Nyt fra Statens Administration - maj 2018

Læs om status på softwarerobotter i SAM, kvalitetskontrol ved oprettelse af stamdata på momsopsætning, nyt Epicenter i Statens Administration, kundeportalen, status på Bedre Balance II og den nye persondataforordning (GPDR).

Status på softwarerobotter i SAM

Som I ved, arbejder vi med softwarerobotter i Statens Administration. Robotterne fungerer som virtuelle medarbejdere, der kan håndtere gentagne, manuelle og regelbaserede opgaver.

Vi har fået etableret den tekniske platform og defineret vores governance vedr. udvikling og vedligeholdelse af softwarerobotterne. Der arbejdes løbende på optimering af begge.

Formålet er at frigive tid til andre opgaver. Vores løn- og regnskabsmedarbejdere får med softwarerobotterne mere tid til at fokusere deres faglige kompetencer, kundeservice og nye ydelser. 

På nuværende tidspunkt har vi udviklet en række robotter, der primært anvendes i forbindelse med træk af rapporter til brug for udarbejdelse af regnskabserklæringen. Ligeledes gennemgår vi andre processer, som vi ønsker at automatisere ved hjælp af softwarerobotterne.

Når vi udvikler nye robotter, involverer vi relevante medarbejdere i procesbeskrivelserne, ligesom vi har egne roboteksperter, der udvikler softwareprogrammerne.

Kvalitetskontrol ved oprettelse af stamdata på momsopsætning 

SAM har udviklet en robot, der kontrollerer korrekt opsætning af moms mv. ved oprettelse af debitor- og kreditorstamkort. Robotten udlæser data vedr. oprettelse og korrektion af stamkort til Excel og sammenholder dataene med en række opstillede kriterier. Opfyldes kriterierne ikke, kontrolleres stamdata manuelt, og en evt. korrektion foretages.

Der kontrolleres for følgende kriterier:

• Feltet for landekode skal være udfyldt
• Der skal være overensstemmelse mellem landekode og momsvirksomhedsbogføringsgruppe
• Dansk CVR nr. skal være på 8 cifre
• Dansk CVR nr. kontrolleres til listen over statslige virksomheder
• EU-landes CVR nr. kontrolleres i VIES systemet for, om det er gyldigt

Kontrollen gennemføres ugentligt. Opfølgning kommer til at foregå i samarbejde med SAM's kunder, så vi i fællesskab får skabt et kvalitetsløft på området.

Nyt EpiCenter i Statens Administration 

Statens Administration glæder sig til at præsentere et nyt og opdateret EpiCenter til alle vores kunder. Epicenteret forventes at blive lanceret 1. juni i år. Det vil i nogen grad ligne det gamle EpiCenter men med opdaterede processer og nyt layout.

Kundeportal 

Statens Administration arbejder på at udvikle og implementere en kundeportal, der skal være medvirkende til at sikre bedre kommunikation og vidensdeling mellem kunder og SAM. Det er ensbetydende med, at I får en hurtigere og nemmere adgang til relevante og opdaterede oplysninger og dokumenter der understøtter vores samarbejde.

I første omgang vil kundeportalen give adgang til:

• Kundeaftaler med tilhørende bilag
• Drejebøger
• Mødereferater
• Servicemålsrapporter
• Kontaktinformationer på det team hos SAM, som den enkelte kunde er tilknyttet

Statens Administration ønsker i den henseende at inddrage jer som kunder i forbindelse med udviklingen af kundeportalen. Derfor har vi etableret en referencegruppe bestående af kunder, der kan byde ind med ideer og ønsker til platformen.

Gruppen skal samtidig være med til at foretage tests af portalen. Her ønsker vi gerne flere aktører, så hvis I har tid og lyst til at bidrage, kan I tilmelde jer hos Daniel Hansen på .

Portalen vil blive lanceret i efteråret 2018.

Bedre balance II – Status for Statens Administration 

I forbindelse med Bedre Balance II har Statens Administration overtaget en række opgaver fra Moderniseringsstyrelsen. På baggrund heraf opretter vi i SAM to nye teams, et supportteam placeret i kontoret Kunder og Kvalitet samt et nyt regnskabsteam i SAM Regnskab.

Team Servicedesk

SAM overtager 12 årsværk fra Moderniseringsstyrelsen, hvilket har ledt til, at vi opretter et nyt supportteam i kontoret Kunder og Kvalitet: Team Servicedesk. Teamet skal varetage en række opgaver vedr. 1. og 2. level support på følgende systemer:

• SLS og HR-Løn
• Navision Stat
• RejsUD
• IndFak
• BAM/BSL (systemer til brugeradministration på hhv. Navision Stat og Statens Lønløsninger)

Team Servicedesk er allerede under opbygning. Den 1. april startede en ny teamleder samt fire nye medarbejdere, der, sammen med vores nuværende seks driftssupportmedarbejdere, skal være udgangspunktet for det nye team. Vi forventer, at teamet vil nå op på 18-20 medarbejdere i løbet af 2018.

Opgaverne overdrages gradvist fra Moderniseringsstyrelsen.

Vores nye Servicedeskmedarbejdere vil blive sidemandsoplært ved supportteamet i Moderniseringsstyrelsen, og det forventes, at SAM har fået overdraget alle opgaver ved udgangen af 2018.

Team Økonomi

SAM overtager otte årsværk og en række opgaver fra de koncernfælles funktioner i Moderniseringsstyrelsen, herunder regnskabs- og rejsebestillingsopgaven i FM samt håndtering af nationale eksperter fra Koncern HR. På baggrund heraf oprettes et Økonomiteam i SAM Regnskab pr. 1. maj. 

Teamet vil varetage følgende opgaver:

• Rejseadministration
• Intern regnskabsfunktion i Finansministeriet 
• Nationale eksperter
• Kreditkortadministration 
• Rejsekontrollant
• Fakturamanager
• Fleks og barsel

Det nye Økonomiteam er sammensat af en ny teamledere og en række medarbejdere fra andre teams i SAM Regnskab. Desuden bliver vores Fleks og barselsteam fremover en del af Økonomiteamet.

Den nye Persondataforordning (GPDR) 

Statens Administration er i fuld gang med at forberedelse til den nye persondataforordning, som træder i kraft d. 25. maj 2018. Vi følger vejledningerne udsendt af Digitaliseringsstyrelsen, der også har udpeget en DPO (Data Protection Officer), som er fælles for Finansministeriet.

På grund af den nye ordning skal der indgås nye databehandleraftaler mellem Statens Administration og samtlige kunder. De nye aftaler skal være indgået og underskrevet senest d. 25. maj 2018.

De nye databehandleraftaler er under udarbejdelse og forventes udsendt i maj måned.