Ny information vedrørende blanketter, bemærkningsfelter samt ferie
Grundet flere tvivlstilfælde præciserer vi her, hvilke blanketter der skal benyttes på lønportalen.
Ifølge revisionen skal vi modtage entydig information på korrekt blanket. Såfremt det ikke er korrekt blankettype, der er anvendt, eller hvis der er fejl i udfyldelsen af blanketten, vil I opleve, at vi sender blanketten retur.
Dette vil ligeledes forhindre os i at behandle blanketten yderligere, indtil vi modtager en ny korrekt blanket.
For at hjælpe jer bedst muligt, har vi samlet et overblik over de forskellige blankettyper, og hvad de skal benyttes til. I er altid velkomne til at kontakte os telefonisk, hvis I kommer I tvivl om valg af blankettype eller udfyldelsen af denne.
Refusion: Sygemelding (Ny sygdom)
• Denne blanket anvendes, når I skal anmelde en ny sygdom. Hvis den sygemeldte f.eks. har en §56, skal dette udfyldes under ansættelsesforhold.
Refusion: Opfølgning på eksisterende sygdom
• Denne blanket anvendes, når der søges refusion på en eksisterende sygdom.
OBS. feltet ”sidste fraværsdag” må kun benyttes, hvis medarbejderen er raskmeldt.
Refusion: Raskmelding
• Denne blanket anvendes kun ved raskmelding.
Refusion: Anmeldelse af barsel
• Denne blanket anvendes for at gøre os opmærksom på medarbejderens første fraværsdato, samt forventet terminsdato.
Refusion: Indsendelse af barselsaftale
• Denne blanket anvendes ved indsendelse af barselsplan/ Fædreorlov samt ved ændring af barselsaftalen.
Refusion: Udbetalingsmeddelelser
• Denne blanket anvendes til afslag og udbetalingsmeddelelser*
Refusion: Fejlmelding af refusion
• Denne blanket anvendes til at orientere om SAM fejl.
Refusion: Andre indberetninger
• Denne blanket anvendes til eks. bevillinger på fleksjobbere samt løntilskud eller andet, der ikke er nævnt ovenfor.
Den må ikke benyttes til ”barsel” og ”sygdom”
*Husk at benytte blanketten ”udbetalingsmeddelelser” og send ikke disse ind på mail, da vi ikke må indberette på baggrund af en mail eller telefonbesked.
Ved følgende refusionstyper, har vi behov for at modtage udbetalingsmeddelelse:
• Løntilskud
• Fleksjob – Kommunalt
• Ressourceforløb
• Personlig assistance
• Voksenelever/Plejeorlov
Øvrige kan vi selv hente information om på Virk.dk.
I forbindelse med effektivisering af vores arbejdsgange, vil vi gerne bede jer om fremadrettet, kun at benytte bemærkningsfeltet på blanketten, såfremt informationen ikke allerede fremgår af selve blanketten eller vedhæftet dokument.
Der er forskellige frister i forhold til hvilken refusionstype, der er tale om. Det er meget vigtigt, at denne frist overholdes, ellers vil vi ikke kunne søge jeres refusion til tiden, og I risikerer dermed at miste refusionen.
På vores hjemmeside finder I oversigten over ansøgningsfristerne for refusion
OBS Pr. 1. december 2019 tilføjes der et felt på blanketterne ”Refusion: Anmeldelse af barsel” samt ”Refusion: Indsendelse af barselsaftale”
I forbindelse med at flere af jer kommer på Statens HR, vil der fra 1. december fremgå et obligatorisk afkrydsningsfelt på blanketterne: ”Refusion: Anmeldelse af barsel” samt ”Refusion: Indsendelse af barselsaftale”. Dette betyder, at I skal tage stilling til, om den aktuelle sag er tastet og godkendt i Statens HR. Jer der ikke er på Statens HR, vil blot skulle krydse af i boksen ”nej”. Jer der er på Statens HR, skal ved afkrydsning bekræfte, at sagen allerede er tastet og godkendt, inden blanketten sendes afsted til SAM.
Julen nærmer sig, og i den forbindelse kan der være flere, der afholder ferie. I bedes derfor være opmærksomme på følgende:
Såfremt jeres medarbejdere holder ferie med løn i en hel kalenderuge eller mere, vil dette betyde, at orloven automatisk afbrydes. Det betyder i praksis, at Udbetaling Danmark vil lukke den oprindelige anmeldelse, og at I skal indsende en ny anmeldelse af fraværet efter endt ferie, for stadig at kunne modtage refusion.
Se tidligere nyhedsbrev udsendt af Udbetaling Danmark.
Hvis en sygemeldt medarbejder ønsker at holde ferie i sygdomsperioden, bør man som arbejdsgiver tage nogle forholdsregler. I den Personaleadministrative vejledning (PAV) står således:
”Når en sygemeldt medarbejder ønsker at holde ferie, bør arbejdsgiveren - som betingelse for at imødekomme anmodningen - kræve, at medarbejderen kontakter kommunen, før ferien påbegyndes, og aftaler en "teknisk raskmelding". Den "tekniske raskmelding" sikrer arbejdsgiveren mod, at der starter en ny arbejdsgiverperiode, hvis medarbejderen kommer tilbage fra ferie og fortsat er sygemeldt.”
Når der afholdes ferie under en sygdomsperiode, er der ikke ret til refusion. I skal derfor huske at give os besked om ferieafholdelsen. Dette kan ske enten via indsendelse af blanket eller indberetning i tidsregistreringssystemet – alt efter hvordan I normalt indberetter til os.
