. frihed: Ferie
• Fast årsagskode 809: Afh. frihed: Særlige feriedage

Indberetning af ovenstående foretages som en hændelse, jf. afsnit 4.

Eksempel på et frihedsbanksregnskab:

Vil man gerne have Frihedsbanken vist i timer, er det muligt ved at vælge ’Indstillinger’ og ’Præsentation i timer’.

Derudover er der mulighed for at lægge en selvvalgt beskrivelse ind på frihedsbanken.

Fravær kan optælles på den enkelte ansatte – på CPR-nummer.

I hændelseslisten ligger alt fravær med angivelse af periode. Har du brug for at få optalt fraværet på den enkelte ansatte, kan du gøre dette ved at vælge ”Vis” og dernæst ”Optælling af fravær”.

Vælg den periode, du vil have optalt og klik på ”Årsagskoder” for at vælge den eller de årsagskoder, som du vil have med i optællingen og klik ok. Afslut med at klikke på ”Optæl”.

Antallet af fraværsdage kan herefter aflæses, og de hændelser, der indgår i optællingen, bliver oplistet.

10.1 Optælling og kontrol af indrapporterede fraværsoplysninger

Vælg en periode, fast årsagskode og klik på knappen ”Søg”.

I nedenstående billede kan du finde oplysninger om hændelser, som var indrapporteret i valgte periode.

Oplysninger kan du ’Eksportere til fil’ som csv.

Csv-filen indeholder følgende oplysninger:

Når du indberetter fraværsdata, kan du komme ud for enten fejl eller advarsler (advis) fra systemet. Du kan læse mere om de mest forekommende fejl og advarsler på Økonomistyrelsens hjemmeside.

Hvis du får en ”Fejl”, har du tastet noget systemet ikke kan godkende. Det kan fx være, at du taster både en feriedag og en sygedag på samme dag – se evt. yderligere forklaring og link til matrix sidst i kapitel 3.

Hvis du får et ”Advis”, skal du undersøge om der er noget, du skal være opmærksom på.

Eksempel:
Du får et advis om, at der er forbrugt mere ferie, end der er optjent. I den situation skal du undersøge:

• om medarbejderen reelt har afholdt mere ferie, end der er optjent
• om du har lagt for få feriedage ind til afholdelse
• om I slet ikke lægger optjent ferie ind, men kun bruger systemet til at holde styr på de afholdte feriedage.

Det er muligt med en bestilling at få opsat særregler i FRAV, som afviger fra de automatisk dannede.

12.1 Maskinel indlæggelse af hændelser

Hvis I ønsker det, kan vi danne hændelserne for jer. For at kunne gøre det, skal vi have nedenstående oplysninger – indsat i et regneark:

• CPR-nr.
• Løbenummer
• Fast årsagskode
• Fra dato og Til-og-med dato

Det er også muligt at få dannet hændelser på en given PKAT/KL – dvs. uden at oplyse CPR-nr. og løbenummer. Hvis du ønsker dette, skal du oplyse:

• PKAT og evt. KL
• Fast årsagskode
• Fra dato og Til-og-med dato

Prisen for at danne hændelser udgør 3 konsulenttimer (jf. prisfolder) 1. gang du indsender din bestilling.

Ved bestilling efterfølgende år udgør prisen kun 1 konsulenttime.

OBS! Ny bestilling (regneark) SKAL sendes hvert år.

12.2 Hele eller halve feriedage

I kan selv bestemme, om I ønsker, at den 1/5, 5/6, 24/12 og 31/12 skal betragtes som feriedage (hele eller halve) – eller som arbejdsgiverbetalte fridage.

• den 5/6, 24/12 og 31/12: automatisk arbejdsgiverbetalte fridage
• den 1/5: automatisk normal arbejdsdag

Har jeres institution andre arbejdsgiverbetalte fridage, kan I også bestille automatisk indlæggelse af disse i opsætningen.

12.3 Undtagelse for registrering af omsorgsrettigheder

Hvis man ikke ønsker at registrere en medarbejders rettigheder i omsorgsregnskabet - men kun ønsker at registrere hændelser, der vedrører omsorgsdage, kan man bestille undtagelse herfor.

12.4 Indberetning af sygdom, selvom der er fravær i fremtiden

Det er muligt at bestille, at der åbnes for indberetning af årsagskode 100, 130, 140, 150, 154, 155 og 760 uden slutdato - samtidig med, at der findes planlagt ferie/særlige feriedage på medarbejderen.

Herudover er det muligt at få åbnet for registrering af ferie/særlige feriedage samtidig med, at der er indberettet årsagskode 760 'Løn u. hospitalsindl. af børn' uden slutdato.

I kan bestille ovenstående særregler ved at skrive til Lønsupporten i Statens Administration via Serviceportalen.

Herunder en tabel, som kan bruges til omregning fra dage med decimaler til timer og minutter: