Nyttige informationer om overførsel til fonden Lønmodtagernes Feriemidler

På baggrund af en række henvendelser har Statens Administration samlet svar om, hvad der skal ske og hvem, der gør hvad i forbindelse med registreringerne til brug for overførsel af oplysninger til Lønmodtagernes Feriemidler, når man er SAM Løn-kunde.

Opgavesplit

• Kunden er ansvarlig for at kende reglerne i ferielov mv., agere efter dem, herunder vejlede egne medarbejdere, foretage eventuelle manuelle beregninger samt indsende de korrekte oplysninger rettidigt til Statens Administration via Lønportalen. Kunden er ligeledes ansvarlig for lønmodtagernes ferieregnskab, herunder optjent og afholdt ferie.
• Statens Administration har ansvaret for, hvordan der skal ageres i forhold til lønsystemet og sikre, at kunderne ved, hvordan der skal indberettes via Lønportalen samt at de modtagne oplysninger indberettes korrekt i lønsystemet.
• Kan Statens Administration løse hele opgaven? Statens Administration har som udgangspunkt ikke mulighed for at løse opgaverne, da oplysningerne ikke findes i lønsystemet. Hvis der er konkret behov for hjælp til beregninger eller lignende, kan der rettes henvendelse til jeres teamleder i Løn eller direkte til Support via Serviceportalen.
• Kunder med tilkøbsaftaler på hele eller dele af ferieadministrationen bliver kontaktet af jeres teamleder i Løn.

Vejledninger

Økonomistyrelsen har lavet en ny vejledning ”Den ny ferielov i SLS – opgørelse af beløb og dage i overgangsperioden til overførsel til Lønmodtagernes feriemidler”.

Læs vejledningen om den nye ferielov på Økonomistyrelsens hjemmeside

Jf. vejledningen vil der for langt de fleste lønmodtagere i overgangsperioden automatisk blive beregnet feriegodtgørelse til fonden i lønsystemet, hvis ikke der er afholdt ferie i overgangsperioden.

Der er dog nogle undtagelser, som fremgår af dette bilag.

I praksis

Ferie med løn, som er afholdt i perioden 1. september 2019 til 31. august 2020 fremgår ikke af lønsystemet. Derudover skal der ske en beregning af undtagelserne, herunder en vurdering af om der skal beregnes samt indberetning til lønsystemet.

Økonomistyrelsen arbejder på at udarbejde skabeloner til masseindberetning. De udfyldte skabeloner skal indsendes til SAM Løn via Lønportalen og vedhæftes blanketten ”Andre indberetninger”. Statens Administration anbefaler, at der laves en liste for hver situation.

Da skabelonerne fra Økonomistyrelsen endnu ikke foreligger, skal der med nedenstående angivelser af felter mv. tages forbehold for eventuelle ændringer.

De fleste lønmodtagere

Kunderne skal indsende oplysninger om afholdt ferie i overgangsperioden senest til 2. lønkørsel i oktober 2020 (LG20112). Afleveringsfristen er den 14. oktober 2020. Statens Administration indberetter på LKO 0227, Afholdt ferie overgangsperiode. (Bemærk LKO 0227 kan ikke ses i SLS-guiden).

• Liste 1: Der er ikke afholdt ferie i perioden – Felt 1 udfyldes med 0 og Felt 2 med 1.
• Liste 2: Afholdte ferietimer angives i Felt 1. I Felt 2 kan der angives antal løntimer. Hvis ikke Felt 2 udfyldes, anvendes timerne fra Arbejds-/tjenestetid i lønsystemet. Ikrafttrædelsesdatoen skal være 1. september2020.

Undtagelserne

Kunden skal indsende oplysninger med resultatet af de manuelle beregninger i overgangsperioden senest til 2. lønkørsel i oktober 2020 (LG20112). Afleveringsfristen er den 14. oktober 2020. Statens Administration indberetter på LKO 0228, Feriegivende løn under orlov.

Barselsorlov med delvis løn

I 2. lønkørsel august måned (LG20092) er der udskrevet et advis RK8098 for de lønmodtagere, der har været på orlov i overgangsperioden i forbindelse med barsel og adoption med delvis løn. Fra 1. lønkørsel i september (LG20101) udskrives et afvis OT0800, hvis der ændres i en relevant afgangsårsag i perioden. Advis’erne vil fremgå af afrapportering fra SAM Løn.

Kunderne skal beregne lønmodtagerens sædvanlige løn i de seneste 4 uger med fuld løn. Derefter skal der beregnes, hvad beløbet bliver i forhold til den del af overgangsperioden, hvor der er afholdt barselsorlov uden løn, men med indbetaling til pension.

Det beløb, der skal indberettes til SAM Løn, er det samlede beløb for barselsorlov med delvis løn i overgangsperioden. Ved indberetningen tillægges beløbet til det beløb, som i forvejen findes i lønsystemet.

• Liste 3: Felt 1 udfyldes med det beregnede beløb.

Fratrådte inden 1. september 2020

Medarbejdere, som var ansat i overgangsperioden og er fratrådt inden 1. september 2020, hvor der er ferieafregnet, men hvor overgangsperiodens løn mangler.

• Liste 4: Felt 1 udfyldes med det beregnede beløb. Her skal fratrædelsesdatoen fremgå. Kan muligvis ikke masseindberettes pga. forskellige datoer.

Personalekategorier, som er undtaget

Find personalekategorierne, der er undtaget

Kunden skal vurdere, om der skal foretages noget på disse personalekategorier.

Kvalitetssikring og godkendelse af beregninger

Økonomistyrelsen har udviklet Uddata 827, som kan anvendes til kontrol af, om beløbene er korrekt beregnet. Det udsendes i forbindelse med 2. lønkørsel i oktober (LG20112) med en foreløbig beregning og igen til 2. lønkørsel i december med den endelige beregning, som sendes til fonden.

Hvis beløbet er negativt, stoppes beregningen og der udskrives Advis RB7285. Evt. rettelse skal ske inden 2. lønkørsel i december (LG21012).

Det undersøges på nuværende tidspunkt, om der kan bestilles en rapport/uddata med oplysning om Arbejd-/tjenestetid, hvis man har behov for dette.