Med Bedre Balance II blev en række regnskabsopgaver overdraget fra Økonomistyrelsen til Statens Administration. Vi har spurgt tidligere koncernregnskabschef Lars Sejer Nielsen i Finansministeriet om hans vurdering af den service, vi giver vores kunder.
I forbindelse med sit afsluttende forretningsbesøg i Statens Administration afsatte Lars Sejer Nielsen en time til at fortælle om sin kundeoplevelse af Statens Administration.
Her var Lars Sejer Nielsen klar i mælet:
”Med samlingen af opgaver i Statens Administration højnes effektiviteten og kvaliteten af opgaveløsningen. Og når Statens Administration løser regnskabsopgaver på vores vegne, kan vi i stedet fokusere på vores kerneopgave, herunder den daglige økonomistyring, således vi kan understøtte en bedre intern styring På den måde skabes der også mest mulig værdi for danskernes skattekroner”.
Den tidligere koncernregnskabschef fortsætter med at fortælle om rejsen for Statens Administration fra København til Hjørring set fra et kundeperspektiv:
”Med Bedre Balance II kan man sige, at vi tager det sidste skridt i den fulde ’outsourcing’ af regnskabsfunktionen for Finansministeriets Koncern, fordi man ved etablering af Statens Administration i 2011 reelt kun flyttede halvdelen af opgaverne. Jeg synes, at det er en fordel, at en større del af opgaverne nu ligger hos Statens Administration, fordi vi kunder kommer til at opleve synergieffekterne med samlingen af opgaverne. For eksempel løfter centraliseringen af hele rejseadministrationen i Hjørring kvaliteten, da samlingen af bestilling, understøttelsen af afregning og kontrollanten giver større mulighed for sparring”.
For hver eneste driftsopgave er der fastlagt en standardproces for, hvordan opgaven løses. Standardiseringen ligger også i, at medarbejderne specialiseres i få processer i stedet for mange.
Organiseringen betyder bl.a., at hver kunde bliver betjent af specialiserede teams fremfor af en enkelt medarbejder.
Lars Sejer Nielsen kommer også ind på den procesorienterede tilgang, som han mener, at Statens Administration har fået ’for mange knubs for’:
”Statens Administration har modtaget en række tilbagemeldinger fra kunder om manglende kundenærhed efter udflytningen til Hjørring. Der er stadig noget med historikken og forretningskendskabet, men det vil kun være i en begrænset periode, da Statens Administration hele tiden arbejder på og opbygger det kundenære samarbejde, bl.a. via Kundeportalen. Men jeg vil sige, at jeg med oprettelsen af Team Økonomi ikke savner den personbårne kundesagsbehandling. For med Team Økonomi har jeg som regnskabschef én indgang til Statens Administration, og det har gjort min hverdag meget lettere.”
Team Økonomi blev etableret den 1. maj 2018 og håndterer regnskabsfunktionen for Finansministeriets Koncern. I henhold til regnskabserklæringerne og tjeklister sørger Team Økonomi for dialogen med søsterkontorerne i Statens Administration for kunden og samler tilbagemeldingerne til kunderne på de bemærkninger, som løn,kreditor mv. måtte have. På den måde lettes kontaktfladerne for kunden samtidigt med, at den procesorienterede tilgang bevares.
Lars Sejer Nielsen forklarer, at han og de øvrige statslige institutioner som kunder også har et ansvar for samarbejdet:
”Som kunde bliver vi nødt til at tænke på en anden måde end tidligere og være med til at vedligeholde drejebøger og informationer i den nye Kundeportal. Det kræver måske mere af os til en start, men jeg tror på, at vi på sigt vil opleve fordelene af denne måde at samarbejde på, af standardiseringen og af de synergieffekter, der vil komme med samlingen af opgaverne hos Statens Administration. Samtidigt bliver vi langt mindre sårbare. Da vi selv havde regnskabsfunktionen hos os, var vi mere sårbare end vi er i dag. For hvis der var en medarbejder, der var syg, så fik jeg ikke løst opgaven. Som kunde er der mindre risiko for mig, for så er jeg sikret, at opgaven bliver løst. I Statens Administration har I over 100 regnskabsmedarbejdere – jeg havde kun 5.”
Den tidligere koncernregnskabschef peger endvidere på det faglige fællesskab i Hjørring sammenlignet med mulighederne for opgaveudvikling lokalt rundt omkring i de små kontorer.
”I Hjørring kan I tilbyde et større fagligt fællesskab og flere muligheder for standardisering og automatisering af opgaveløsningen end vi selv kunne. Mange regnskabsopgaver er jo i sagens natur regelbundne, hvorfor der er stort potentiale for automatisering. Vi kunne dog ikke indhøste dette potentiale, simpelthen fordi vi var for små og for få og ikke havde den volumen af opgaver, der skal til, før automatisering virkelig giver mening. Men det har Statens Administration, som selvfølgelig selv udvikler softwarerobotter til opgaveløsningen. Med samlingen af opgaver på tværs af staten i Statens Administration er der skabt øget mulighed for effektivisering og kvalitetssikring, fordi opgaveløsningen i højere grad kan understøttes af en robot.”
Sådan afslutter Lars Sejer Nielsen, som efter sammenlagt 5 år som koncernregnskabschef i Finansministeriet er tiltrådt en ny stilling som kontorchef i Udviklings- og Forenklingsstyrelsen under Skatteministeriet.
