Nyhedsbrev Debitor

I dette nyhedsbrev fra debitor-teamet i Hjørring kan du læse mere om følgende emner:
- Sådan kontakter du Debitor
- Håndtering af afvisninger
- Bemærkningsfelt i DDI og fremsendelse af GIS-filer
- Konti til gebyrer og morarenter

Debitorteamet i Hjørring har nu været i gang i en måned. Indtil videre er følgende delprocesser overdraget til Hjørring: DDI-bestillinger vedrørende salgsfakturaer, -kreditnotaer, debitorkort, rykkere, GIS-filer. Herudover er regnskabserklæringerne overdraget for de kunder, der er overgået til Hjørring.

NETS-kunder er IKKE overgået til Hjørring endnu.

Ifølge vores servicemål skal alle debitortransaktioner behandles inden 3 arbejdsdage fra modtagelse af opgaven. Det er det mål, som vi bestræber os på at overholde.

Sådan kontakter du Debitor:

Postkasse:
Henvendelser vedrørende debitorområder der er overdraget til Hjørring, bedes stilet til postkassen i Hjørring direkte;

Mails behandles som hovedregel inden næste arbejdsdag er slut. Der besvares mails mellem kl. 09:00-15:00 mandag til torsdag og kl. 09:00-14:00 om fredagen. Såfremt der er sager af en væsentlighed der haster indenfor 1 arbejdsdag, bedes I rette supplerende telefonisk henvendelse.

Emnefeltet bedes udfyldt med paragraf, bogføringskredsnummer og –navn, og hvis muligt, helt kort hvad emnet drejer sig om f.eks. §xx Bfk. 12345; Eksempelstyrelsen, genfremsende faktura.

Telefonisk kontakt:
Ved at ringe ind til hovednummeret, 33 92 98 00, kan I blive stillet om til en af de medarbejdere, der arbejder med netop jeres bogføringskreds. Telefonerne besvares imellem kl. 09:00-15:00 mandag til torsdag og kl. 09:00-14:00 om fredagen.
Såfremt der er behov for særlige hensyn omkring periodeluk eller flytning af databaser, bedes I kontakte os for nærmere aftale.

Håndtering af afvisninger:

Flere af jer har oplevet, at der blev afvist flere bestillinger, efter at opgaven overgik til Hjørring.
Vi har derfor justeret lidt på processen, og vil her ridse op, hvad der er bedste praksis på området.

Persondebitorer:
Det er bedste praksis, at vi har CPR-nummer på vores debitoroprettelser – det har altid været en del af bedste praksis, da der er tale om salg på kredit.

Da Navision er godkendt til at opbevare CPR-nummer, anbefaler vi, at I søger CPR-nummer frem og medsender oplysningen i Navision, med bl.a. følgende begrundelser:

- Lettere at identificere debitor ved debitoroprettelse
- Man vil kunne undgå dobbeltoprettelser af debitorkort
- Debitor kan overdrages til inkasso hos SKAT/EFI uden indhentning af yderligere oplysninger
- Lettere at få tilbagebetalt dobbelt indbetalinger fra debitor via NemKonto
- Lettere at få udbetalt kreditnotaer til debitor via NemKonto
- Debitor kan integreres til Digital Post / E-boks i fremtiden

SAM vil indtil videre ikke afvise bestillinger uden CPR-nummer, men henstiller til, at der indgås en dialog om, hvorledes vi i fællesskab kan finde en mulig løsning på, at der oplyses CPR-nummer ved kreditsalg.

Virksomheder, firmaer m.v.:
Det er bedste praksis, at vi har CVR-nummer på vores debitoroprettelser, da der er tale om salg på kredit.
Vi anbefaler, at I søger CVR-nummer frem via virk.dk, og medsender oplysningen i Navision, med bl.a. følgende begrundelser:

- Lettere at identificere debitor ved debitoroprettelse.
- Man vil kunne undgå dobbeltoprettelser af debitorkort.
- Debitor kan overdrages til inkasso hos SKAT/EFI uden indhentning af yderligere oplysninger
- Lettere at få tilbagebetalt dobbelt indbetalinger fra debitor via NemKonto
- Lettere at få udbetalt kreditnotaer til debitor via NemKonto
- Debitor kan integreres til Digital Post / E-boks i fremtiden

SAM vil afvise bestillinger uden CVR-nummer. Såfremt debitoren ikke har et CVR-nummer, bedes dette oplyst i feltet ”bestillingsbeskrivelse” f.eks. "debitor intet CVR", således at det er tydeligt, at der er taget stilling til, hvorvidt debitor har et CVR nummer eller ej.

Kontering på andet end indtægtskonti eller udlæg afvises:
Bestillinger hvor der konteres på udgiftskonti bliver afvist. Indtægter skal konteres på indtægtskonti (salgs/driftsindtægter) eller på konto for udlæg.

Kontering med refusionsmoms afvises:
Bestillinger, hvor man benytter momskoder vedrørende IFR moms/refusionsmoms afvises. Moms af salg/indtægter kan kun vedrøre afregningsmoms/Toldmoms, og der er således kun Toldmomskoder eller Fritaget, for så vidt angår momsfrie ydelser.

Afviste DDI-bestillinger:
I vejledning herunder kan I læse, hvad I gør, hvis en af jeres DDI Bestillinger bliver afvist:

Vejledning til at kunne læse bemærkninger på afviste bestillinger

Hent vejledning til at kunne læse bemærkninger på afviste bestillinger

Bemærkningsfelt i DDI

Bemærkningsfeltet i DDI’en anvendes ikke længere til information til SAM. I stedet skal bestillingsbeskrivelsen anvendes (i kolonne 3). Årsagen hertil er, at informationen tydeligere vil fremgå ved SAM’s behandling.

Fremsendelse af GIS-filer

Ved fremsendelse af GIS-filer er det vigtigt, at I oplyser navnet på datastrømmen.

Konti til gebyrer og morarenter

Der er regnskaber, som er opsat med konto 2580xx til rykkergebyr, hvilket betyder, at der bliver bogført på forkert finanskonto. 

Rykkergebyret skal bogføres på konto 3097xx og SAM ændrer snarest konto for jer, som måtte være berørt heraf.