Nyt fra Kunder & Kvalitet - juni 2017

Som oplyst af Moderniseringsstyrelsen pr. nyhedsbrev den 6. juni 2017 indføres der nye retningslinjer for at synliggøre statens interne tilgodehavender og gæld i statsregnskabet samt for at tilgodese kravet om konsolidering i nationalregnskabet.

Hent yderligere info om de nye retningslinjer

De nye retningslinjer betyder, at der inden 1. oktober 2017 skal gennemføres ændringer i virksomhedernes lokale økonomisystemer. Herefter skal alle institutioner anvende de nye debitorer/kreditorer. Nedenfor er der angivet en tids- og aktivitetsplan for opgaverne i forbindelse hermed.

Statens Administration vil forestå opgaverne 4-6, mens institutionerne selv skal sørge for at udføre opgave 1-3. Institutionens opgave er således at:

• indmelde lokal ansvarlig for opgaven med at ændre/oprette nye debitorer/kreditorer senest den 23. juni 2017
• sikre, at der er tilknyttet CVR nummer til alle de statslige kreditorer/debitorer inden 1. august 2017 og give SAM besked herom
• sikre, at fagsystemer/skabeloner er tilrettet til at håndtere både statslige og private debitorer/kreditorer inden den 18. august 2017.

Institutionens opgaver

Første opgave er at indmelde en ansvarlig for institutionen. Indmeldingen sker for at sikre koordinering af opgaven mellem SAM og institutionen, og skal ske til: controller@statens-adm.dk

Selektionen af statslige debitorer og kreditorer sker på baggrund af CVR-nummer i de eksisterende registre, og det er derfor helt afgørende, at der er tilknyttet et CVR-nummer til samtlige eksisterende statslige debitorer og kreditorer. Det er den enkelte institution, der er ansvarlig herfor, og man skal derfor sikre, at der er tilknyttet CVR-nummer til eksisterende statslige debitorer og kreditorer inden SAM foretager oprettelsen af nye statslige debitorer og kreditorer.

I det tilfælde, at der ikke er tilknyttet korrekt CVR-nummer medtages debitoren/kreditoren ikke i kørslen og flyttes derfor ikke til de nye bogføringsgrupper. Den skal derfor oprettes på ny via den almindelige arbejdsgang for nye debitorer/kreditorer.
Opgaven udføres ved, at institutionen gennemgår de eksisterende statslige debitorer og kreditorer og sikrer, at der er påført korrekt CVR-nummer. Som hjælp til opgaven har Moderniseringsstyrelsen udarbejdet en liste over statslige institutioner, hvor CVR-nummer er angivet. Listen er udsendt i sammenhæng med nyhedsbrev fra Moderniseringsstyrelsen.

Institutionen meddeler SAM, når alle statslige debitorer og kreditorer er opdateret med korrekt CVR nr. senest den 1. august 2017. Meddelesen mailes til: controller@statens-adm.dk

I det tilfælde at institutionen har lokale fagsystemer der opretter/redigerer debitorer/kreditorer kan der være behov for at tilrette opsætningen, således at de fremadrettet oprettes i de rigtige bogføringsgrupper. Hvis det ikke tilrettes, oprettes de statslige debitorer/kreditorer i forkerte bogføringsgrupper. Det er institutionen selv der har ansvar for at sikre tilretningen af det lokale fagsystem.

Statens administrations opgaver

Statens Administration forestår opgaverne med at oprette nye debitor/kreditor-samlekonti (61.18/95.18). I sammenhæng hermed oprettes desuden nye bogføringsgrupper til de nye samlekonti. Efter disse opgaver er udført er Navision klar til at få overført de statslige debitorer/kreditorer til de nye bogføringsgrupper.

Statens Administration udfører opgaven med at flytte/kopiere de statslige debitorer/kreditorer til nye bogføringsgrupper. Opgaven udføres på baggrund af en kørsel i Navision, hvor selektionen sker på baggrund af CVR-nummeret. De debitorer/kreditorer der på kørselstidspunktet er i 0 bliver flyttet, mens dem der har en saldo vil blive kopieret til den nye gruppe. Når saldoen på de kopierede debitorer/kreditorer er udlignet vil den blive spærret.

Efter at kørslen er foretaget anvendes de nye debitorer/kreditorer til bogføring af nye poster for internt statsligt køb og salg.

Kørslerne med flytning/kopiering af statslige debitorer/kreditorer vil blive foretaget i perioden 18. august til 1. oktober og foretages pr. ministerområde. Endelig tidsplan for kørslerne bliver meldt ud senest den 1. juli 2017.