Status fra Regnskab

Indhold i dette nyhedsbrev:
- Regnskabsledelse ansat i Hjørring
- Servicemål for behandling af kreditorbilag
- Regnskabserklæring
- Momssandsynliggørelsen
- Månedsafslutning og behandling

Nyhedsbrev udsendt d. 18. maj 2016

Regnskabsledelse ansat i Hjørring

I nyhedsbrevet den 8. april 2016 blev den nye regnskabsledelse, som er ansat i Hjørring, præsenteret. Der er nu ansat yderligere en leder i regnskabsledelse i Hjørring. Jan Melchiorsen er ansat som kontorchef og startede den 2. maj 2016. Jan har en baggrund som revisor og har en uddannelse som cand. merc. aud. Jan har senest været ansat i Forsvarsministeriet Regnskabsstyrelse.

Servicemål for behandling af kreditorbilag

Den systemunderstøttede opgørelse af behandlingstiden for kreditorbilag, samt overholdelse af servicemålet, sker i dag i Navision. Imidlertid er vi – som de fleste ved – allerede begyndt at behandle fakturaerne i IndFak. Dette kan vi desværre endnu ikke måle på.

Vi arbejder sammen med Moderniseringsstyrelsen på en systemunderstøttet løsning for IndFak, der kan opgøre behandlingstiden, samt overholdelsen af servicemålet, for hver enkelt bogføringskreds. Vi informerer nærmere om dette, når vi har en løsning klar.

Regnskabserklæring

Fra og med periode 04 vil punkt 5 – Kreditor blive udarbejdet af Statens Administration i Hjørring. Hvis I har kommentarer til dette punkt, som ikke kan kommunikeres gennem kvitteringssvaret, bedes I kontakte den ansvarlige teamleder i Hjørring eller den tilknyttede teampostkasse.

Hjørring vil løbende overtage dele af regnskabserklæringen i takt med, at opgaverne overgår til Hjørring. Status om hvilke opgaver, der er flyttet, vil fremover fremgå under punkt 0, med angivelse af periode for overdragelsen.

I nyhedsbrevet den 18. april 2016 fremgik det, at ”Bedste praksis for håndtering af kreditnotaer er, at SAM sætter kreditnotaen på afvent, så den ikke spærrer for åbne fakturaer, der har et pålydende, der er mindre end kreditnotaens. Fremadrettet vil det være muligt, at I anfører i bemærkningsfeltet i IndFak, hvordan I ønsker den enkelte kreditnota håndteret”.

Dette betyder, at hvis ikke der fremgår kommentarer fra kunden i Indfak, vil kreditorteamet i Hjørring fremadrettet påsætte afventer kode AFV. I regnskabserklæringen vedhæftes en liste, som viser de poster, der står med afventer kode.

Momssandsynliggørelsen

Det vil fortsat være København og Viborg, der udarbejder momssandsynliggørelsen. Rapporten sendes efterfølgende til Hjørring for håndtering af eventuelle rettelser af fakturaer/kreditnotaer.

Månedsafslutning - fakturaer

Vores mål er at nå behandling af de fakturaer, der er klar til overførsel i Indfak, indenfor 3 arbejdsdage. Det vil sige, at I kan opleve, at bilagene ikke nødvendigvis bliver behandlet dagen efter modtagelse, men vi vil bestræbe os på, at de bliver behandlet indenfor servicemålet.

Processen starter med kontrol af bilagene i Indfak. Herefter overføres bilagene til Navision, hvor de kan massebogføres og betales uden yderligere ophold. Skulle der være tekniske udfordringer efter overførsel til Navision, kan der ske forsinkelser, men dette skulle gerne være undtagelsen.

Såfremt der er behov for en særlig aftale i forbindelse med månedsafslutningen for kreditorområdet, bedes I drøfte muligheden herfor med jeres kundeansvarlige teamleder i Hjørring. Det kunne f.eks. være et behov for at enkelte fakturaer bliver behandlet hurtigere end servicemålene. Den kundeansvarlige teamleder fremgår af linket herunder:

Se kontaktinformation til kreditorteams i Hjørring >>