Statens HR er et HR-system med oversigt over alle medarbejdere, organisationstilknytning, kontakter og effekter mv. Statens HR indeholder felter og elementer, som kan give SAM oplysninger til delvis erstatning for blanketterne i Lønportalen.
HR-sag er et elektronisk blanketsystem, hvor kunden opretter en serviceanmodning, som kun indeholder lønnummer og ikrafttrædelsesdato. På baggrund af dette kan Statens Administration trække en rapport, som er grunddokumentation for Statens Administrations berigelse af oplysninger og indberetning i lønsystemet.
Følgende indberetninger i Statens HR skal følges op med en serviceanmodning, ellers vil der ikke ske indberetning i lønsystemet:
Der er mulighed for kommunikation mellem kunden og Statens Administration, hvis der opstår tvivl, eller der er mangler i oplysningerne. Statens Administration kan sende en besked til kunden, hvorefter kunden retter i Statens HR og skriver en besked til Statens Administration om, at serviceanmodningen er klar til sagsbehandling igen. Dermed benyttes den samme serviceanmodning i stedet for at sende en ny. Når Statens Administration har sat en sag til løst, får kunden besked og kan foretage evt. videre fornødent.
Det er vigtigt, at kunden ikke ændrer i tidligere fremsendte serviceanmodningerne efterfølgende uden at aftale det med Statens Administration.
Statens Administration foretager sig intet ift. evt. bemærkninger og informationer i ’Detaljer i serviceanmodning’, da disse ikke kommer med ud på den rapport, som Statens Administration skal anvende som grunddokumentation. Der er heller ingen revisionsspor eller 2. godkendelse af feltet. Selve godkendelsen af oprettelser og ændringer sker i Statens HR, og Statens Administration kan kun agere på oplysninger, der udtrækkes via rapporten.
Serviceanmodninger til processen 'Ansættelse' modtaget inden kl. 12.00 på en arbejdsdag behandles samme dag.
Serviceanmodninger til processen 'Ansættelse' modtaget efter kl. 12.00 på en arbejdsdag, behandles senest dagen efter inden kl. 12.00.
OBS! Det kan ikke forventes, at der behandles blanketter på lønkørselsdagene, da der ikke er tid til at nå kontrol- og godkendelsesprocesserne, inden lønsystemet lukker kl. 14.00.
På alle andre serviceanmodninger følges afleveringsfristerne i Lønkalenderen på samme måde som blanketter, der indsendes via Lønportalen.
Se alle afleveringsfrister her
Økonomistyrelsen har udarbejdet vejledninger og instruktionsvideoer, som kan findes her
Hent vejledning til felter i kompensation (.xlsx-fil)
Kunder, som anvender Statens HR og dermed sender serviceanmodninger til Statens Administration via HR Sag, skal indsende følgende processer via Statens HR:
Det er muligt at tilknytte eksterne dokumenter til bestillingen. Dette sker via 'Dokumentrecords' i Statens HR. På serviceanmodningen angives, at der er uploadet dokumenter.
